Auditoria De Correo Electtonico

AUDITORIA AL USO DE CORREO ELECTRÓNICO Y MENSAJERIA INSTANTANEA

OBJETIVOS:

General:

Identificar si el manejo del aplicativo de correo electrónico es utilizado para el beneficio de la organización ROCHE cumpliendo sus normas y políticas establecidas.

Específicos:

Proporcionar a los usuarios de Correo Electrónico y Mensajería Instantánea de la empresa un marco de referencia que les facilite:

Dar cumplimiento a las normas establecidas para el buen uso y manejo del Correo Electrónico y demás medios electrónicos de comunicación.

Optimizar el uso de las facilidades y servicios tecnológicos suministrados por la empresa en lo relacionado con las herramientas de comunicación electrónica.

ALCANCE:

Se consideraran los mails que se encuentren en los buzones de la compañía comprendidos en el trimestre de Mayo – Julio de 2008.

INFORMACION FUENTE:

POLITICAS DEL SISTEMA DE INFORMACION:

Este servicio ha sido implantado en la empresa con los propósitos de agilizar el intercambio de información relacionada con las actividades de la organización, reducir los tiempos de tramitación de operaciones o ejecución de procesos, reemplazar parte del archivo en papel por archivo en medio magnético, difundir información de importancia para grupos de usuarios.

Todos los funcionarios que tengan asignado correo electrónico deben acatar todas las normas y políticas de este manual con el fin de disminuir su impacto en las diferentes areas, dando prelación a la satisfacción de los clientes.

La empresa se declara conocedor y se acoge a lo dispuesto en la ley que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales.

El aplicativo se activa con la activación del buzón del correo electrónico, la creación del usuario se solicita diligenciando el formato para Crear, bloquear, desbloquear y eliminar usuarios de Red y Sistemas operativos que se encontrara publicado en la intranet de la compañía.

La Mensajería Instantánea se define como el conjunto de aplicaciones que utilizan el protocolo TCP/IP destinados para enviar y recibir mensajes instantáneos con otros usuarios conectados en red, además permite saber cuando los usuarios están disponibles para participar (Chat) La Mensajería Instantánea se ofrece a los usuarios del Correo Electrónico como una alternativa de comunicación más rápida; en especial para aquellas comunicaciones cortas; así como una alternativa de comunicación en línea y tiempo real para conversaciones multiusuarios.

NORMAS:

Normas Generales:

Las normas que a continuación se enumeran son de estricto cumplimiento.

• Por el Correo Electrónico o la Mensajería Instantánea envié solo información que sea urgente, información que se requiera para la operación diaria, comunicaciones breves e información que sea para las demás áreas.

• Solo se deben enviar por correo electrónico, aquellos mensajes que no sean públicos, sobre los cuales se requiera realizar algún tipo de modificación en los archivos adjuntos, que sea de información importante.

• Cuando un usuario se ausente por viajes, vacaciones, licencias u otros motivos, debe configurar una regla para que el sistema dirija los mensajes a otro usuario.

• Ningún usuario de correo podrá revisar su correo electrónico desde la web o desde su casa, a menos que haya sido previamente autorizado por la Gerencia de Organización y la Gerencia de Tecnología.

• No cree ni reenvíe cadenas de correo electrónico.

• No se deben usar cuentas de correo personales

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