Los Documentos Electronicos Deben

INTRODUCCION

Los documentos electrónicos deben ser entendidos como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. Las hojas de cálculo u hojas de trabajo en papel, han sido utilizadas por profesionales del área de Administración Empresarial desde hace muchos años.

Las hojas electrónicas de cálculo o computarizadas son de origen más reciente, ya que fueron introducidas como una aplicación para microcomputadoras.

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DESARROLLO

INTRODUCCION AL SOFWARE DE PRODUCCION A DOCUMENTO ELECTRONICOS

Entendemos por documento electrónico archivístico el documento generado o producido por cualquier persona o entidad en el desarrollo de la gestión de sus intereses y que ³ha sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o tratado por un ordenador´

La esencia de los documentos orgánicos radica en el entorno organizativo en el que han sido creados o lo que es lo mismo su procedencia, en este sentido la génesis de un documento orgánico consignado en soporte electrónico y un documento convencional en papel obedecen a las mismas necesidades de gestión, pero hay una serie de características sustanciales en los documentos electrónicos que difieren de los documentos convencionales:.

Los documentos electrónicos se consignan en soportes, magnéticos u ópticos y su información representada por códigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos.

Las tecnologías que intervienen en la generación de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas.

Carácter multiforme de la información electrónica, con introducción en los documentos de información generada a partir de distintas aplicaciones informáticas.

La localización física de los documentos electrónicos nos es dada por los sistemas informáticos (pistas, sectores...)

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS DIVERSOS

Algunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado los estándares literarios.

Sin embargo, siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos, las herramientas para la producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redacción. Gracias a ellas, se puede manejar la creación de documentos de texto “como un proceso” a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras detalladas a la estructura de las oraciones y el uso de las palabras. Después de la revisión de la estructura general del documento, se ajustan los detalles ortográficos, gramaticales y de vocabulario (por medio deprograma de corrección ortográfica).

Luego, el programa de corrección gramatical indica la manera correcta en la que deben estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario.

Para hacer más clara y vivaz la redacción se utiliza el diccionario de Sinónimosel cual presenta “sinónimos” y “antónimos”.

Finalmente, la Característica de búsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un término que resulte problemático. Se puede elegir su conservación o su corrección. Igualmente, la característica de buscar y reemplazar es útil cuando se desea sustituir una palabra o frase por otra.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS MERCANTILES O DE OTRA ÍNDOLE.

Las modernas técnicas de impresión permiten producir a bajo costo hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, librerías y puestos de periódicos y revistas. El software de producción de documentos consta de herramientas de formateo como plantillas, asistentes, fuentes, estilos, marcos e imágenes predeterminadas, todas las cuales posibilitan la producción de documentos profesionalmente formateados e ilustrados.

Plantilla: es un documento pre formateado en el que se inserta texto. Los valores de formato como: márgenes, interlineado, fuentes de títulos, y cuerpo tipográfico han sido predeterminados profesionalmente.

Fuente: es un tipo o estilo de letras, diseñadas por tipógrafos o artistas. El software de producción de documentos suele incluir muchas fuentes.

Estilo: es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia.

Tamaño de fuente: 16 pto, Fuente: Arial y Alineamiento: Centrado, se obtendrá el mismo resultado si se aplica el estilo Título.

Marco: es un recuadro alrededor de texto o gráficos, generalmente un título o una tabla.

Imágenes predeterminadas: son figuras o ilustraciones grabadas en formatos diversos tales como: mapas de bits, imágenes GIF e imágenes JPEG, las cuales se utilizan para complementar el texto o ilustrar presentaciones.

ANÁLISIS

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