EL INVENTARIO

1: ENSAYO DEL VIDEO TRAINING INVENTARIOS

El siguiente ensayo trata de cómo se manejan los inventarios en un almacén de cadena.

Vamos a mirar cómo se realiza un inventario físico:

¿QUE ES UN INVENTARIO FISICO?

Un inventario físico es el recuento de las mercancías existentes en las tiendas a determinadas fechas.

¿PARA QUE SIRVE UN INVENTARIO FISICO?

1: para determinar el valor en pesos de la mercancía que tenemos en existencias.

2: al conocer el valor total de las mercancías podemos determinar la utilidad o pérdida que tuvimos durante el año.

3: para conocer las diferencias de un producto al compararlo contra el inventario contable y hacer los ajustes necesarios.

¿QUIENES PARTICIPAN EN UN INVENTARIO FISICO?

Todo el personal a exención de aquellos que por su bajo nivel de estudio se le dificulte leer o escribir.

¿CÓMO PARTICIPAMOS EN UN INVENTARIO FISICO?

Como contadores, supervisores y auditores.

Los contadores son aquellos empleados que tienen poca experiencia en el levantamiento de un inventario.

Los supervisores son aquellos empleados que ya tienen experiencia y tienen un sentido alto de responsabilidad.

Los auditores es el personal administrativo jefes y subjefes de departamentos, gerentes y subgerentes de tienda.

El horario para realizar los inventarios es de 9:00pm a 7:00am esa noche la empresa proporcionara los alimentos en un receso de media hora.

LOS PROCESOS DE PREPARACION Y RESPONSABILIDAD DE CADA UNO DE LOS PARTICIPANTES QUE BAMOS A VER A CONTINUACION:

• Preparativos para inventarios físicos en bodegas de abarrotes y variedades.

• Preparación para elaborar el pre listado.

• Preparación de góndolas de barrotes y variedades, vitrinas y congelación de lácteos.

• Preparativos de gerencia de ventas para el levantamiento de inventario físico en piso de ventas.

• Obligaciones del responsable de mesa de control.

• Las responsabilidades de un contador y supervisor de inventarios en piso de ventas.

• Responsabilidad del auditor del área.

2: LECTURA NUMERAL B.

CONTROL

Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS

EQUILIBRIO. A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

DE LOS OBJETIVOS. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido.

DE LA OPORTUNIDAD. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectuara el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

DE LAS DESVIACIONES. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

DE EXCEPCIÓN. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

DE LA FUNCIÓN CONTROLADA. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL

Reflejar la naturaleza de estructura organizacional.

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar.

Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.

Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles crean confusiones.

Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de valor estratégico.

CONSIDERACION PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL

Tipos de medición. Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que pueden ser:

ESTÁNDARES HISTÓRICOS. Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización.

ESTÁNDARES EXTERNOS. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización.

ESTÁNDARES DE INGENIERÍA. Se refiere a la capacidad de las máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes.

EL NÚMERO DE MEDICIONES. El número de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a cómo y cuándo ejecutarlo.

AUTORIDAD PARA ESTABLECER MEDIDAS Y ESTÁNDARES. Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas.

FLEXIBILIDAD DE LOS ESTÁNDARES. Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.

FRECUENCIA DE LA MEDICIÓN. La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas.

DIRECCIÓN DE LA RETROALIMENTACIÓN. La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia.

TIPOS DE INVENTARIO

Con la empresa encarrilada los inventarios nos servirán para evitar los golpes a nuestra producción debida las fluctuaciones del mercado tanto el de compras (insumos) como el de ventas (productos). A continuación se presentan diferentes tipos de clasificación de inventarios de acuerdo con diferentes puntos de vista o de acuerdo con lo que controlan.

En las empresas manufactureras hay cuatro tipos de inventarios:

MATERIA PRIMA

Comprende todas clases de materiales comprados por el fabricante y que puede someterse a otras operaciones de transformación o manufactura antes de que puedan vender como producto terminado.

PRODUCTOS EN PROCESO DE MANUFACTURACION

Consiste en la producción parcialmente manufacturada; y su consto comprende materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación (o carga fabril) que les son aplicables.

PRODUCTOS TERMINADOS

Lo constituyen todos los artículos fabricados que están aptos y disponibles para su venta.

SUMINISTRO DE FABRICA O FABRICACION

Este se distingue del inventario de materiales, porque los materiales pueden asociarse directamente con el producto terminado y llega a convertirse en partes del y son utilizados en cantidades suficientes para que sea practico asignar su costo al producto.

LA FINALIDAD DE LOS INVENTARIOS

Constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones

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