Auditoria

• La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).

• Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas.

• Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.

• Los Submayores de inventario del área contable deben estar al día.

• El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos e entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con as de los Submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.

• Cuando el programa automatizado contable y el del Control de inventarios no estén integrados, se ejecutará Cuadre Diario en Valores por el área de Contabilidad.

• El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.

• Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemáticas, realizarse un inventario general anual.

• El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad del material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad.

• Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizarán inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.

• Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de éstas.

• Es preciso controlar a través de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.

• En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.

• Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos verificarse sistemáticamente; elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material.

• El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios.

• El área Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recibidos.

• Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse ls gestiones para su eliminación,.

El contar las cantidades, pesar o medir y controles físicos de los inventarios, es una tarea que debería considerarse fuera de las funciones del contador, como efectivamente se considera en las grandes empresas. No obstante dada la importante relación que suelen tener los inventarios sobre los resultados de los estados financieros, es necesario que el contador tenga alguna ingerencia o por lo menos dicte normas para que en sus propios controles posteriores no haya omisiones o repeticiones.

Los inventarios físicos se acostumbraban realizar al final del periodo económico contable. Algunas empresas lo siguen haciendo, por ser en esa fecha cuando usualmente son menores, pero suponía y sigue suponiendo la semiparalización de la empresa por varios días, lo cual siempre perjudica alguna de sus operaciones. El hacer un inventario físico anual, no priva para que durante ese lapso se realicen chequeos selectivos esporádicos o periódicos especialmente en los artículos considerados críticos por su valor o por su influencia en las ventas o producción.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

• a) Mantener el mínimo de capital invertido.

• b) Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas.

• c) Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos.

• d) Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías.

• e) Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.

• f) Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que existe físicamente y lo que el kárdex o el sistema computarizado indican que es necesario efectuar inventarios físicos a fin de comparar ambas cantidades.

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Una amplia y veraz información contable es de suma importancia para la buena marcha de la empresa. Algunas empresas han experimentado serias dificultades por una deficiente información de sus inventarios. En algunos casos, han invertido en mercancías cantidades irrazonables de su capital de trabajo, al vencer los giros, que avalaban las compras innecesarias se han visto obligadas a declararse en atraso de pagos e inclusive, en algunos casos, han sufrido de los efectos desastrosos de la acción de embargo por falta de pago de sus obligaciones. Por otra parte, contrariamente algunas empresas por falta de información, se ha permitido que los inventarios estén por debajo de las cantidades mínimas requeridas para el normal funcionamiento de las empresas, en consecuencia, no ha sido posible servir a tiempo los pedidos de los clientes y se ha perdido la venta y el cliente.

El registro, control y valorización de los inventarios suelen causar al contador problemas difíciles de resolver, especialmente en las pequeñas

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