El uso de medios electrónicos para la conservación de los documentos

TRABAJO DE HORARIO EXTERNO

¿Qué tipo de oficina es?

Es una oficina privada de Ortopedia localizada en la Avenida Degetau en o Caguas. Se especializa en cirugía ortopédica de extremidades.

¿Qué medios electrónicos utilizan para la conservación de documentos?

Utilizan la computadora.

¿Qué programa de aplicaciones utiliza?

Utilizan el programa Secure Claim. La secretaria me indicó que era como una nube que decía todos los datos del paciente.

¿El sistema de archivo es electrónico, manual o combinación de ambos?

Solo utilizan el sistema de archivo electrónico para los datos del paciente. En los archivos manuales solo esta el expediente médico del paciente.

¿Qué sistemas de clasificación de documentos utilizan en sus archivos?

Utilizan el sistema numérico para los expedientes manuales igual que para el electrónico.

¿Utilizan algún programa de base de datos? ¿Cuál? ¿Para qué lo utiliza?

La secretaria me indicó que el programa ya les facilitaba introducir los datos del paciente porque ya estaban distribuidos por asunto.

¿Tienen sistemas de colores para los archivos? ¿Cómo se utiliza el color en esos sistemas?

Noté que había colores en las carpetas. Ella me indicó que ellas venían así y que las tenían de muchos anos porque suelen reciclarlas continuamente.

¿Cómo tienen organizado el archivo?

Las carpetas con los expedientes del paciente están organizadas en un archivo lateral.

¿Qué tipo de sistema de archivo utilizan: numérico, geográfico, alfabético o por asunto?

Utilizan el sistema numérico.

¿Cómo rotulan las carpetas manuales o electrónicas?

Las rotulan de manera manual con marbetes removibles.

¿Cómo organizan el índice manual o electrónico para esos sistemas?

En las carpetas lo hacen de manera manual en orden numérico y en el sistema electrónico solo introducen el número de record o si el paciente no tiene su número de record, introduce sus apellidos y su nombre para obtener el número de record y así localizar su expediente.

¿Cuál es el procedimiento para prestar documentos?

El paciente tiene que llenar un documento de la Ley Hippa y eso tiene un costo. Solamente lo pude obtener el paciente o una persona autorizada por el mismo.

¿Utilizan un sistema de seguimiento? ¿Cuál?

Ella me dijo que sacaban todos los pacientes citados de la semana para confirmar citas y así facilitar su trabajo y ahorrar tiempo.

¿Tienen medidas establecidas para controlar el acceso a información contenida en archivos electrónicos?

Si, cada empleado tiene la clave de acceso para entrar al sistema y una llave para los expedientes.

¿Qué medidas tienen establecidas para proteger los documentos en formatos electrónicos

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