Microsoft Project

Herramientas y uso de Microsoft Project

La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar.

La Barra de Formato

Esta barra permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Botón Descripción

Anula la sangría aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema

Aplica una sangría a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema

Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada

Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada

Muestra todas las subtareas o por nivel.

Determina el tipo y tamaño de la fuente.

Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto seleccionado.

Determina si el texto está alineado a la izquierda, al centro o a la derecha, respectivamente.

Aplica el filtro especificado por el usuario

Activa o desactiva el autofiltro

Activa el asistente de Diagramas de Gantt

La Barra Estándar

La barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Botón Nombre

Abre un archivo nuevo de Project

Abre un archivo existente

Guarda un archivo

Busca un archivo

Imprime un archivo seleccionado

Muestra la vista preliminar de la impresión.

Corrige la ortografía

Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el portapapeles.

Copiar formato

Deshacer la última acción.

Insertar un hipervínculo

Vincula o Desvincula tareas.

Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos

Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea

Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información

de la Tarea

Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos

Publica la información del proyecto, con Project Server

Agrupa las tareas según diversos criterios

Aleja o acerca la vista

Muestra la tarea seleccionada

Copia una imagen hacia el proyecto

Muestra la ayuda de Office

Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga click en el menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la barra que desea ver, o click en Personalizar

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas. Aparece a lo

largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer click en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga click en Más vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga click en Barra de vistas en el menú Ver.

VISTAS DESCRIPCIÓN

Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en función del tiempo.

Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la programación en formato de diagrama de flujo.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación de cada tarea.

Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil del trabajo.

Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de los recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

Lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo.

Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice esta vista para mostrar información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

Vista Calendario

Vista Diagrama de Gantt

Vista Uso de tareas

Vista Gráfico de Recursos

Vista Hoja de Recursos

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles:

1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

2. Eliga la categoría que prefiera dando click sobre ella.

3. De un click en Selecccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la categoría elegida.

4. Seleccione un tipo de informe.

GENERALES

Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:

1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.

3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.

ACTIVIDADES ACTUALES

Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se describen a continuación:

1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la duración, predecesor y la información de los recursos.

2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan pronto, Project muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La información que se proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a Project el rango de fechas que se usarán cuando se seleccionen tareas para este informe. En el primer cuadro, se especifica la fecha más cercana y en el segundo cuadro, se especifica la más lejana, usando el formato mes/dia/año. En el reporte, Project incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de Tareas sin comenzar: la duración, fecha de inicial y final, predecesores e información de los recursos.

3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no han finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final planificadas, predecesores e información de recursos.

4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede observar la duración actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la tarea no está completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo.

5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado. Project usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte. Para cada tarea del reporte, Project muestra la fecha inicial y final y variantes entre alguna de las fechas. La información de las tareas sucesoras aparecen cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida.

6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este informe muestra la misma información de las Tareas que deberían haber comenzado, pero la presentación de la información varía.

COSTOS

Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:

1.

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