GUIA PARA CENEVAL INFORMATICA

A 1. Análisis de la arquitectura de la organización.

Identificar las funciones genéricas de la organización.

• Una Organización es una ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objeto específico. Tiene tres características principales:

• Cada uno tiene un propósito definido.

• Están compuestas por personas.

• Desarrollan algún tipo de arreglo estructural sistemático que define y delimita el comportamiento de sus miembros.

(Administración Teoría y Práctica, Stephen p Robbins, Pág. 3)

Principales funciones organizacionales:

Ventas y Marketing

Vender los productos y servicios de la organización. El mercadeo tiene como objetivo principal favorecer el intercambio entre dos partes de modo que ambas resulten beneficiadas. Según Kotler, se entiende por intercambio: “El acto de obtener un producto deseado de otra persona, ofreciéndole algo a cambio”. Para que esto se produzca, es necesario que se den cinco condiciones:

• Debe de haber al menos dos partes.

• Cada parte debe de tener algo que supone valor para la otra.

• Cada parte debe ser capaz de comunicar y entregar.

• Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta.

• Cada parte debe creer que es apropiado.

Manufactura:

Producir bienes y servicios. La fabricación se produce bajo todos los tipos de sistemas económicos. Es una economía capitalista, la fabricación se dirige por lo general hacia la fabricación en serie de productos para la venta a consumidores con una ganancia. En una economía colectivista, la fabricación esta frecuentemente dirigida por una agencia estatal. En las economías modernas, la fabricación discurre bajo algún grado de regulación gubernamental. La fabricación moderna incluye todos los procesos intermedios requeridos para la producción y la integración de los componentes de un producto. El sector industrial está estrechamente relacionado con la ingeniería y el diseño industrial. El proceso puede ser manual (origen del término) o con la utilización de las máquinas. Para obtener mayor volumen de producción es aplicada la técnica de la división del trabajo, donde cada trabajador ejecuta sólo una pequeña porción de la tarea. Así se especializa y economiza movimientos, lo que va a repercutir en una mayor velocidad de producción.

Finanzas:

Administrar los activos financieros de la organización. Las finanzas son una derivación de la economía que trata el tema relacionado con la obtención y gestión del dinero, recursos o capital por parte de una persona o empresa. Las finanzas se refieren a la forma como se obtienen los recursos, a la forma como se gastan ose consumen, a la forma como se invierten, pierden o rentabilizan. La función finanzas se preocupa de dos aspectos fundamentales: determinar las fuentes necesarias para obtener recursos y luego asignarlos eficientemente para los diversos usos múltiples y alternativos dentro de la empresa. En otras palabras, trata de obtener dinero y crédito al menor costo posible, para lograr su máximo rendimiento u optimización de recursos. Las finanzas estudian múltiples aspectos y elementos relacionados con todo el proceso de la obtención y administración del dinero o capital. Las finanzas buscan mejorar las fuentes de las que se obtiene dinero y busca optimizar su utilización, que se puede derivar en su gasto o inversión.

Contabilidad:

Mantener los registros financieros de la organización (recibos, desembolsos, cheques de nomina, etc.); llevar el registro de flujo de fondos. También se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistémica y útil para las distintas áreas de la empresa. Es una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas entidades. Otros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economía, y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. El producto final de la contabilidad son todos los estados financieros o contables que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

Recursos Humanos:

Atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organización, mantener los expedientes de los empleados. Los principales fines que persigue la planificación de personal son los siguientes:

1. Utilizar lo mejor posible los recursos.

2. Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.

3. Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del negocio.

(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Información Gerencial, Pág. 11)

Diagnosticar las necesidades generales de la organización

Detectar las oportunidades de mejora para la implementación de tecnologías de información y comunicación

Levantar los requerimientos informáticos de la organización.

Como podemos apreciar, el proceso de adquisiciones comienza con la etapa de definición de requerimientos, que se origina con una necesidad o solicitud generada por alguna unidad de la organización. Entonces, en términos prácticos, esta etapa consistirá en generar una definición clara y precisa de los aspectos más relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar, es decir, se trata de explicar qué, cómo, cuándo y dónde se quiere adquirir. Para realizar esta definición será necesario tener muy claras las necesidades que originan el requerimiento. No hay que olvidar que detrás de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad de la organización, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente.

¿Por qué es tan importante definir los requerimientos?

Una buena definición de requerimientos facilitará el ajuste entre el objetivo de la compra y su resultado. Al mismo tiempo, permitirá contar con criterios objetivos y explícitos con los cuales realizar la evaluación de ofertas. Todo esto contribuirá a evitar que luego utilicemos mal los recursos, en procesos de compra cuyas posibilidades de éxito son limitas. Es decir, una buena definición de requerimientos nos ayudará a ser: Eficaces, pues explicar bien qué queremos y cómo los queremos nos ayudará a satisfacer los objetivos de la organización.

Transparentes, ya que permitirá que todos los actores cuenten con la información necesaria para participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos de compra.

Eficientes, ya que ayudará a reducir el riesgo de que destinemos recursos en procesos de compra que no lleguen a ninguna parte.

¿Cómo definir los requerimientos?

Entonces, si la definición de los requerimientos es una etapa tan relevante será necesario poner mucha atención en los aspectos claves que determinarían el éxito de esta parte del proceso. Para esto:

• Enfóquese en las compras importantes

• Haga participar al usuario

• Consulte a sus partes, expertos y proveedores

• Defina las características claves del producto o servicio

• Registre y utilice información de las adquisiciones

• Redacte bases técnicas o términos de referencia.

(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Información Gerencial, pag.47)

A 2. Análisis de los sistemas de información de la organización

Los sistemas de información se pueden definir técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados, que reúne, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos.

Funciones de un sistema de información

• Entrada: Captura o recolección de datos en bruto del interior de la organización o de su entorno externo, para ser procesados en un sistema de información.

• Procesamiento: La conversión, manipulación y análisis de entradas brutas para darle una forma que tenga más sentido para los humanos y esta pueda ser entendida fácilmente.

• Salida: La distribución de la información procesada a las personas que la usara o a las actividades en las que se usara.

• Retroalimentación: Salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudar a evaluar o corregir las entradas.

Aunque los sistemas de información computarizados usan tecnología de computación para procesar datos en bruto y producir información con significado, existe una distinción clara entre una computadora y un programa de computadora por un lado y un sistema de información por el otro. Las computadoras electrónicas y sus programas de software son los cimientos técnicos, las herramientas y los materiales de los sistemas de información

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