Auditoria Administrativa

CAPITULO I: LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INTRODUCCION

A medida que aumenta la variedad de las operaciones de una empresa, se torna cada vez más difícil tomar decisiones inteligentes y bien documentadas, con frecuencia tales decisiones deben de tomarse con pleno conocimiento, para que las soluciones a la diversidad de los problemas administrativos de la organización, sean los indicados para la supervisión y desarrollo de la misma.

Una de las grandes características de los negocios es que están sujetos a un continuo cambio que es producto de la innovación, paradójicamente diríamos que lo único estable en los negocios es el cambio, ya que la innovación hace cambiar el orden establecido.

Los cambios que se presentan en la empresa deben de ser constantes y por pequeños que puedan parecer, a la larga son notables y sensibles para la efectividad de la organización.

En el presente capitulo, se estudia precisamente uno de los instrumentos de la administración, elemento que muestra los constantes cambios a que están sujetos las empresas, me refiero a la Auditoria Administrativa a la que podemos considerar como un diagnóstico administrativo, que permite prevenir fracasos en la organización.

Al hablar de los fracasos en las empresas nos hemos dado cuenta que mucho de esto se debe a aspectos administrativos, por lo que es necesario darle la importancia que se requiere, ya que al fracasar una empresa no solo le afecta a los dueños y socios, sino también a la sociedad por ejemplo a los trabajadores, ya que desaparece su fuente de empleo, al estado que deja de obtener los impuestos, al público porque deja de consumir el producto, así también a los acreedores a los proveedores y si sumamos varías empresas fracasadas en el país esto traería consigo un retraso en el desarrollo del mismo.

1.1 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Previamente el alcance de una Auditoría en una organización se limitaba en la mayor parte a la situación financiera o al manejo de las finanzas. Al crecer las organizaciones, la administración crece con ella y se vuelve más compleja, por lo que el control interno y la comprobación se tornan más importantes, a consecuencia de que ahora se tiene que delegar autoridad a más personas y habrá mas responsabilidades a cubrir por los integrantes de la organización.

Por esta causa, se originó la necesidad de adoptar otra forma de Auditoría que pudiera evaluar y revisar a la organización en su conjunto, en sus procesos, en la estructura orgánica, en cada función que la integran, desde la alta dirección hasta las partes más pequeñas que forman la organización.

Dado lo anterior fueron sucediendo problemas administrativos, en que los administradores tenían que dar soluciones inmediatas, todo esto concluyó en un estudio científico de lo que hoy es la Auditoría Administrativa. Como mencionamos anteriormente en el desarrollo de la Auditoría Administrativa, surgieron problemas cotidianos dentro de las áreas de planeación, organización, dirección y control, y presentaron soluciones que como en 1925, Henry Fayol, mencionó que " El mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están adecuadamente atendidos".

1.2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Rodríguez, 1990, Franklin, 2007 & Adam, Becerril, 1999, exponen algunas breves conceptualizaciones de la auditoría administrativa, que a continuación se mencionan.

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta entonces. De esta manera, al término “auditoría” se ha adicionado la palabra

“administrativa”, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por aquella tradicional auditoría financiera, es decir la auditoría no se utiliza solo en lo financiero, sino en muchos otros aspectos de las organizaciones.

Muchas veces se hace no solo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el periodo operativo de la empresa. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y presupuestos y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.

Es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas. En cada tipo de auditoría administrativa y según sea quién la aplique, habrá una metodología por seguir, también podrán variar el alcance y la profundidad del examen, que dependerán básicamente del objetivo de la auditoría. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un análisis sistemático e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe de hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

Una auditoría administrativa no se produce en el vacío. Forma parte de una estrategia de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización adquiera capacidad para transformarse y crecer de manera eficiente. El punto de partida es el convencimiento de que no constituye un fin en sí misma, sino que está ligada a todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la aportación de distintos puntos de vista y experiencias, la toma de conciencia generalizada y el ejercicio de la autocrítica en todos los niveles, son determinantes para que esta herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.

La auditoría administrativa ha sido, es y será un campo fértil para la administración, hecho lógico pues está ubicada en sus raíces mismas, es la herramienta más versátil y consecuente con la realidad de una organización.

Llevar a cabo una auditoría administrativa obliga a investigar, a penetrar en lo más recóndito de su esencia para asimilar las experiencias y transformarlas en conocimiento, para entender dónde está ubicada una organización, cómo llegó hasta allí, de dónde partió y a dónde quiere llegar.

Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. Esta puede conceptualizarse en términos generales, como la revisión y la supervisión sistemática de una actividad o grupo de actividades.

1.3 CONCEPTO

JOSÉ ANTONIO FERNANDEZ ARENA

Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los participantes de la institución.

E. F. NORBECK

Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos.

CHAPMAN Y ALONSO

Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico.

CARLOS ENRIQUE ANAYA SANCHEZ

Es la técnica que tiene por objeto revisar, supervisar y evaluar la administración de una empresa. La revisión de la empresa se puede llevar a cabo por áreas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa, en donde se darán las recomendaciones que lo ameriten de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor.

WILLIAM P. LEONARD

Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

1.4 OBJETIVOS

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad.- Encauzar las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

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