PAZ Y AMOR

El almacén es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o menor tamaño, contenido y complejidad. Es un área desconocida dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organización.

En el ámbito de la gestión empresarial, el almacén se define como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales diversos, etc.). En su aplicación comercial, el almacén puede ser utilizado como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.

Los siguientes puntos resumen algunas de las principales características de los almacenes

 Constituyen los puntos fijos del sistema logístico.

 Entre ellos se mueven los elementos de transporte.

 El almacén absorbe el 20% del coste logístico.

 Son básicos para una buena calidad de servicio.

 Una acertada gestión de almacén permite eliminar las fluctuaciones dedemanda haciendo posible la realización de una programación en lotes económicamente variables.-

 De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberándole de tener sus propios stocks.

 Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio decompra (mayores lotes) y reducir los costes de transporte.

6.1 FUNCIONES DE ALMACEN.

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información, Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer en resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata delos artículos.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

• Recibir (18% del costo)

• Colocar y estibar (14% del costo)

• Despachar una orden (50% del costo)

• Embarcar (18% del costo)

• Recibir un embarque: se recibe el material de proveedores.

• Descarga, desempacado

• Identificar y revisar: se identifica el material y se registra el embarque.

• Se detectan faltantes o roturas

• Despacho: se transfieren los materiales al almacén.

• Colocación: se coloca el producto en el lugar indicado.

Función de las Existencias

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.

2. abastecimiento parcial

3. Compra o producción en totales económicos.

4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

La sección de Almacén se ocupa de la recepción, conservación y entrega interna a las distintas secciones productivas de los materiales necesarios para llevar a cabo las operaciones.

Un Ejemplo: Una peculiaridad de las empresas de prensa es que, a causa del carácter perecedero de los productos terminados, éstos apenas se almacenan, salvo en la cantidad que la ley determina y en un pequeño remanente para atender la petición de números atrasados por los lectores. La revista, una vez ha completado su proceso productivo y salido de máquinas, se suele cargar directamente en los camiones para su distribución. Una vez transcurrido el periodo de venta y retirado de los quioscos el remanente no vendido, los ejemplares devueltos suelen destruirse, enajenándose los restos como pasta de papel.

Una de las actividades principales que realiza la sección de Almacén son los siguientes:

1. - En primer lugar, la planificación de los espacios necesarios y de la organización interna del almacén.

Por la naturaleza inflamable de la mayoría de los productos manejados por la empresa editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser almacenados, deben separarse el material fotográfico, las tintas y el papel, acondicionándose convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de estos materiales.

Es necesario, además, reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de tránsito, permanecerá el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al proveedor.

2. - Recepción de materiales: Esta operación se realiza, como hemos dicho, en la zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigirá siempre albarán acompañando a los materiales, el cual deberá contrastarse contra el pedido para averiguar si coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido.

3. - Control de calidad: Antes del almacenamiento del material decepcionado debe realizarse siempre el control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta actividad es responsabilidad no del personal del Almacén, sino de especialistas pertenecientes al departamento de Producción. La naturaleza de las pruebas depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras representativas.

4. - Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente el control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depósito.

5. - Conservación de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener íntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacén crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulación o conservación, así como pérdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el tránsito por el Almacén de personal ajeno al mismo.

6. - Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante petición de persona autorizada, normalmente el responsable de la sección productiva que ha de consumirlos. El requerimiento se hará por escrito, en documento o vale de salida, que servirá después de justificante para la introducción en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y la imputación del coste al departamento solicitante.

6.2 LOCALIZACION DE LOS ALMACENES.

Una vez definida la capacidad de almacenaje necesaria y las dimensiones del almacén que necesitamos, hay que buscar la ubicación que daremos a las instalaciones. Es una decisión bastante compleja y estratégica (no se modifica a corto plazo). La elección de una ubicación va a tener repercusión en muchos aspectos de la gestión logística de la empresa, como por ejemplo:

• Costes de transporte.

• Costes de instalación.

• Costes de personal.

• Plazos de entrega.

• Otros: accesibilidad al transporte, impuestos, marco jurídico aplicable, etc.

Los factores que más se tienen en cuanta a la hora de elegir una ubicación son los siguientes:

 Distancia entre el almacén y los clientes: intentaremos que ésta sea la menor posible.

 Distancia entre el almacén y los proveedores: debería estar también cerca, para reducir costes de transporte.

 Tipo de transporte que se empleará con más frecuencia.

 Accesibilidad: lugares bien comunicados (autopistas o autovías cercanas).

 Coste del terreno: es fundamental. Si el coste es muy elevado, supondrá una gran inversión, pero si esperamos que el precio del suelo vaya a subir, siempre puede ser una fuente de ingresos futura.

 Disponibilidad y características de la mano de obra: han de tenerse en cuenta el clima laboral, el salario medio, etc.

 Terrenos irregulares: nos podemos ver obligados por ello a reducir el tamaño del almacén.

Los criterios para una buena distribución mostrada en el capítulo son tan válidos para un almacén como para cualquier otra parte de una unidad operativa.

Las consideraciones siguientes, de aplicación general, son más importantes en un almacén que en cualquier otro lugar:

1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones más adversas.

2. Los almacenes requieren ser seguros, esto es, no permitir la entrada de otro personal que no sea el del almacén.

3. La impermeabilización debe ser particularmente buena en un área de producción un techo con goteras se detecta de inmediato, mientras que en un almacén la gotera puede estar en una zona oculta que puede causar daño considerable antes de que sea descubierta.

4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden estar compartidos con otros departamentos.

5. La estantería en los almacenes evitará el movimiento normal de aire con lo que la distribución

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