Documentos Electronicos

FACTURA ELECTRÓNICA

Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.

Aspectos Generales.

La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

Una factura electrónica se construye en 2 fases:

• Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.

• Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma.

Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

• Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y

• Que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.

Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.

LA FACTURA ELECTRÓNICA COMO EVOLUCIÓN DE LA FACTURA TRADICIONAL.

Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.

En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia.

Beneficios de la factura electrónica.

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.

• Ahorro en el gasto de papelería.

• Facilidad en los procesos de auditoría.

• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

• Menor probabilidad de falsificación.

• Agilidad en la localización de información.

• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.

• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

• Reducción de costes.

• Mejora de la eficiencia.

• Aumenta la seguridad documental.

• Reducción en tiempos de gestión.

• Mayor agilidad en la toma de decisiones.

• Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.

• Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del fechador).

• Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión

• Obtención de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.

• Contabilidad automatizada.

• Facilidad para el cálculo de impuestos.

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

FACTURA ELECTRONICA EN GUATEMALA.

La Factura electrónica es un modelo de facturación autorizado por la SAT, que permite resguardar los datos del documento en forma electrónica, evitando así la copia impresa. Dentro del servicio se incluye el resguardo, custodia, emisión, transmisión y control de todos los documentos tributarios autorizados por la SAT.

Tiene la misma funcionalidad y soporte que las facturas en papel, cumple con los mismos requisitos fiscales y legales.

La Factura Electrónica en Guatemala utiliza los estándares definidos por la SAT dentro del Acuerdo de Directorio Número 08-2011 y sus especificaciones técnicas posteriores.

QUE ES LA E-FACTURA

E-Factura, es un servicio autorizado por la SAT para la emisión, transmisión, conservación, almacenamiento, y control de facturas, notas de crédito y notas de débito por medios electrónicos.

CARACTERISTICAS

• Eficiente: Ayuda a realizar el proceso de facturación fácilmente.

• Transparente: El usuario no cambia nada para operar las facturas.

• Flexible: Puede modificarse para acoplarse a sus necesidades.

• Seguro: Niveles de seguridad para que la información no sea alterada.

• Disponible: Permite encontrar facturas inmediatamente.

• Ecológico: Contribuye en el impacto ambiental

LA FIRMA ELECTRÓNICA

Definición.

La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido. Ejemplos:

• Firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en una tienda.

• Marcando una casilla en una computadora, a máquina o aplicada con el ratón o con el dedo en una pantalla táctil.

• Usando una firma digital.

• Usando usuario y contraseña.

• Usando una tarjeta de coordenadas.

• Una firma electrónica crea un historial de auditoría que incluye la verificación de quién envía el documento firmado y un sello con la fecha y hora.

En Guatemala, la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas (Decreto 47-2008), fue publicada en el diario oficial el 23 de septiembre de 2008. El Ministerio de Economía de ese país tiene bajo su responsabilidad el regular este tema, y abrió en el mes de Junio de 2009 el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación, publicando su sitio web con copia de la ley e información importante sobre el tema.

La Firma Electrónica Avanzada "Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa.

Por sus características, la Fiel brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los contribuyentes, con su uso se puede identificar al autor del mensaje y verificar no haya sido modificado.

Su diseño se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (o PKI por sus siglas en inglés: Public Key Infrastructure) en donde se utilizan dos claves o llaves para el envío de mensajes:

• La "llave o clave privada" que únicamente es conocida por el titular de la Fiel, que sirve para cifrar datos; y

• La "llave o clave pública", disponible en Internet para consulta de todos los usuarios de servicios electrónicos, con la que se descifran datos. En términos computacionales es imposible descifrar un mensaje utilizando una llave que no corresponda.

La Firma Digital es un método criptográfico que

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