¿Como elaborar Macros en Excel sin conocer códigos?

¿Como elaborar Macros en Excel sin conocer códigos?

¿Que es una macro?

Es un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos. Refiriéndonos a Excel, supongamos que realizamos frecuentemente la acción de seleccionar un rango para aplicarle negrita, cambio de fuente y centrado. En lugar de hacer estas acciones manualmente, se puede elaborar una macro e invocarla para que ejecute el proceso automáticamente.

A la hora de trabajar con macros en Excel, deben tenerse claros ciertos conceptos, tales como Objeto y Propiedades.

Objeto.

Cuando en el mundo real nos referimos a objeto significa que hablamos de algo más o menos abstracto. Si decidimos concretar un poco más podemos referirnos a objetos carro, objetos silla, objetos casa, etc.  En el caso de Excel, los objetos que mas utilidad tienen (opinión personal) son:  Celda, rango de celdas, hojas de un libro, libro (archivo de Excel).  Se debe tener en cuenta que a un archivo plano se le puede dar el mismo trato de un archivo de Excel.

Propiedades.

Cualquier objeto tiene características o propiedades como por ejemplo el color, la forma, peso, medidas, etc.  Así, para el objeto carro se podrían definir las propiedades Color, Ancho y Largo.  De igual forma los objetos en Excel cuentan con propiedades, las cuales se pueden definir de acuerdo a una necesidad especifica.

Importante.

Se debe tener en cuenta que no hay que saber el código de Visual Basic  para poder elaborar una macro.  Basta con tener algunos conceptos claros y conocer unas cuentas instrucciones y validaciones.  Una Macro es un pequeño programa que se ejecuta cumpliendo con instrucciones dadas por la persona que la elaboró, de tal forma que siempre realice las instrucciones de la misma forma.  Dependiendo de la complejidad y de la necesidad, la macro siempre actuará igual o dependiendo de eventos, lo cual es determinado por las validaciones que se le indiquen.

En esta presentación, solo se tratarán las macros que se ejecutan sobre hojas de Excel, debido a que en las necesidades de las áreas en el Banco se tiene que la información se encuentra en hojas (un archivo plano se puede abrir en una hoja).

Editor de Visual Basic.

El editor de visual Basic es la aplicación que utilizaremos para construir las macros que interactuaran junto con los libros de Excel.  Esta aplicación se encuentra sobre el mismo programa de Excel, y se puede habilitar por la ruta Herramientas / Macro / Editor de Visual Basic, o de una forma mas sencilla digitando al mismo tiempo las teclas “ALT” y “F11”.

Al lado izquierdo de visual, se visualizan los diferentes libros que están abiertos, así como sus hojas y módulos.

Un código o macro, se puede crear en una hoja (solo aplica para la hoja), en un libro (solo aplica para el libro) o en un modulo (aplica para Office).  Se recomienda entonces (de acuerdo a nuestra necesidad), crear las macros en módulos.

[pic 1]

Para insertar un modulo, sobre el editor de visual se debe seleccionar el comando “Insertar” y luego seleccionar “Modulo”.

¿Como crear una macro o procedimiento?

Se puede crear manualmente sobre un modulo, hoja o libro desde el editor de Visual Basic.

Un procedimiento o macro siempre tiene la siguiente estructura:

Sub Nombre_Procedimiento

Instrucción 1

Instrucción 2

Instrucción 3

...

Instrucción N

End Sub.

Manualmente, se deben ingresar las instrucciones, por lo que es necesario conocer el código para que visual entienda y ejecute las instrucciones que se requieren.

Existe otra forma mucho mas fácil.  Una macro se puede grabar desde Excel (por lo que no es necesario conocer el código de las instrucciones), y luego ingresamos al código y lo ajustamos a la necesidad especifica.  Para esto es necesario conocer algunas instrucciones básicas, sin embargo, para nuestra necesidad son unas pocas (Mas adelante veremos algunos ejemplos).

Para grabar una macro, debemos digitar los siguientes comandos de Excel:  Herramientas / Macros / Grabar nueva macro, donde se visualiza un mensaje que solicita el nombre de la macro.  Se ingresa el nombre y se selecciona “Aceptar”.

Una vez se digite aceptar, Excel graba todo lo que se realice sobre Office, ya sea seleccionar una celda, escribir algo en una celda, cambiar de color un texto, insertar una formula, en fin, cualquier cosa que se haga queda grabada.

Para detener la grabación, se debe digitar: Herramientas / Macros / Detener Grabación.  Las instrucciones grabadas se pueden visualizar y modificar (editar), habilitando visual, y buscando en un Modulo del libro donde se grabó la macro.

Veamos un ejemplo: Seleccionar la celda A1, escribir la palabra “Hola”.  Definir el fondo de color amarillo y el color de la fuente (del texto) rojo.

Solución: Para crear una macro que solucione el ejemplo planteado, ingresando directamente el código, se requeriría conocer que instrucciones ingresar.  Para mi, esto no sería posible dado que no me sé las instrucciones necesarias.  Pero puedo crear una macro que haga esto, grabando la operación (Mostrar como se graba).

¿Cómo ejecutar un procedimiento desde Excel?

Se debe digitar los siguientes comandos de Excel:  Herramientas/Macro/ Macros.  Se despliega una ventana que muestra una lista donde estás todas las macros incluidas en el libro de trabajo.  Seleccione la macro de la lista y pulse sobre el botón Ejecutar.  También puede dar doble clic sobre la macro a ejecutar.

Otra forma es insertando un cuadro de texto en la hoja, y a dicho cuadro se le asigna la macro.  Para esto se da clic derecho sobre el cuadro y se selecciona el comando “Asignar Macro”, luego se selecciona la macro a asignar (Mostrar como se hace).

EMPECEMOS  CON LAS INSTRUCCIONES BASICAS

¿Como se identifica una celda?

Excel es una matriz, la cual tiene filas (1,2,3,...65.536) y columnas (A, B, C,...IV).

Una celda puede ser identificada diferentes formas en una macro, de las cuales solo veremos dos:

1. Range(“ColumnaFila”).Select ======>>>> Range(“A1”).Select

2. Cells(Fila,Columna).Select     ======>>>>  Cells(1,1).Select

En el primer caso, se identifica la celda que se encuentra en las coordenadas Fila 1 con Columna A.

En el segundo caso, se identifica la celda que se encuentra en las coordenadas Fila 1 con Columna 1.  En mi opinión esta es la mejor forma, ya que se pueden establecer rangos repetitivos de ubicación de celdas (mas adelante lo veremos).

...