FACES DE UNA AUDITORIA

1. INICIO DE LA AUDITORIA

1.1. Análisis General - Preauditoría

Consiste en efectuar un "Análisis General" de la entidad a auditar, de tal forma que el equipo de auditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos, funcionamiento, otros aspectos al interior de la misma y de su entorno.

Para obtener un adecuado entendimiento de la entidad a auditar, es importante considerar los aspectos siguientes:

- MARCO JURÍDICO EXTERNO.

El análisis del aspecto jurídico externo de la entidad, comprende toda la base legal sobre la cual se fundamenta la existencia de la misma, regulando su ámbito de acción y sus relaciones con otras entidades.

- NORMATIVIDAD INTERNA

La constituye toda la documentación interna generada por la entidad, tales como: Reglamentos, Acuerdos de Concejo, de Juntas Directivas, del Titular de la entidad, Actas de Comités, Resoluciones, Instructivos, etc.

- ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL

La Arquitectura Organizacional, se concibe como el modelo de gerencia adoptado por cada entidad, para el desarrollo de sus funciones, en concordancia con los fines institucionales establecidos; la cual está constituida por los siguientes componentes:

1. IDEAS RECTORAS (VISION, MISIÓN, PRINCIPIOS Y/O VALORES).

a) VISIÓN

Consiste en desarrollar un sentido del destino que la entidad reconozca como propio y ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para su logro.

b) MISIÓN

Representa la razón fundamental para la existencia de la entidad. Se le conoce también con el nombre de propósito.

c) PRINCIPIOS Y/O VALORES

Describen el modo en que la entidad se propone operar día a día para alcanzar su visión. Son pautas de conducta recíproca, apreciación de los usuarios, la comunidad y proveedores / suministrantes, los límites que se imponen.

2. OBJETIVOS Y METAS

Son los fines hacía los cuales se dirige una actividad. Representan el fin hacía el que se encamina la entidad.

3. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

Consiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la población, usuarios, etc., en forma directa o indirecta.

4. TEORIA, METODOS Y HERRAMIENTAS

Involucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes fases del proceso administrativo, las cuales están contenidas en: Planes de desarrollo y/o Estratégicos, Planes Operativos, Estudio del Entorno, Programas y/o Proyectos claves, Estructura Organizacional, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos, Manuales Técnicos, etc.

5. MEJORAS TECNOLÓGICAS U OPERATIVAS

Consisten en aquellos cambios metodológicos, técnicos y tecnológicos, orientados a dinamizar los procesos y controles establecidos por la entidad.

6. ESTRUCTURA FINANCIERA

Se refiere al estudio y análisis de los Informes de Liquidación Presupuestaria, Presupuestos, Estados Financieros, Cartera de Cuentas Corrientes, Costos de Operación, etc.

7. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Describe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta, que entre otros podrían ser: Producción, comercio, industria, servicios públicos, etc.

8. CONCLUSIÓN DE LA ETAPA DE ANÁLISIS GENERAL

En conclusión el análisis general requiere de una concentración de esfuerzo en el conocimiento y comprensión a través del estudio y análisis de la información y documentación solicitada a la entidad y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que deberá elaborarse narrativas que describan una síntesis de cada uno de ellos.

Este conocimiento se amplía con la utilización de entrevistas y/o cuestionarios.

Después de efectuar el análisis de los aspectos señalados, cada uno de los auditores responsables de los temas asignados, hará una presentación a los demás miembros del equipo con el fin de que todos tengan conocimiento de la entidad; siendo el Jefe del equipo quien consolidará la información presentada de la manera siguiente:

• Rol y posición de la entidad auditada.

• Objetivos de la entidad.

• Funciones desarrolladas.

• Estructura Organizativa.

• Recurso humano con que cuenta y sus costos.

• Presupuesto Financiero, detallando sus fuentes y usos.

• Conocimiento del Entorno: Describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta.

• Identificación de Líneas de Examen Preliminar.

Finalmente se elaborará un informe el cual se denominará Plan de Examen Preliminar y deberá de contener el siguiente esquema:

• Introducción

• Análisis General de la Entidad

• Identificación de Líneas de Examen Preliminar (LEPA'S)

• Identificación de Fuentes de Criterio

• Identificación de Criterios Generales de Auditoría

• Planificación del Examen Preliminar

• Lista de Proyectos

• Objetivos

• LEPA'S del Proyecto

• Cronograma de Actividades

• Anexos

1.2. Objetivos de la Auditoria

La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente. El alcance es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la auditoría.

Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria.

Los siguientes son ejemplos de objetivos típicos:

a) Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del auditado.

b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido apropiadamente.

c) Identificar las áreas de mejora potencial.

d) Evaluar el SGC de una organización cuando existe un deseo de establecer una relación contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarial.

Una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados.

La auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que:

• Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoría.

• Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditoría.

• Existe una cooperación adecuada por parte del auditado.

1.3. Alcances de la Auditoria

El alcance describe la todo el sistema de gestión de calidad, procedimientos, y de todos los apartados de la norma de calidad aplicada para la implantación del sistema así como la información relativa a documentación legal y administrativa de la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicación física, actividades organizacionales, y la forma de realizar los informes.

El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditoría. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoria debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder.

Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido.

2. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

2.1. Plan de auditoría

Un plan de auditoria debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y aprobar dicho plan. Es presentado por el auditor líder y el auditado.

El plan debe incluir:

a) Los objetivos y alcance de la auditoria,

b) El criterio a ser usado para la realización de la auditoría,

c) La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas,

d) La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.

e) Identificación de los aspectos de calidad que son de alta prioridad.

f) Identificación de los documentos de referencia.

g) El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.

h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria.

i) El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.

j) Requerimientos confidenciales.

k) El contenido, formato y estructura del informe.

2.2. Asignación del equipo Auditor

Es una función realizada por el auditor Líder.

- Auditor líder

El auditor líder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma.

Adicionalmente, el auditor líder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir:

a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditoría.

b) Obtener la información de respaldo relevante como ser los detalles

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