EDI( ELECTRONIC DATA INFORMATION)

EDI (Electronic Data Interchange)

1. Introducción

En la actualidad el uso de tecnologías se ha vuelto imprescindible, es una ayuda constante en diferentes ámbitos, es de suma importancia poseer conocimientos relacionados a los nuevos avances tecnológicos que continuamente se van mejorando y actualizando para poder desarrollarlos en un espacio laboral, social, cultural, es decir, en todo aspecto relacionado a la sociedad.

La importancia que tiene en cada entorno es debido a que las tecnologías agilizan, perfeccionan y optimizan actividades del día a día, sobre todo en ambientes de trabajo o empresas donde se ha avanzado en mejorar los tiempos de respuesta, comunicación entre empresa a proveedor, empresa a cliente y empresas con el mundo. La tecnología juega un rol importante, ha aportado beneficios de gran magnitud a la humanidad, es importante que como sociedad se instruya sobre las TICS, para causar así un impacto positivo en el futuro.

La TIC´S o tecnologías de la información y la comunicación son recursos, herramientas y programas que son utilizados para administrar, compartir y procesar toda la información mediante un soporte tecnológico. Actualmente ofrecen diferentes servicios como correos electrónicos, búsqueda de información mediante un navegador web, banca online, donde es posible visibilizar nuestro dinero y realizar transacciones en cualquier lugar que estemos, sin necesidad de hacer largas filas, optimizando de sobre manera nuestro tiempo. Además, el más utilizado, el comercio electrónico, que sólo necesitas de internet y un navegador web desde cualquier aparato electrónico. El comercio vía internet, incrementa de sobre manera la demanda y oferta, en un ambiente sumamente competitivo, donde se puede encontrar diferentes productos a distintos precios sin necesidad de estar presencialmente en la tienda.

Debido a la gran masificación de las comunicaciones a nivel global, en donde todos nos podemos comunicar de forma más rápida. Se van creando múltiples plataformas, aplicaciones y software para simplificar y ejecutar de manera más eficiente los sectores de producción en empresas.

Dentro de las Tics existen ciertos softwares que ayudan a mejorar la comunicación dentro de una operación, uno de ellos es el EDI, que por sus siglas en inglés quiere decir Electronic Data Interchange, en español se traduce como Intercambio Electrónico de Datos. Se encarga de la comunicación entre empresas, ya sea, electrónica o estándar, usualmente, abarcan empresas de tipo mayoristas (B2B).

A continuación, se dará a conocer más información acerca del intercambio electrónico de datos, su definición, para que se utiliza, la función y el rol que cumple dentro de una organización, el campo de aplicación, los métodos utilizados, y todo lo relacionado a las EDI.

1. ¿Qué es EDI?

• El Edi o intercambio electrónico de datos es un tipo de software encargado de que fluya la comunicación de información entre empresas, generalmente entre B2B y del sector de producción que hacen uso de este medio.
• Permite el intercambio de documentos normalizados entre los diferentes sistemas informáticos de quienes participan en una negociación comercial.
• El carácter normalizado de estos documentos, es lo que diferencia del resto, dado que abarca: Pedidos, facturas, inventarios, catálogos de precios, albaranes, entre otros. Pueden intercambiarse electrónicamente con distintos interlocutores debido al lenguaje común que permite que diferentes sistemas interactúen entre sí.

1. ¿Cuál es su funcionalidad?

• La función principal es la estandarización de la comunicación, esto reduce de sobre manera la cantidad de documentos que se intercambian, mediante el uso de mensajes que se utilizan durante la transacción de una operación.
• Automatizan la integración de los sistemas internos de gestión o ERP´s.
• Generan soluciones que automatizan la generación, envió y registro de cualquier transacción electrónica, interactuando directamente con la ERP.

1. ¿Para qué lo usan las empresas?

• Las empresas utilizan este software para comunicarse durante la transacción de un procedimiento entre empresas y proveedores o clientes, en los cuales se detallan la factura, los detalles del pedido.
• Generalmente EDI, está integrado a un sistema ERP el cual puede empezar inmediatamente la recogida de pedidos y enviar directamente las facturas a contabilidad sin necesidad de tanto papeleo que anteriormente se hacían así, con este nuevo sistema se agilizan los pedidos, el tiempo de respuesta y se mejora no sólo la comunicación entre ambas organizaciones, sino que también la logística esencial de la empresa.
• Optimizan los procesos administrativos, de gestión obteniendo a su vez mejoras en la reducción de tiempos de procesamiento, incremento en seguridad y reducción de costes.
• Los pedidos, facturas, avisos de expedición, inventarios, etc. Son procesados sin la necesidad de la intervención de un operador, es decir que los genera automáticamente.

1. Campos de aplicación

• Los principales campos de aplicación son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, administrativa o cualquier otro tipo de información estructurada en operaciones de comercio en el que exista despacho o llegada de mercancías.
• Se puede aplicar a ciertas entidades que posean un sistema ERP o software.
• Usualmente lo utilizan empresas mayoristas los cuales requieren de la tecnología para hacer más expedito las ordenes y entregas de los productos.
• Esto disminuye el papel y tareas administrativas, lo que incrementa la eficiencia de las operaciones más comunes de la empresa.
• Mejora las relaciones con agentes externos

1. Sintaxis, lenguaje, métodos de comunicación

1. Sintaxis.

• Edi proporciona normas de sintaxis que definen los documentos electrónicos, es decir, mensajes EDI de uso global.
• EDIFACT o intercambio electrónico de datos para la administración, comercio y transporte se basa en normas y documentos que son desarrollados por las ISO 9735.
• Facilita labores administrativas a nivel internacional.

1. Lenguaje.

• Para hacer uso del EDI es necesario contar con un lenguaje estándar. Cuando se hace uso de un intercambio de información electrónica se requiere de un lenguaje estandarizado, el cual utilizan tanto emisor como receptos. Existen diferentes estándares como X12, XML, EDIFACT, entre otros. Los cuales estructuran los mensajes.
• El software EDI, emisor y receptor del producto y/o servicio deberán contar con la instalación de EDI para poder construir y gestionar los mensajes conforme al estándar en que se realicen las operaciones.

1. Métodos de comunicación.

• Las redes de comunicación requieren de sistemas seguros y adaptados para cada tipo de transacción. Existen muchas opciones, si bien las más utilizadas son VAN o redes de valor añadido. Se tratan de redes privadas con altos niveles de seguridad y control, que monitorizan el correcto envió y recepción de los mensajes para que no surjan eventualidades que puedan interrumpir la comunicación.

1. Conclusión

El intercambio electrónico de datos surge debido a la necesidad de integrar diferentes documentos que son precisados en una transacción, esto fue la base para que creciera y se impulsaran otros aspectos los cuales son cubrir los matices comerciales de una organización para mejorar en las compras, ventas, facturas, anticipos, inventarios, ámbitos financieros, contables, o cualquier otro campo en los que se pudiera aplicar para mejorar la comunicación entre emisor y receptor.

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