Caso Infosys

Funciones Base de Datos en Excel

viernes, marzo 16, 2007

Escribiendo las notas sobre Filtro Avanzado me acordé de un tema que parece haber caído en desuso en Excel: las funciones Base de Datos (Database Functions, DBase Functions).

Estas funciones permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.

Tal vez uno de los motivos de la pérdida de popularidad de estas funciones sea la alternativa de usar tablas dinámicas (pivot tables) y fórmulas matriciales (array formulas).

Sin embargo en la mayoría de los casos, las funciones base de datos son preferibles a las fórmulas matriciales.

Las funciones matriciales son muy poderosas pero tienen un gran inconveniente: producen problemas de recálculo. El uso intensivo de fórmulas matriciales hace que los archivos tarden en recalcularse. En este terreno, las funciones base de datos son la mejor alternativa.

Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en común:

Función BD(base_de_datos, campo ,criterios).

El argumento base_de_datos es la tabla/lista que contiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el cálculo y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.

Existen 13 funciones base de datos (XL2003), entre ellas BSUMA, BCONTAR y BPROMEDIO.

Consideremos esta lista

El rango A5:E20 está asociado al nombre "alumnos"

Si queremos calcular la cantidad de alumnos que cumplen dos condiciones simultáneamente: han recibido por lo menos 80 puntos en matemática y por lo menos 75 puntos en historia, hacemos lo siguiente

Nótese que en la primer fila de la hoja hemos replicado los encabezamientos de las columnas de la tabla de datos.

En la celda E22 hemos puesto la fórmula =BDCONTARA(alumnos;1;B1:D2)

donde:

alumnos =Hoja1!$A$5:$E$20 es el rango de la tabla de datos

1 indica que queremos contar las miembros de la primer columna de la tabla

B1:D2 es el rango de criterios con los cuales queremos "filtrar" la tabla

En lugar de usar el número de columna, podemos usar el encabezamiento, con lo cual la fórmula se vuelve totalmente legible

=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:D2)

Al poner las definiciones de los criterios en la misma fila, estamos indicando el uso del operador Y, es decir, todas las condiciones deben cumplirse simultáneamente.

Para usar el operador O, ponemos las condiciones en filas distintas. Por ejemplo, si queremos contar cuantos alumnos hay en la lista que recibieron por lo menos 80 puntos en matemática o 75 en historia, arreglamos la hoja de la siguiente manera

Por supuesto, también hemos modificado el rango de los criterios en la fórmula para que incluya todas las filas

=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:C3)

También podemos combinar los operadores Y y O en el rango de criterios. Por ejemplo, si queremos saber cuantos alumnos hay que recibieron por lo menos 80 puntos en matemática Y 75 en historia O más de 85 de promedio, usamos el modelo

También aquí hemos modificado la fórmula para que incluya todos los criterios

=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:E3)

Las funciones base de datos son fáciles de usar, una vez que hemos entendido la sintaxis básica. Son muy flexibles y permiten hacer cálculos que con más facilidad y velocidad que las funciones matriciales

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