Análisis y desarrollo de sistemas de información

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Organización Documental Digitalizada Del Área Contable De Mas Salud Ips Ltda.,

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Análisis y desarrollo de sistemas de información

Ficha: 2348648

Docente

Edith Olave

Piedecuesta Norte de Santander

Octubre 2021

TABLA DE CONTENIDO

Introducción....................................................................................................................................3

Mas salud ips....................................................................................................................................4

Planteamiento del Problema............................................................................................................5

Justificación ....................................................................................................................................6

Objetivo General..............................................................................................................................7

Objetivos Específicos.......................................................................................................................7

Alcance............................................................................................................................................8

Plantilla stakeholders.......................................................................................................................9

Especificación de requerimientos del software ………....................................................................12

Entradas, procedimiento y salidas ……...........................................................................................14

Conclusión …..................................................................................................................................15

Beneficiario del proyecto...............................................................................................................16

Impacto .………………………………………………………..…………..................................................................17

Restricciones, riesgos y resultados ……...........................................................................................18

Bibliografía ……….…………………………………………..…………..................................................................19

Introducción

El presente proyecto se enfoca en una problemática que tienen muchas empresas en cuanto a la organización de archivos físicos y más específicamente a las facturas. Aunque la empresa Mas Salud Ips, cuenta con un software contable, este no tiene almacenamiento digital de las facturas, lo que conlleva al apilamiento de muchas facturas físicas. Con la finalidad de sistematizar este proceso, nace este proyecto para sistematizar el proceso contable de la empresa, el cual se instalará como un instrumento de apoyo técnico y estratégico de la organización y almacenamiento de la facturación, en aras del logro de los objetivos y metas propuestas por el cliente, tendientes a la optimización de estos procesos

El modelo del software de sistema de información procura responder a las necesidades, aspiraciones y expectativas del cliente, teniendo a este como eje de transformación, ya que este será quien le dará el respectivo uso y por ende su aprobación.

Mas Salud Ips Ltda.

Es una empresa que surge de la amistad entre Claudia Padilla y Arturo Ariza, quienes en ese instante eran dependientes asalariados en empresas del sector salud. Conocedores de la oportunidad que se presentaba el mercado, deciden emprender con una distribuidora de medicamentos e insumos hospitalarios, tema que tanto les apasionaba y conocían desde hace más de 10 años.

Sin contar con los suficientes recursos económicos, tocaron puertas de proveedores de medicamentos regionales y estos creyeron en este proyecto. Así, empezaron a comercializar medicamentos e insumos hospitalarios desde una casa ubicada en la carrera 47 con calle 80 en la ciudad de Barranquilla, que luego se convirtió en oficinas y la bodega de la compañía.

Con el pasar del tiempo, Mas Salud IPS LTDA se consolidó comercialmente, a través de alianzas estratégicas, buen manejo de créditos y rotación de los productos, alcanzando el reconocimiento de sus clientes por la calidad de sus productos y excelentes servicios.

Años después, se cuenta con una edificación con más de 30 colaboradores y procesos enmarcados en la ley, distribuyendo los productos por la Región Caribe y parte del interior del país.

Hoy día, la organización continúa creciendo de manera organizada buscando adaptarse constantemente a los escenarios nacionales y globales, abordando los riesgos inherentes a sus procesos con un marcado enfoque en el cliente y su satisfacción.

Planteamiento Del Problema

En la actualidad las empresas se ven enfrentadas a un sin número de retos para poder mantenerse en un mercado cada vez más competitivo, uno de los más relevantes es desarrollar sus operaciones bajo una era digital basada en la innovación y la tecnología.  Por ello se hace cada vez más necesario crear un software para generar rentabilidad a los procesos de la empresa y por ende satisfacer de una manera más óptima las necesidades de los clientes logrando un posicionamiento y fidelidad por la marca.

Esta era digital ya ha tomado tanta fuerza que ya no es un elemento diferenciador, si no que se convirtió en un mecanismo para lograr eficiencia y eficacia a la hora de dar solución a las situaciones cotidianas de las empresas, el mismo entorno cambiante ha exigido la implementación de diferentes herramientas tecnológicas.

Mas Salud Ips Ltda., en una empresa dedicada a la comercialización y distribución de medicamentos e insumos hospitalarios, lo hace a través de diferentes procesos que se encuentran organizados por áreas, en la actualidad parte de la información documental se archiva físicamente, otra parte en un software y el resto en carpetas compartidas que se guardan en un servidor. Por lo tanto, nos vemos en la necesidad de sistematizar la información contable de la empresa, lo que nos lleva a la interrogante ¿Se podría diseñar un sistema interno que permita tener toda la información contable digitalizada, guardada y disponible para que cada área fortalezca y mejore su proceso

Justificación

Es importante que cada empresa pueda ser competitiva y logre  tener un desarrollo sostenible, el cual es posible si se adapta a los cambios que van surgiendo a través  de la historia, sabemos que  las tecnologías de la información y las comunicaciones han venido avanzado, ya que la inclusión de políticas comerciales como el  TLC abrió fronteras y cada vez es más fácil acceder a la información a nivel global permitiendo que   cada empresa se pueda expandir  y crecer evolucionando en  los procesos  informaticos y comunicativos entre seres humanos.

Todas estas necesidades pueden ser entendidas por medio de un conjunto de recursos tecnológicos integrados entre sí, que proporcionan, por medio de facilidades hardware, de software, y de telecomunicaciones. Los cuales si se adaptan a las empresas y el manejo de su información les permite sostenerse y hacerse cada día más competitivo.

Por esta razón es importante que cada empresa no solo tome conciencia de la importancia de su información, sino que la almacene de manera confiable y de fácil acceso, por eso se hace en este momento muy útil la aplicación de proyecto como este que mejoran notablemente la cobertura y acceso de la misma.

Objetivo General

Desarrollar un software que permita organizar las facturas de la empresa Mas Salud Ips Ltda. de forma segura y confiable, tomándolas del software contable de donde se generan, permitiendo así ser modificada y consultada en cualquier momento por las personas que estén involucradas en el proceso.

Objetivos Específicos

• Diseñar un software que nos permita tomar la factura del software contable y almacenarla en archivos digitales.

• Organizar digitalmente las facturas de ventas por mes, que nos permita llevar un control de las mismas.

• Brindar herramientas tecnológicas que permitan la manipulación, la consulta de cualquier dato contable sistematizado en tiempo real.

• Establecer procesos que puedan ser realizados automáticamente por el software que genere análisis adicionales de la información que puedan ser utilizados para la toma de decisiones.

Alcance

 El proyecto se centra en la realización de un software que nos almacene digitalmente la documentación del área contable en una aplicación segura, lista para ser entregada a sus responsables de tal manera que pueda aportar información confiable y oportuna a las demás áreas de la empresa, de tal manera que se pueda implementar completamente.

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