Auditoría administrativa

Introducción

En la administración de empresas existen procesos y funciones básicas diferentes una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo y forma parte primordial como medio de control y cambio que esta persigue comparar y controlar el estado actual de una empresa.

La autoría administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos está de lo que quiere ser y que medias adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño. En la economía y se considera como un principio rector.

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. También nos sirve para evaluar el grado de eficacia y eficiencia de una empresa.

Antecedentes

La auditoría administrativa es muy poco conocida en Venezuela. De hecho, este término no aparece legalizado en el país. La Ley de Ejercicio de la Profesión del Licenciado en Administración (1982), así como el Reglamento Nacional de Visado, por las actuaciones del Licenciado en Administración en ejercicio independiente de la profesión (1992), no incluyen la expresión auditoría administrativa; contempla, eso sí, la referida Ley, en el Título III del Ejercicio Profesional, Artículo 8, Literal 1, la realización de análisis de gestión administrativa (AGAD), pues, allí se establece Cuando se trate de Análisis de Gestión Administrativa, la firma del profesional presupone que la opinión suministrada refleja razonablemente la capacidad operacional existente en la entidad para el área y período revisado. Asimismo, el artículo 10 de la referida Ley enfatiza: Sólo los Licenciados en Administración de nacionalidad venezolana, podrán actuar en calidad de Analistas de Gestión Administrativa con carácter externo cuando se trate de entidades pública.

De igual modo, el Título II, artículo 4 del Reglamento Nacional de Visado, por las actuaciones del Licenciado en Administración en ejercicio independiente de la Profesión, indica que las actividades que requieran los conocimientos de un licenciado en administración incluyen, entre otras, las asesorías y el análisis de gestión administrativa.

Una de las características o principales rasgos de las sociedades avanzadas es el caudal de información que desprenden. El caudal de la empresa, vincula no solo a los vinculados a ella como capital y trabajo, sino también a otros como usuarios, jueces etc. Para que dicha información, la de las empresas, suponga una respuesta adecuada, es decir sea correcta, es necesario que este adornada de ciertas garantías que hagan creer en ella. Se necesita una tercera persona como es el auditor para que garantice que se puede creer en esa información. A `pesar que la auditoria ha existido siempre, la auditoria data en torno a la revolución industrial.

El concepto de la auditoria ha evolucionado en tres fases:

Primera Fase: desde tiempos medievales y durante la revolución industrial se realizan auditoria, cuyo propósito eran poder determinar si las personas con cargos en los gobiernos y en las empresas privadas estaban presentando informes en forma honesta los dueños de empresas utilizaron gerentes contratados o auditores para protegerse de los fraudes cometidos por los empleados o de errores no intencionales que distorsionaran los resultados obtenidos, la misión del auditor era buscar si se había cometido fraude.

Segunda Fase: se habla del enfoque de la auditoria y el cambio en la primera mitad del siglo XX, se comienza a separar el capital y la propiedad del negocio, es decir la administración. El auditor sin dejar de hacer lo que realizaba en la primera fase, tiene una nueva actividad que es determinar si los estados financieros presentaban razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones de la empresa.

Tercera Fase: aparecen nuevas tecnologías, ordenadores, etc., las transacciones a lo largo del año son bastante voluminosas. Esto hace que al revisar el auditor las cuentas. Revise el sistema y control interno de la empresa tanto si funciona como si no

Auditoria de Hoy: la auditoria presente pretende examinar la empresa y su entorno, debe conocer las operaciones de la empresa con profundidad, su proceso productivo, su mercadeo sus fortalezas y sus amenazas que le permitan medir los riesgos y oportunidades de la organización, para hacer frente a la concentración de las empresas las funciones y alianzas estratégicas, bajo el efecto de la globalización, surgen entonces el enfoque de la auditoría integral, que responde a un enfoque integral que le garanticen al usuario información relativa al negocio y al riesgo de la información que contienen los estados financieros

ANÁLISIS CRÍTICO DE LOS ANTECEDENTES HISTÓRICOS

La auditoría administrativa surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que está fallando o que no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. La auditoría Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estén cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. La Auditoría Administrativa forma parte esencial del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administración.

Definición: Una auditoría administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Definiciones

La Auditoria: es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos, humanos y físicos.

La Auditoría: es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros, es la revisión misma de registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestra los estados financieros emanados de ellos.

Metodología para realizar una auditoria administrativa

Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodológico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido. La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.

Formulación del diagnóstico administrativo

El diagnostico administrativo, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco legal de análisis para sistematizar la información de la realidad de una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores más relevantes de su funcionamiento para determinar los recursos disponibles en la resolución de problemas y sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva. El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización.

Objetivo

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente

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