Equipo Virtual

EQUIPO VIRTUAL

Un equipo virtual es un grupo de trabajo real. Las personas son reales y el trabajo es real. La palabra virtual hace referencia a un espacio de trabajo que, la mayor parte del tiempo, se crea a través de una comunicación que no es cara a cara sino por correo electrónico, mensajes de voz, teléfono, soporte informático del grupo o videoconferencia.

La mayoría de estos equipos incorporan algún nivel de interacción personal. Muchos celebran conjuntamente una primera reunión general para luego reunirse sólo en momentos clave durante el desarrollo de un proyecto.

En nuestro tiempo, los equipos virtuales han permitido que las corporaciones ofrezcan servicios a nivel global. Gracias a ellos, una compañía puede permanecer abierta las 24 horas del día, y responder a las demandas de un cliente al cabo de unas horas. A menudo, son más dinámicos y fluidos que aquellos que comparten el mismo espacio físico.

Sin embargo, para obtener un máximo rendimiento de los equipos virtuales, es necesario tener en cuenta una serie de desafíos específicos que provienen de la diversidad de sus integrantes y del hecho que los miembros no estén físicamente juntos (e incluso tal vez no se encuentren en la misma zona horaria).

CÓMO HACER FUNCIONAR LOS EQUIPOS VIRTUALES:

No hay nada como el contacto cara a cara

En lo posible, señala lainvestigación del MIT, todo equipo debe incluir algunas personas que se hayan conocido en persona. La química es fundamental para arrancar con el pie derecho.

2) Los contactos, una fuente esencial de información

En muchos casos, los equipos virtuales acaban funcionando como unidades aisladas del resto la organización. Así, les resulta difícil acceder a la información vital que se genera y circula por fuera del grupo.

Para superar este inconveniente, señalan los expertos del MIT, una buena alternativa consiste en incluir a algunas personas con fuertes contactos en otras áreas de la organización. Nokia, por ejemplo, incentiva explícitamente a que sus empleados desarrollen una sólida red de contactos dentro y fuera de la empresa.

3) Organización de trabajo en módulos

Los equipos globales tienen la ventaja de trabajar las 24 horas. Cuando las oficinas de Londres cierran sus puertas, los trabajadores de Tokio empiezan su tarea.

Sin embargo, esta potencial ventaja puede convertirse en un lastre si, en el esquema de organización del trabajo, las distintas unidades geográficas son demasiado dependientes unas de otras.

El problema: los trabajadores londinenses no podrán avanzar hasta que sus colegas japoneses hayan terminado su parte del trabajo. Esta clase de inconvenientes no sólo genera ineficiencias sino también fricciones entre las distintas unidades geográficas.

Por lo tanto, advierten losinvestigadores del MIT, el trabajo debería organizarse de modo tal que cada unidad avance independientemente para, al final, "ensamblar" los distintos aportes en el producto terminado.

4) Crear un sitio online donde el equipo pueda compartir sus ideas

Los equipos virtuales exitosos tienen un sitio online las 24 horas donde los miembros pueden informar sobre sus avances, conocer el estatus del trabajo de sus colegas de otros países y compartir ideas para mejorar el proyecto.

5) Canales formales de comunicación

Una comunicación fluida entre los miembros del equipo global es fundamental para la coordinación del proyecto. No obstante, también existen riesgos de que los intercambios se vuelvan caóticos. Imagine si usted recibe dos emails de dos jefes distintos con dos órdenes opuestas. ¿A cuál obedecer?

Para evitar estos inconvenientes, British Petroleum desarrolló una serie de reglas que establecen, por ejemplo, quién debería recibir cada email, quiénes deberían ser "copiados" en cada mensaje, cuál es el tiempo aceptable de respuesta, etc.

6) Reserve los equipos virtuales para proyectos interesantes y desafiantes

Si bien todos los proyectos bajo cualquier modalidad de trabajo deberían ser desafiantes, esto es incluso más importante para el buen desempeño de los equipos virtuales donde suele no existir una supervisión estrecha.

La experiencia indica que los miembros de equipos con proyectos"aburridos" van reduciendo gradualmente su compromiso, posteando cada vez menos ideas en la cartelera virtual y alargando los plazos de cumplimiento de objetivos.

7) Utilice voluntarios

No cualquiera puede adaptarse al trabajo virtual. Por lo tanto, a la hora de construir el equipo, siempre es bueno que éste contenga un alto porcentaje de voluntarios. Las personas que han elegido libremente participar de esta forma de organización del trabajo, tienen más probabilidades de mantener la motivación y compromiso hasta el final.

UTILIDADES PARA EL EQUIPO VIRTUAL:

Utilidades para teletrabajo

Herramientas de comunicación

Recomendado: Skype Gratuito

Alternativas: Gizmo, Jajah, Google Talk, VoIpBuster…

Lo primero que deberemos suplir en un equipo virtual será la comunicación, esto no es una tarea fácil pero con herramientas cómo Skype ó VoIpBuster podremos experimentar sensaciones parecidas, en especial Skype que nos permitirá conversaciones de audio, mensajería instantánea, videoconferencias, transeferencia de ficheros y llamadas convencionales.

También tenemos un amplio abanico de utilidades que realizan una ó más tareas de las citadas de manera independiente.

Presentaciones

Recomendado: GotoMeeting Servicio de pago

Alternativa: Powwow Gratuito

Bueno ya supuestamente hemos solucionado el problema de la comunicación con Skype o una herramienta similar, pero nos encontramos con un problema muy común: queremos compartir algo de nuestra pantalla; un diseño, un pantallazo o una serie de páginas.

Tal vez estes pensando en neetmeeting o alguna otra solución más anticuada, pero la verdad hoy en día hay soluciones más sencillas que no requieran de configuraciones de puertos o de la ayuda de un departamento técnico.

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