Administración

Sistemas Administrativos y Control interno

Jose Luis Pungitore

Capitulo 1º Introducción

Este Capitulo es una introducción y habla de las fallas que tuvieron los sistemas de control de la empresas mas grandes de los estados unidos, Enron y WorldCom. En relación a esto habla que mas allá de estas empresas, lo mas fuerte fue la caída de Arthur Andersen, que es una firma de auditoria muy importante a nivel mundial, ya que ella era la encargada de hacer el control interno de estas firmas tan importantes.

Cuenta también que en el 2002 a raíz de esto, el presidente de este país firmo una ley “Sarbanes – Oxley” en la que introduce importantes reformas que tienen impacto en el sistema de gobierno corporativo.

En esta ley, la sección 404 establece la responsabilidad del management de la empresa de establecer y mantener adecuada estructura de control interno y adecuados procedimientos para emitir información contable/financiera.

Capitulo 2º El Sistema de Control Interno

El Sistema ce Control interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el ente y cuyo objetivo es:

- Evitar la comisión de errores y fraudes

- Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organización.

No apunta a detectar situaciones anómalas, sino por el contrario pretende prevenirlas y evitarlas.

Busca mejorar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de eficacia y eficiencia operativa.

ES

ESTA

NO ES

IMPLICA

UTILIZA

Flexibilidad y Plasticidad del Sistema de control interno

Con el correr del tiempo la empresas tienen que ir cambiando su configuración, tanto en la naturaleza del negocio como en sus modalidades operativas, como resultado de avances tecnológicos o como cambios en modas y gustos. Por esto el SCI deberá estar construido sobre bases muy dinámicas que permitan su ajuste periódico a las nuevas realidades y necesidades.

Norma Generales

Formación de un ambiente de control.

Consiste en la certeza de que ninguna operación importante quede sin controlar, y que este hecho se difunda y sea conocido por los distintos integrantes de la organización.

Evitar Zonas grises

Estas traen efectos como la generación de conflictos y la caída de la moral del personal afectado. Esto pasa por la falta de información respecto de las tareas que debe desarrollar cada sector de la empresa.

Estos problemas se atacan con claridad en la definición del sistema estructural y las áreas de autoridad/responsabilidad asignadas a cada sector y de las relaciones asesoras, funcionales, jerárquicas y de control.

Es importante contar con manuales de funciones y de procedimientos para establecer las funciones de cada uno.

Formalización de operaciones por escrito.

Las distintas operaciones deben formalizarse por escrito en documentos o formularios que las contengan y describan.

No hacer esto es generar una falte de evidencia de las decisiones y autorizaciones realizadas y esto constituye un punto de partida para ejercer un control de cualquier tipo sobre las operaciones efectuadas.

Y si no hay control hay una deficiencia grave dada la necesidad de una empresa de contar con información correcta, confiable y actualizada.

También, aparte de formalizar cada operación es necesario tener una documentación de respaldo, es decir, facturas, comprobantes, etc.

De esta forma de evitan manejos indebidos de fondos y también inconvenientes con eventuales inspecciones de organismos de control.

Autorización de operaciones – Niveles.

Esto es, quien puede autorizar cada operación y los rangos de importes para los cuales es valida.

Ejemplo.

Montos Con la aprobación de

Hasta $ del jefe de sector

Hasta $ del Gerente del departamento

Hasta $ del Gerente General

Mas de $ del Directorio

Esta norma mejora la eficiencia operativa de las org. evitando la pesada carga burocrática de hacer autorizar todas las compras a funcionarios de altos rangos.

Separación de funciones/control cruzado por oposición de intereses

Pilar del SCI ya que permite el procesamiento completo de una operación sea tarea de varios sectores, de forma tal que se pueda establecer un genuino control en el que jamás una sola persona o sector tenga a su cargo cumplir la totalidad de las decisiones de autorización y sus respectivos controles.

Implementar esta norma no quiere decir que necesitamos mas personal, sino estudiar la reasignación de funciones en las áreas del caso.

Ejemplo, quien registra no maneja dinero y quien maneja dinero no maneja bienes.

Prenumeración (de imprenta) de los formularios utilizados.

Se recomienda la numeración de todos los formularios que utilice la empresa, incluso los de uso interno.

Objetivo, evitar salteos o su doble asignación. También para dificultar la comisión de maniobras anómalas consistentes en la sustitución de un ejemplar por otro. Y para facilitar su seguimiento tanto en su curso interno como externo.

Control

...