DIAGNOSTICO INICIAL DE PROCESOS

DIAGNOSTICO INICIAL DE PROCESOS

1. OBJETIVO GENERAL

El objetivo primordial de la evaluación inicial de procesos es establecer de una manera clara y cuantitativa el nivel actual de evolución de la organización evaluada en comparación con los estándares que sustentan el desempeño de una Compañía de Clase Mundial (ver numeral 3).

Por tal motivo, es posible encontrar, en algunas ocasiones, calificaciones bajas, pero que realmente reflejan el potencial de desarrollo actual de la organización y es precisamente de esta manera como debe ser concebida y no como un calificativo de gestión que busque detectar los problemas presentes, sino por el contrario, las oportunidades de mejora.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Detectar las áreas y procesos potenciales de desarrollo, dado su grado de desempeño actual y la importancia relativa en la Estrategia de la Empresa.

• Calificar las áreas principales de la organización (ver numeral 4), con el fin de determinar si se encuentran en un estado de fortaleza, turbulencia o debilidad

• Determinar de una manera clara si las actividades de Planeación, Organización, Liderazgo y Control (ver numeral 3), están siendo debidamente ejecutadas.

• Detectar las falencias de la organización con el fin de poder dictaminar qué herramienta de Ingeniería Industrial o Administrativa podría suplir dichas fallas.

• Detectar aquellos procesos en los cuales se estén presentando fallas que afecten, en alguna medida, el desempeño económico, efectivo y eficiente, de la organización

3. TERMINOS DE REFERENCIA

La Evaluación Inicial de Procesos se basa, como ya ha sido indicado, en el contraste permanente de las condiciones actuales de la compañía en referencia a las mejores prácticas implementadas por las Compañías de Clase Mundial (World Class Manufacturing Company), entendiendo por esto, aquellas compañías en las cuales el proceso administrativo es una metodología orientada al ejercicio de la dirección y el autocontrol bajo el desarrollo armónico de las funciones administrativas básicas de: Planeación, Organización, Liderazgo (Dirección orientada a equipos autodirigidos) y Control, a través de un ciclo permanente de retroalimentación en donde las falencias detectadas, por medio de los controles, son seguidas de planes de acción correctivos inmediatos que comienzan nuevamente por la planeación dando inicio a un nuevo ciclo.

Esto acá explícito, hace referencia simplemente a los procesos macros ejecutados por la administración en su labor básica gerencial, más no es una metodología de Mejoramiento o Estandarización formal como lo es el PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) el cual es también tenido en cuenta en la Evaluación Inicial de Procesos. Dichas fases de Planeación, Organización, Liderazgo y Control pueden ser descritas de siguiente manera:

PLANEACIÓN: Función del proceso administrativo que permite identificar las oportunidades de mejoramiento y desarrollo de la organización a través de sus procesos, permitiendo el establecimiento formal de Metas y Objetivos que serán apoyados por las estrategias de la empresa, políticas, procedimientos y métodos, al igual que los recursos (fuentes y usos) necesarios para obtenerlos. Allí podemos encontrar aspectos como:

Misión: Expresa la razón de ser de la organización en todas sus dimensiones, involucrando al cliente como parte fundamental del negocio al igual que los recursos humanos y físicos. Dicho de otra forma, la misión es el conjunto de actividades que se deben realizar para alcanzar la visión definida, una especie de objetivo general dentro del cual se describe toda la dinámica de la organización.

Visión: La visión es ese futuro deseado por la organización, el cual deberá encontrarse dentro de los futuros posibles y no hacer parte de sueños utópicos, como algunas veces se piensa, esto quiere decir, que la visión debe ser retadora y generadora de compromiso, pero a la vez alcanzable. Es ese sueño de la empresa que puede llegar a ser en un período determinado de tiempo, la empresa que queremos que vean nuestros clientes y competidores en el futuro.

Objetivos: En términos de planeación, los objetivos expresan los propósitos definidos, es decir, los resultados deseados en el largo plazo

Metas: Objetivos deseados en el corto plazo, los cuales apoyan los objetivos estratégicos de la organización.

Factores críticos de éxito: Objetivos específicos por área que influyen de manera sustancial en la consecución de las metas y objetivos. Estos deben ser permanentemente controlados y verificar su estado con relación a las metas y objetivos.

Políticas: Conjunto armónico de normas generales de acción encaminadas a orientar la administración de las entidades a favor del desarrollo de sus actividades siempre de acuerdo a los objetivos y planes establecidos.

Procedimientos: Sucesión cronológica de operaciones estandarizadas por la organización para ejecutar las distintas actividades dentro de un marco concreto y especifico, permitiendo a la empresa mantener racionalizados los costos, la calidad y los tiempos de despacho.

Presupuestos: Se expresan en un documento técnico en el que se presenta la organización de los ingresos, y de los costos y gastos estimados de las entidades, correspondientes a un período determinado.

ORGANIZACION: Es la función administrativa que tiene por objeto la obtención, disposición, asignación y distribución de todos los recursos contemplados en la función de planeación, definiendo claramente las distintas relaciones, de acuerdo con la misión, objetivos y planes establecidos. Sus componentes más relevantes son:

Estructura Organizacional: Modelo formal que adoptan las organizaciones y en el que se identifican las relaciones entre funciones, los niveles jerárquicos de poder, las líneas de autoridad y de responsabilidad, al igual que las relaciones que desarrollan dentro de la empresa. Para facilitar la comprensión de dicha estructura es común encontrar el uso de organigramas.

Manuales de Funciones y Procedimientos: Los Manuales de Funciones y de Procedimientos Administrativos y operativos en las organizaciones, son instrumentos que guían las acciones administrativas y operativas, de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Los manuales registran la manera como debe tratarse las operaciones desde su origen hasta su finalización. De ahí que las personas responsables de la administración de los negocios deben preocuparse por la existencia de manuales técnicamente preparados, actualizados, conocidos y aceptados por el personal. Cuando se conciben, diseñan y desarrollan los manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos, debe tenerse en cuenta el sistema de control interno que requiere la organización y vincularlo a los mismos. Esto implica que toda operación a nivel funcional implica una acción a nivel de control interno.

Administración de Personal: Esta función contempla una serie defunciones secundarias de vital importancia como factor de éxito gerencial:

1. Selección: Proceso definido por la administración para enganchar y ubicar el personal de acuerdo a los requerimientos laborales y en cumplimiento del objeto social.

2. Desarrollo: Consiste en estimular técnicamente las cualidades innatas de cada persona para obtener su máxima realización posible en función de su actividad laboral. El desarrollo de personal implica entre otras las siguientes actividades: adiestramiento y capacitación de los empleados en el plano operativo, capacitación a nivel de supervisión y desarrollo de ejecutivos. Adicional a lo anterior se pueden desarrollar planes de desarrollo humano integral que cubran diferentes aspectos (bases académicas, finanzas, mercadeo, ventas, comercio exterior, etc.) que generen una disciplina permanente de aprendizaje y auto superación.

3. Motivación: este aspecto se concreta esencialmente en hacer sentir satisfecho al personal de la organización en los aspectos físico, mental, espiritual, social, material y en general aquellos que puedan enmarcarse dentro del concepto de riqueza o felicidad interior.

4. Administración de salarios: Consiste en un programa de asignación de remuneraciones que pretende determinar el precio adecuado de los salarios de los empleados. Consta normalmente de actividades como: análisis de puestos de trabajo, valoración de tareas o actividades, calificación de méritos y nivel de capacitación entre otros.

LIDERAZGO (DIRECCION ORIENTADA A EQUIPOS AUTODIRIGIDOS): El liderazgo hace posible, mediante la acción y ejemplo del administrador, la realización de las actividades planeadas. En este caso el líder es quien motiva al grupo al logro de las metas y objetivos y a su vez toma decisiones que ejecuta él directamente o que delega entre su grupo, permitiendo y promoviendo el autocontrol que el equipo o individuo deberá hacer a sus actividades para el efectivo cumplimiento de las mismas. Podríamos pensar en que el liderazgo participativo comprende las siguientes actividades:

Comunicación: Proceso que puede ser oral, escrito, visual u otro cuyo fin es facilitar el intercambio de ideas, información y opiniones buscando con ello un determinado comportamiento en el sujeto receptor. Al hacer referencia a comunicación organizacional debemos entender por este proceso como el intercambio permanente de información y toma de acciones orientadas

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