Contenedores De Informacion

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar

P.N.F: Mantenimiento Industrial

Sección IX-MNTTO-1M

Profesor: Participantes:

Fernandez Arlet. Alvarado Rosangela C.I 22.816.418

Galvan José C.I 22.817. 162

Leon Cristian C.I 20.556.376

Marin Marianyelis C.I 24.185.291

Marin Silverio C.I 19.730.403

CIUDAD BOLIVAR, JULIO 2013

CONTENEDORES DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

Las empresas necesitan guardar información sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan éstos con el fin de ser más productivos.

Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas con detallistas, detallistas con consumidores. Todo esto genera grandes volúmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: órdenes de compra, facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos legales, etc. El reto para toda dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extraído, procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.

Desde hace tiempo atrás, el papel ha sido el único medio de comunicación de información para la administración, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información y mejora su precisión y eficiencia. En la actualidad existen numerosos cambios en los mercados, competencias, organizaciones, tecnologías, sociedades y culturas, entre otros, razón por la cual se considera poco pertinente seguir maniobrando bajo el mismo enfoque tradicional.

CONTENEDORES DE INFORMACIÓN EN OFICINAS

Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos en papelerías y centros de suministro que pueden ser más o menos útiles de acuerdo con las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer de la misma, los contenedores de documentos se apoya en los elementos auxiliares tal como se detallan a continuación:

ELEMENTOS AUXILIARES:

• Etiquetas adhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. Pueden utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el pegamento daña el papel.

• Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido.

• Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa, que permite escribir normas de utilización de la carpeta.

• Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja para una serie documental.

CONTENEDORES DE DOCUMENTOS:

• Camisas (de papel), carpetillas (de cartulina) y guardas:

Su utilización es fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Habitualmente se utilizarán las carpetillas de cartulina para guardar los expedientes y las camisas de papel para agrupar documentos dentro de un expediente. etc.).

• Carpetas de anillas (comúnmente conocidos como archivadores A/Z):

Presentan ventajas e inconvenientes. Como ventajas están la posibilidad de ordenar los documentos por separadores y la fijación en la sujeción de los documentos; sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y el deterioro de cantos y orificios cuando no están debidamente reforzados.

• Conjunto de archivadores: Llevan un mecanismo de fijación por presión (miniclys), que hace que los documentos no hayan de ser taladrados, pero tiene el inconveniente de que no pueden contener muchos documentos (medidas 32 cm. de alto x 25 cm. De ancho x 3 cm. de fondo).

• Cajas de archivo (llamadas cajas de archivo definitivo): El sistema más difundido en las oficinas son las cajas de cartón que vienen desmontadas y que se montan en el momento de su utilización.

• Carpetas suspendidas: Es el sistema especialmente recomendado para el archivo de Oficina.

BASES DE DATOS:

Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información (conjunto de datos homogéneo) en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza para recoger grandes cantidades de información.

Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base de datos varía según las necesidades, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos.

Tipos de bases de datos:

* Bases de datos jerárquicos

* Bases de datos en red

* Base de datos relacional

Componentes comunes en las bases de datos:

Las principales características que tienen las bases de datos son las siguientes:

• Independencia de los datos. Los datos no dependen del programa, y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.

• Disminución de la redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de

duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos.

• Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la información, impidiendo su uso a personas no autorizadas.

• Acceso múltiple: Es posible que varios usuarios puedan utilizar la información almacenada en una misma base de datos.

• Protección contra errores: Existen mecanismos de recuperación en caso de fallos del ordenador o del propio usuario.

• Se visualizan normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos.

• Permiten realizar un listado de la base de datos.

• Permiten la programación a usuarios avanzados.

Dentro de las bases de datos se distinguen diversos tipos de objetos, entre ellos cabe destacar los siguientes:

• Tablas: son el objeto más importante de una base de datos, ya que se utilizan para organizar y presentar la información.

• Consultas: la información de las tablas se tratan mediante consultas, que son filtros que empleando un determinado criterio seleccionan la información de una tabla para ser tratada.

• Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios en sí no almacenan la información, sólo permiten acceder a los datos que están guardados en una tabla.

• Informes: se crean para ofrecer una presentación personalizada de una determinada información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y ordenarlos de la forma deseada.

• Programación/macros: los programas de gestión de base de datos ofrecen algún tipo de programación para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de macros, bien a través de un lenguaje de programación que contenga instrucciones específicas para el tratamiento de información estructurada.

• Por último hablamos de la indexación que es una forma de organizar los datos dentro de una base de datos, de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar los datos en general, se hace más fácil su manejo. Sería como un índice dentro de un libro para poder encontrar una información determinada.

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DIGITALMENTE:

Una de las mayores ventajas del uso de la computadora es la posibilidad de almacenar información. Las computadoras pueden guardar información de forma permanente, aún después de apagadas. Esto es posible gracias a los dispositivos de almacenamiento secundario, que permiten guardar información fuera del CPU. El almacenamiento o memoria secundaria hace posible almacenar información y también los programas para tratar los datos y producir la información.

La memoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal de la computadora es volátil, es un lugar provisional de almacenamiento para mantener los archivos que se usan. Cuando se apaga la computadora todo lo que contenía guardada la memoria principal desaparece. Es por esto que se requiere de formas permanentes de almacenamiento para recuperar programas y archivos de datos.

Los dispositivos o unidades de almacenamiento tienen por finalidad satisfacer esta necesidad. Además los usuarios requieren mayores capacidades que las que ofrece la memoria principal de la computadora para almacenar información. La memoria secundaria está representada por el conjunto de dispositivos que permiten el almacenamiento masivo de datos de la computadora. Entre sus características se puede destacar que es más lenta

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