Analisis Plataformas Smart WORKING

Después de nuestro último encuentro en el Convento de Santa Clara, donde visitamos las últimas 3 pizzerías de nuestra aventura en Nápoles, nos despedimos de Italia con el último informe de esta visita.

ESTUDIO DE CASO: BROKER DE SEGURO
Hemos seleccionado para esta etapa final, una empresa real llamada "OIG Advisors" que se constituye como un broker de seguros cuyos principales productos son: Seguro de vida, Seguro de salud, Plan de jubilación y Plan de ahorro futuro. Puedes visitar tu página para mayor información, presionando sobre la imagen a continuación:

La empresa tiene su sede en Quito - Ecuador y esta integrada por:
- 1 Gerente General
- 1 Gerente de Ventas
- 1 Secretaria administrativa
- 1 Contador y coordinador de pólizas
- 20 agentes o corredores de seguro 

Los procesos convencionales son los siguientes:
- 1. Investigación del area asignada, sea geográfica o por estrato socio-económico.
- 2. Agenda de visitas para asesoría inicial al cliente.
- 3. Cita con el cliente, asesoría y exposición de opciones.
- 4. Selección del seguro deseado.
- 5. Envío de documentación a la oficina principal del broker.
- 6. Envió de documentación del broker a la aseguradora.
- 7. Entrega de la póliza al cliente. 

Su dinámica laboral en la oficina actual es la siguiente:
- 1. Lunes se reunen en la oficina para tener una capacitación.
- 2. Viernes entregan reportes de las labores y visitas de la semana.
- 3. Durante la semana van a la oficina a entregar documentación de los clientes. 

Esta empresa ha crecido exponencialmente y ahora quieren abrir mercado como broker de seguros en:
- Bogotá - Colombia
- Lima - Perú
- Montevideo - Uruguay
- Panamá - Panamá
- San José - Costa Rica 

Luego de un análisis primario, tienen ya los permisos legales y cumplen con todos los requisitos en cada uno de los paises, pero no quieren que su personal deba viajar a cada uno de ellos y para ello han decidido incorporar la modalidad SmartWorking dentro de su compañía actual y la que se planifica a nivel internacional.

TAREA FINAL
De manera individual, analiza el caso presentado y desarrolla un informe que muestre:
- ¿Cómo seguirían los 5 pasos de gestión de riesgos y oportunidades?
- ¿Cómo evaluarían los procesos actuales para determinar si pueden o no seguir en Smart Working?
- ¿Cómo mejorarían los procesos actuales a través de la incorporación del Smart Working?

Desarrolla tu propuesta en una presentación digital, tipo Power Point, Key Note, Open Presentation, etc. en un máximo de 10 slides y exportalo a formato pdf con el siguiente nombre: Propuesta Smart Working, Broker (y tu nombre), por ejemplo: Propuesta Smart Working, Broker Pedro Camacho.

Optimización de procesos
Llegamos a la etapa más importante en aquellas empresas que buscan explorar en el Smart Working. La optimización de procesos y/o automatización de los mismos, se lleva a cabo con la finalidad de alcanzar óptimos niveles de efectividad y eficiencia por el menor costo posible, la máxima rentabilidad, alta competitividad y sobre todo, encontrar algo único que les permita diferenciarse de la competencia, tanto en sus productos o servicios, como en la calidad de sus procesos y atención al cliente.

Durante los procesos involucrados en esta optimización, se pueden generar cambios bruscos en la convencionalidad de su funcionamiento; sea con personas, materiales, infraestructura, tecnología, recursos operacionales, de producción, etc. El dejar la modalidad presencial clásica de los procesos laborales, no solo ocasiona un golpe a los paradigmas existentes, sino que también requiere cambios específicos en los procesos.

Estos cambios pueden ser digitalización de procesos existentes, adaptación de ciertas actividades presenciales por acciones digitales apoyadas totalmente por la tecnología, reemplazo de algunos procedimientos, modernizando aquellos que lo requerían, eliminando otros que no pueden adaptarse, pero sin perder el objetivo principal de cada una de las etapas, ni tampoco la guía que permite que cada proceso sea un engranaje de una sinergia en general.

Aquí una empresa podrá decidir si el Smart Working es o no es para ella o para una parte de ella. De seguro te preguntarás ¿cómo?, pues en la gestión de calidad de estos procesos. Si los procesos de la nueva modalidad mejoran la calidad y excelencia actuales, el camino es el correcto, pero, si desmejora la calidad, el riesgo es demasiado fuerte y tendrán que evaluar concienzudamente los cambios, los riesgos y las oportunidades.

Quiero compartir contigo el siguiente video publicitario del Staff de Consultores de Santiago en Chile: "tecnología & procesos". Es corto, pero podrás entender que es lo que podemos lograr con una optimización adecuada de los procesos.

Unidad 3 - Tema 1: Analizar riesgos y oportunidades.

Determinar los riesgos y oportunidades que tiene el proceso.
Para prevenir inconvenientes y aprovechar las oportunidades, se deben considerar aspectos relevantes que puedan afectar al proceso, bien sea del tipo humano, tecnológico, económico, operacional, legal, ambiental, entre otros.

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El artículo de América Economía, de la MBA & Educación ejecutiva, comparte las indicaciones del especialista en el tema: Baruch Herrera, Consultor Senior de Pink Elephant, que ha estudiado la mejor forma de implementar una correcta Gestión de Riesgos para proteger el negocio: "para una correcta Gestión de Riesgos, independientemente de las características del negocio y su entorno, debemos considerar principalmente evitar los supuestos y ser disciplinados a la forma de enfocarnos en esta tarea. Los esfuerzos de gestión no se deben considerar como un proceso reactivo o un valor agregado, sino como una forma de trabajo diaria que nos puede generar valor en los proyectos y por ende al negocio".

El traslado a la virtualidad o el enfoque del Smart Working en nuestras empresas, se considera un riesgo y por lo tanto, debe estar dentro de la planificaciçon de una gestión de riesgos empresarial. Una gestión de riesgos adecuada, le otorga a la empresa o negocio muchas ventajas, entre las que podemos señalar las siguientes:
- Incremento de la capacidad para anticipar eventos inesperados.
- Mejora en la toma de decisiones.
- Aumento de la fiabilidad de reportes de riesgos.
- Refuerzo de la confianza de inversionistas y clientes.
- Identificación efectiva de vulnerabilidades.
- Definición de estrategias más apropiadas de respuesta ante incidentes.

Vamos a enfocarnos en la gestión de riesgos para llevar a cabo un correcto Smart Working en nuestra empresa o negocio y para ello nos basaremos en los 5 tips presentados por GB Advisors en su Tech Blog:

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"1. Anticípate 
Una Gestión de Riesgos apropiada no puede darte capacidades para predecir el futuro; pero sí puede ofrecerte un enfoque que te permita detectar la aparición de amenazas con suficiente anticipación como para responder de forma efectiva.

Para poder adelantarte a los incidentes, debes ser capaz de llevar a cabo un análisis completo de tu organización; en el que queden bien definidos todos los elementos que la componen así como también sus objetivos estratégicos. Antes de establecer un plan; piensa en tomar en cuenta no solo la situación actual de la empresa sino también los posibles escenarios futuros. Es recomendable que no subestimes ningún posible evento de alto impacto; incluso si este parece improbable.

Los riesgos también pueden representar oportunidades; así que tu capacidad de anticiparte ante ellos puede de igual manera significar una oportunidad de garantizar la competitividad de tu negocio.

2. Prioriza 
Todos los elementos que componen la organización pueden ser sometidos a evaluación para atribuirle el grado de riesgo que corresponda. Sin embargo, no todas estas métricas son útiles para tu empresa. Por ello, lo más adecuado; es enfocar tiempo y esfuerzos en definir estrategias orientadas a determinar las áreas de tu organización más expuestas; y cuyo funcionamiento es de mayor importancia a la hora de garantizar la continuidad de la entrega de servicios.

3. Delega
Establecer roles responsabilidades adaptadas a las capacidades de cada uno de los miembros de la organización; es vital para garantizar una Gestión de Riesgos eficiente. Una estrategia de Gestión de Riesgos no solo debe impactar en los procesos de la empresa sino también es su cultura. ¿Por qué? Porque es mucho más fácil ejecutar un plan de control en el que todos los actores involucrados estén convencidos de la importancia que tienen las medidas establecidas para el éxito del negocio.

Por otro lado, es importante que no subestimes la necesidad de definir un equipo de Gestión de Riesgos que cuente con el liderazgo y habilidades de un Manager. Esta figura puede hacer la diferencia entre el fracaso o el éxito de tu estrategia; pues es el encargado de llevar a cabo actividades vitales como:
- Evaluar y determinar puntos vulnerables.
- Establecer estrategias de prevención.
- Crear informes de resultados.
- Gestionar crisis e incidentes.
- Optimizar el costo global de los riesgos.

4. Comunica
El manejo adecuado de riesgos es un tema que afecta todas las áreas de tu empresa, por consiguiente, todas las personas involucradas en el funcionamiento de la organización deben estar al tanto de las medidas establecidas para proteger a la misma de eventos imprevistos. Independientemente de que algunos de los actores involucrados no maneje la terminología técnica requerida; el trabajo del Manager de Riesgos y su equipo, debe estar enfocado también en transmitir la información de forma clara tanto para los empleados en general como para los altos ejecutivos.

De esta forma, todo el potencial humano tendrá conocimiento relacionado con el comportamiento aceptable e inadmisible, asociado con la estrategia de Gestión de Riesgos.

5. Invierte en la Business Intelligence
Puede que el uso de esas herramientas anticuadas (y limitadas) te hayan funcionado medianamente bien por algún tiempo. Sin embargo, es importante que tomes en cuenta que la transformación digital; está impulsando a las empresas a ir a la vanguardia tecnológica para mantener su competitividad en el mercado.

Si lo que quieres es lograr resultados verdaderamente efectivos que incluyan procesos eficientes y satisfacción total del cliente; lo más recomendable es que inviertas en una solución de software que te ofrezca no solo funciones enfocadas en la Gestión de Riesgos, sino en el manejo integral de tu organización."

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