Base De Datos

CONTENIDO

UNIDAD IV Gestor de manejo de Base de Datos (GBD)

Objetivo Particular. Utilizar el GBD para crear, generar, analizar e interpretar información que se presente en informes y/o consultas.

4.1 Las BD en Access

4.1.1. El ambiente de trabajo con sus elementos esenciales

4.1.2. Sus objetos de trabajo: tablas, formularios, informes y consultas.

4.1.3. Movimiento en registros de tabla.

4.2 BD- Creación y modificación (ABC)

4.2.1 Creación de una BD:

a) De una BD en blanco

b) A partir de una plantilla

c) A partir de una tabla existente

4.2.2 Campos definición

4.3 Tablas –trabajo con registros en la BD

4.3.1 Tablas –ABC

4.3.2 Campos- Propiedades

4.3.3 Claves principales- Definición ABC

4.3.4 Tablas definición ABC

4.4 Formularios

4.4.1 ABC

4.4.2 Controles- Utilización

4.4.3 Formularios avanzados

4.5 Informes

4.5.1 ABC

4.5.2 Utilización de controles

4.6 Consultas

4.6.1 ABC

4.6.2 Consultas avanzadas

4.7 Datos- Exportación e importación

4.8 Herramientas de BD

4.1 La BD en Access

4.1.1 EL AMBIENTE DE TRABAJO CON SUS ELEMENTOS ESENCIALES

Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows 95/98, la misma es-tructura de pantalla, tanto en sus ventanas como en sus cuadros de diálogo. Veamos cuáles son sus distintos componentes:

Barra de títulos de la aplicación

Por ser Access una aplicación multi-ventanas, la barra de títulos sólo contiene el nombre de la aplicación. Se abrirán luego distintas ventanas, que en sus títulos mostrarán el nombre de los elementos que contienen.

Siguiendo el estándar de Windows, la barra de títulos contiene también los botones necesa-rios para el manejo de la ventana Access, elementos que son ya familiares para quien maneja cualquier otra aplicación Windows 95/98.

En la figura 1.5 se muestra la pantalla de Access en el modo ventana, por lo que vemos los botones de maximizar y minimizar. Si pulsamos el botón de maximizar, la aplicación se mostrará en el modo de pantalla completa. Este botón cambiará por el derestaurar, que nos permitirá volver al modo ventana.

La barra de Menú

Contiene opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenúes, en los que hallare-mos todas las funciones y comandos necesarios para trabajar con Access.

Con respecto a la barra de menús de la figura debemos aclarar que sólo muestra dos opcio-nes debido a que se trata de la pantalla principal de Access, en la que todavía no hemos activado objeto alguno (no hay ninguna base activa).

Esta barra agregará las opciones que sean de aplicación de acuerdo al elemento que se en-cuentre seleccionado: base de datos, tabla, consulta, formulario, etc.

La barra de herramientas

Se trata de una banda que contiene distintos iconos que nos permiten ejecutar directamente los comandos y funciones más usuales de Access. Al igual que la barra de menú, también expe-rimentará variaciones de acuerdo a la situación o al objeto seleccionado.

Veremos más adelante que podemos también seleccionar entre distintas barras que provee el programa.

El área de trabajo de Access

Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, como por ejemplo las deBases de datos, Informes, Formularios, etc.

La barra o línea de estado

Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando; puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación, y también algo que nos resultará de su-mo interés durante nuestro aprendizaje: si llevamos el señalador del mouse(sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, podremos leer allí una breve descripción de su función.

Veremos luego que esta línea puede instruir al futuro operador de nuestras bases de datos, indicándole alguna característica del dato a ingresar, etc.

Hacia el sector extremo derecho de esta línea encontraremos los indicadores de modo, en los que se muestra, entre otras cosas, si estamos trabajando en sobre escritura(SOB), en modo de inserción (INS), en mayúsculas (MAY), etc.

La ventana inicial del programa

La figura 1.6 muestra las alternativas que presenta el programa en el momento de su apertura.

Quien ha trabajado con Windows, sabe que pulsando doble clic sobre el archivo de datos se abri-rá la aplicación correspondiente con el archivo elegido. Si en lugar de seguir los pasos anteriores pulsáramos doble clic sobre un archivo con extensión mdb (Microsoft Data Base) no aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 1.6 y pasaremos directamente a la ventana de la figura 1.7.

Por ahora de este cuadro sólo debemos saber que nos permite elegir una base de datos existente o bien iniciar y grabar una nueva base de datos en blanco para comenzar a crear los distintos elementos que sean necesarios para nuestro trabajo.

Si disponemos ya de una base de datos (no es nuestro caso) podemos seleccionarla de la lista, seleccionaremos la opción Más archivos, con lo que accederemos a un cuadro de diálogo estándar de abrir archivo, en donde buscaremos el archivo tipo mdb en cualquiera de las unida-des disponibles en nuestraPC (A, C, D, unidad CD-ROM, unidad Zip, etc.) o la red local.

1.4.- Elementos fundamentales.

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite

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