INTRODUCCION A LOS SISTEMAS PARA EL MANEJO DE INFORMACION

UNIDAD TEMATICA 1

INTRODUCCION A LOS SISTEMAS PARA EL MANEJO DE INFORMACION

1.1.1 DEFINICIÓN

Un sistema de manejo de la información (MIS) es un sistema de computación que provee la información necesaria para manejar una organización efectivamente. Un MIS deberá ser diseñado para mejorar la comunicación entre empleados, proveer un sistema objetivo para registrar la información y apoyar a los objetivos estratégicos y dirección de la organización.

1.1.2 TIPOS DE SOFWARE

El software está clasificado en cuatro grupos, según la tarea que realiza.

SISTEMA OPERATIVO

Es un conjunto de programas indispensable para que el computador funcione. Estos se encargan de administrar todos los recursos de la unidad computacional y facilitan la comunicación con el usuario.

El sistema operativo cuenta con programas especializados para diversas tareas, como son la puesta en marcha del equipo, la interpretación de comandos, el manejo de entrada y salida de información a través de los periféricos, acceso a discos, procesamiento de interrupciones, administración de memoria y procesador, entre otros.

SOFTWARE DE APLICACIÓN

Es un conjunto de programas diferente al software del sistema, éstos se encargan de manipular la información que el usuario necesita procesar, son programas que desarrollan una tarea específica y cuya finalidad es permitirle al usuario realizar su trabajo con facilidad, rapidez, agilidad y precisión. Entre el software de aplicación se tiene varios grupos, como son: procesadores de texto, hoja electrónica, graficadores, bases de datos, agendas, programas de contabilidad, aplicaciones matemáticas, entre otros, algunos ejemplos son: Word, Excel, Acces, Corel.Draw, Foxpro, Trident, etc

LENGUAJES DE PROGRAMACION

En términos coloquiales, son programas que sirven para crear otros programas. Al igual que el lenguaje natural constan de sintaxis, semántica y vocabulario que el computador puede entender y procesar.

Los lenguajes de programación se clasifican en tres categorías: lenguaje de máquina, lenguaje de bajo nivel y lenguaje de alto nivel. En la actualidad se utilizan los últimos, cuyo vocabulario está formado por términos en inglés.

DATOS

Esta categoría está conformada por toda la información que el usuario introduce y procesa en el sistema, por ejemplo la información almacenada en las bases de datos, los textos y gráficos.

1.1.3 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Al instalar un sistema Aspel, adquieres derechos de uso para un usuario y una empresa y podrás una vez activado tu sistema dar de alta hasta 99 empresas pudiendo modificar libremente las razones sociales de éstas. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterior a este periodo, el sistema deberá ser Registrado vía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema.

Durante el periodo en el que no se realice la Activación, el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendrá otras limitantes en cuanto a operación; sin embargo, después de que hayan transcurrido los 30 días del periodo de evaluación y en caso de no realizar el proceso de Activación, solo podrá consultar información en el sistema.

 Modalidad Demostrativa

Inicialmente se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versión demostrativa, Aspel te proporciona 30 días de uso para que lo puedas evaluar.

Esta forma de operación tiene algunas restricciones tales como:

• Solamente podrás trabajar con un usuario y una empresa y no podrás modificar la razón social de la misma.

• Al concluir los 30 días del periodo de evaluación (o en el momento que lo decidas), podrás activar el sistema en modalidad Tradicional o Normal, Renta, Demo-Educativa o de Uso interno, esto dependiendo del número de serie adquirido, ya que si no ha sido activado operará en la modalidad de solo lectura.

• Es importante considerar que para la versión Demostrativa NO podrás utilizar Aspel-COI en Red hasta que se active el sistema.

 Modalidad de solo lectura

Cuando el plazo de evaluación de 30 días otorgado por Aspel para la activación del sistema haya concluido y aún no se haya realizado la activación del mismo, éste dejará de funcionar al 100%, es decir, podrás acceder al sistema para consultar tu información pero no podrás registrar nuevos datos ni actualizar tu información, hasta que actives tu sistema.

En esta modalidad se despliega el Asistente de activación para dar la posibilidad de activar el sistema.

 Modalidad Tradicional o Normal

Cuando adquieres un sistema Aspel, éste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el número de serie del sistema y el código de activación correspondiente, estos datos son necesarios para poder Activar el sistema.

En esta modalidad no existen restricciones y es posible hacer uso de todas las características del sistema. Después de activarlo podrás agregar hasta 99 empresas y podrás modificar la razón social de las mismas.

Al instalar el programa se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, una vez activado para las re-activaciones semestrales o cada 182 días posteriores a la activación, se contará con 30 días de periodo de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, después de los 30 días de gracia, el sistema ya no podrá operar con el 100% de la funcionalidad.

Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com para su activación posterior en el Asistente de Activación del sistema. Recuerda que para este tipo de instalación, debes asegurarte que la computadora donde se instaló el sistema realice funciones de servidor en la red.

Para conocer cuáles son las modalidades de licencias de usuarios adicionales que puedes adquirir, revisa el tema: Actualización y enlace de sistemas

 Modalidad en Renta

Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratación previa de este servicio por un periodo determinado de tiempo en aspel.com.

Al instalar el sistema se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del programa, una vez activado será necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operación y para realizar este proceso en Aspel-COI se contará con 10 días de periodo de gracia contados a partir del día de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activación por Internet del programa o al de la última validación de uso del mismo.

Para las versiones en Renta, el número de serie y código de activación indispensables para activar el sistema, serán proporcionados vía correo electrónico o en la página de aspel.com al llevar a cabo la contratación del servicio de renta.

Si necesitas acceder al sistema simultáneamente con más de 1 usuario, deberás adquirir los usuarios adicionales que requieras en aspel.com, al momento de contratar el servicio de renta. Posteriormente deberás realizar la activación del sistema para que el nuevo número de usuarios se actualice.

El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere de la modalidad Tradicional o Normal. De igual forma en ambas modalidades podrás controlar la administración de tu negocio.

 Modalidad Demo-Educativa

Esta modalidad del sistema requiere activación sin conexión a Internet, no requiere validación de uso, solamente podrás trabajar con una empresa, no se permite modificar la razón social de la empresa y se tendrá limitada la fecha de operación del sistema.

 Modalidad de Uso interno (para distribuidores)

En esta modalidad podrás trabajar sólo con una empresa y una vez activado el sistema con la razón social del distribuidor no será posible modificar este dato. Requiere de activación y validación de uso, su periodo de uso es similar a la modalidad Tradicional o Normal, es decir, 6 meses ó 182 días naturales. Esta versión es para ser usada por distribuidores autorizados por Aspel y permite enlazar licencias de usuarios adicionales para el trabajo simultáneo de varios usuarios.

Observaciones

Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una Validación de uso mensual o semestral (según la modalidad adquirida) a partir de su Activación.

Al igual que la Activación, la Validación de Uso se puede realizar en línea desde el equipo en que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente.

Asistente para la activación del sistema

Es indispensable que la instalación y Activación del sistema se efectúe en el equipo definitivo, es decir, donde el sistema se utilizará.

Proceso de instalación

El sistema por omisión se instala en modalidad de 1 usuario. En caso de requerir que el programa sea utilizado simultáneamente por más de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales, así como, instalar el sistema en un equipo que realice las funciones de servidor de la red.

Manejo

a) Cómo funciona el proceso

Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegará automáticamente una presentación, elige la opción “Instalar” para iniciar el proceso de instalación de Aspel-COI.

El manejador de la base de datos instalada por omisión para el sistema Aspel-NOI 7.0, es Firebird®.

Es importante mencionar que no se solicitará el Número de serie y Código de activación para realizar la instalación, posteriormente en el Asistente de Activación del sistema se solicitarán dichos datos.

Activación del sistema

Consideraciones antes de empezar con la instalación:

Tipos de instalación:

Local o servidor.- Para este tipo de instalación si vas a utilizar las rutas por omisión, selecciona la instalación típica o si deseas modificar las rutas de instalación del sistema y de archivos comunes utiliza la forma de instalación personalizada.

Estación de trabajo.- Puedes utilizar la instalación típica o personalizada según requieras.

Instalación de Firebird.- El manejador por omisión de la base de datos de Aspel-COI es Firebird®, por lo que al iniciar la instalación del sistema, el manejador de base de datos se instala o actualiza si ya existe, de manera automática.

Firebird® es un administrador de base de datos (Lenguaje consultas: SQL®) de código abierto, basado en la versión 6 de Interbase.

Especificación del tipo de base de datos

Desde la instalación de tu sistema Aspel podrás definir el manejador de base de datos que deseas utilizar en el sistema y se configurarán de manera automática.

Los tipos de base de datos propuestas desde la instalación son:

• Firebird® Data base Server 2.0.X o superior.

• Microsoft SQL® 2000 o superior.

b) Pasos y tipo de instalación

Mensaje de bienvenida.- El sistema despliega una ventana de Bienvenida, y a continuación se mostrará el contrato de la licencia de uso, es necesario aceptarlo para poder continuar con la instalación del sistema.

Selección del tipo de instalación.- Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes:

• Local o Servidor. Utiliza esta opción en los siguientes casos:

• Cuando el sistema se utilizará solamente en un equipo o,

• Si el sistema se instalará en una red y el equipo donde estás realizando el proceso es el servidor. Este tipo de instalación te permitirá operar el equipo como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones de trabajo validarán su acceso al sistema a través de dicho servidor, tomando en cuenta que es en este equipo donde se debe realizar la activación de las licencias de usuarios adicionales que se hayan adquirido.

Estación de Trabajo. Selecciona esta opción si el equipo donde estás realizando la instalación es una de las terminales que accederá al sistema en red y ya cuentas con una instalación del sistema en el equipo servidor.

Después de seleccionar el tipo de instalación, indica que forma de instalación necesitas “Típica” o “Personalizada”.

c) Forma de Instalación

Selecciona la forma en la que deseas realizar la instalación, las opciones disponibles son:

• Instalación Típica.- Utiliza esta opción si deseas utilizar la configuración que por omisión proporciona Aspel para la correcta instalación y uso del sistema. Esta opción es la que el instalador sugiere por omisión.

• Instalación Personalizada.- Utiliza esta opción si deseas tener control de la instalación, es decir, especificar manualmente cada una de las rutas que por omisión propone el asistente de instalación y si deseas definir un manejador de Base de datos diferente a Firebird®.

Deberás considerar que es posible tener las siguientes combinaciones de instalación dentro del mismo proceso:

• Local o Servidor Típica

• Local o Servidor Personalizada

• Estación de Trabajo Típica

• Estación de Trabajo Personalizada

En este caso tomaremos como ejemplo la instalación Local o Servidor Típica

¿Cómo ingresar?

Desde la instalación, Forma de instalación, Selecciona el botón , opción.

¿Qué es?

Instalará el sistema en un sólo equipo o el equipo que realizará las funciones del servidor en la red, y utilizará la configuración del sistema.

¿Cómo se maneja?

Cómo funciona el proceso

Utiliza esta opción si eres un usuario que instalará el sistema en un sólo equipo o estás instalando el sistema en el equipo que realizará las funciones del servidor en la red, y deseas definir la configuración que por omisión proporciona Aspel para la correcta instalación y uso del sistema.

Listo para instalar

En este paso el asistente de instalación estará listo para iniciar el proceso y se mostrará en pantalla las rutas que por omisión se consideran para la correcta instalación del sistema.

Especificaciones de la ventana:

• -Ruta de instalación

La ruta en la que se instalará el sistema Aspel por omisión es: Archivos de programa\ Aspel\ <Sistema Aspel y Versión del sistema>.

• -Tipo de Instalación y forma de instalación. Condición en la que se está realizando la instalación.

• -Directorio de Archivos Comunes

La ruta que por omisión propone la instalación para la carpeta de Archivos Comunes Aspel es: Archivos de programa \ Archivos Comunes \ Aspel.

Importante:

Si en el equipo ya existe un Directorio de Archivos Comunes se tomará la ruta de dicho directorio. Deberás verificar que el directorio de Archivos Comunes este compartido o disponible, de lo contrario el asistente NO podrá configurarlo.

-Manejador de Base de Datos

El Manejador de Base de Datos que se configura por omisión para Aspel-COI 7.0 es es Firebird®.

Para iniciar con el proceso de instalación, selecciona el botón “Instalar”.

Si en el equipo donde se está realizando la instalación ya tiene un Directorio de Archivos Comunes previo y por alguna razón no se tiene acceso, entonces el asistente mostrará una ventana donde las opciones para configurar el Directorio de Archivos Comunes Aspel son:

Seleccionar Servidor:

En una lista desplegable se mostrarán todos los Directorios de Archivos Comunes detectados en la red, elige el que se configurará para esta instalación.

Indicar ruta Manual

Podrás seleccionar un Directorio de Archivos Comunes de manera manual. Si lo deseas podrás aceptar la ruta que por omisión propone el instalador en este campo o en su defecto indicar manualmente la carpeta en que deseas se instalen los archivos comunes, si la carpeta no existe el instalador la creará.

Al instalar un equipo como Local o servidor, la opción por omisión es “Indicar ruta manual”, aunque en la opción “Seleccionar servidor” se mostrarán los servidores de archivos comunes que se detecten como disponibles en la red.La imagen que se presenta es:

Instalación finalizada

Concluido el proceso, el sistema presentará una ventana que indica el término de la instalación; asimismo preguntará si deseas revisar la información de último momento, selecciona el campo “Mostrar archivo leeme.txt” y visualizarás el archivo Leeme.txt (archivo que presenta información relevante sobre el sistema, así como los cambios de último minuto, por lo que es recomendable consultarlo).

Oprime el botón “Finalizar” para concluir la instalación.

Al finalizar el asistente, en Windows® se creará el grupo de programas correspondiente a Aspel-COI 7.0 y el acceso directo para ejecutar el programa.

Al abrir el sistema Aspel-COI, automáticamente se presentarán las ventanas correspondientes a la activación del sistema, es decir, el Asistente de Activación.

Observación:

Al instalar tu sistema Aspel tendrás 30 días de evaluación, si al concluir este periodo no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta, tradicional o uso interno) al ejecutarlo se desplegará una ventana donde se solicitará la activación del sistema.

1.2 Creación del Catálogo

¿Cómo ingresar?

• Menú Archivo, Catálogo de cuentas.

• Desde la Barra de herramientas principal con el botón

¿Qué es?

En este catálogo se encuentran las cuentas contables y todas sus características, por omisión el sistema muestra en ella el número de cuenta, la descripción y saldo final; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades.

Dentro de este módulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma ventana del catálogo de cuentas. Adicionalmente podrás hacer una exportación y/o copiado especial de la consulta.

Podrás editar la póliza desde el módulo de auxiliares, así como consultar los Saldos Históricos, exportar la consulta a Excel® e imprimir la consulta de auxiliares.

1.2.1 Cuentas altas, bajas y cambios (ABC)

A. Agregar cuentas

¿Cómo ingresar?

• Menú Archivo, Catálogo de cuentas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins.

• Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de cuentas, con el botón , Menú contextual (botón derecho del ratón), Agregar.

¿Qué es?

Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catálogo de cuentas.

B. Bajas de cuentas

¿Cómo ingresar?

Menú Archivo, Catálogo de cuentas, Seleccionar el registro a borrar/ Menú Edición, Eliminar o Alt + Del.

Sobre el catálogo, elegir el registro con el ratón y oprimir el botón.

¿Qué es?

Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catálogo de cuentas.

C. Cambios de cuentas

¿Cómo ingresar?

• Menú Archivo, Catálogo de cuentas (colocarse en el registro a cambiar)/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp.

• Menú Archivo, Catálogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter.

• En el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir, menú contextual (botón derecho del ratón), opción Modificar.

¿Qué es?

Este proceso te permitirá realizar modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo.

También podrás modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (si tienes activada esta opción en los parámetros del sistema y si la cuenta no tiene movimientos), el cambio se debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el cambio se haga automáticamente en las cuentas de detalle que dependan de ésta.

1.2.2 Pólizas- Operación y ABC

1.2.3 Departamentos-ABC

¿Cómo ingresar?

• Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales.

• Desde la Barra de herramientas principal con el botón

¿Qué es?

Las cuentas de tu catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una póliza a un departamento en particular.

1.2.4 Activos

Catálogo de Activos

¿Cómo ingresar?

• Menú Archivo, Activos.

• Desde la Barra de herramientas con el botón (*).

• Desde la Barra de herramientas de la Depreciación de activos, botón.

• Desde la Barra de herramientas de la Revaluación de activos, botón .

¿Qué es?

Con este catálogo el sistema te permitirá administrar mejor tus activos, proporcionándote información contable y fiscal.

El catálogo de activos es la consulta en donde están registrados todos los activos de la empresa; los datos indicados en cada activo serán los que se consideren para realizar cálculos como la depreciación, revaluación, cálculo del impuesto al activo, entre otros.

1.3 TABLA DE INPC

¿Cómo ingresar?

• Menú Archivos, Tabla de I.N.P.C.

• Desde la Barra de herramientas, con el botón .

¿Qué es?

El Índice Nacional de Precios al Consumidor contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta básica que emite mensualmente el Banco de México, por medio del Diario Oficial de la Federación (en promedio son emitidos el día 10 de cada mes); los cuales nos sirven para medir los efectos inflacionarios en la economía del país.

¿Cómo funciona el proceso?

o El sistema tiene cargados los Índices desde el año de 1969, hasta Enero del 2011; para los índices posteriores, deberás registrarlos, actualizarlos y grabarlos a medida que sean emitidos.

o Para el sistema, la tabla del INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la contabilidad de la empresa, de tal forma que se reflejen los cambios en valor producidos por la inflación (e incluso por la deflación) como en los siguientes casos:

• Depreciaciones fiscales.

• Revaluaciones.

• Cálculo de la depreciación con valores actualizados para el ajuste de ISR.

• Para el cálculo del Impuesto al activo.

• Reexpresión de saldos.

Importante

El Banco de México, con la participación del INEGI, ha resuelto actualizar la base del Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) y las metodologías que se utilizan para compilarlo. El periodo de referencia es la segunda quincena de diciembre de 2010.

1.4 MANEJO DE REPORTES

1.4.1 De diario general y libro mayor

¿Cómo ingresar?

• Menú Reportes , Diario general

• Desde la Barra de herramientas, con el botón

¿Qué es?

Este listado permite obtener el detalle de todas las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza.

¿Manejo?

a) Nombre y formato del reporte

El reporte es programado por el sistema de tal forma que el usuario no pueda modificarlo, sino solo se podrá filtrar de tal forma que muestre solo la información que se está buscando.

b) Presentación preliminar del reporte

Una vez especificado el filtro con los datos que se tomarán en cuenta para la generación del reporte, se mostrará en pantalla la presentación preliminar del mismo, donde desde dicha ventana podrás mandar a imprimir la información del reporte.

c) De donde viene la información

Pólizas.- De este catálogo se tomarán las pólizas realizadas para un periodo especificado.

d) Información que emite el reporte

• Encabezado

• Información obtenida del filtro

• Detalle del reporte

• Pie de página

1.4.2 De auxiliares y de presupuestos

Reporte de auxiliares

¿Cómo ingresar?

• Menú Reportes, Auxiliares.

• Desde la Barra de herramientas, oprimir el botón

•

¿Qué es?

Esta opción te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un periodo determinado.

1.4.3 De activos y revaluación

Reporte de catálogo de activos

¿Cómo ingresar?

Menú Reportes, Activos fijos, Catálogo de activos.

¿Qué es?

El reporte emite información de los activos

Reporte de revaluación de activos

¿Cómo ingresar?

Menú Reportes, Activos fijos, Revaluación de activos.

¿Qué es?

Este reporte te permite conocer el valor de tus activos impactado por los efectos de la inflación.

1.4.4 Declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT)

Reporte de operaciones con terceros

¿Cómo ingresar?

Menú Fiscales, Reportes, Operaciones con terceros, Operaciones con terceros.

¿Qué es?

Este reporte muestra la información de las operaciones con terceros mediante una bitácora.

1.4.5 Bitácora de ingresos y deducciones de impuestos empresarial a tasa única (IETU)

¿Cómo ingresar?

Menú Fiscales, Reportes, Operaciones con terceros, al indicar el tipo de reporte Concentrado, Detallado o Formato SAT.

¿Qué es?

El sistema muestra una bitácora con la información de declaración de terceros de acuerdo a lo indicado

¿Cómo funciona el proceso?

Una vez indicado los criterios por los cuales se va a generar la bitácora o el archivo, podrás observar lo siguiente dependiendo el tipo de reporte indicado:

Detallado o Concentrado

• Para el tipo de reporte se mostrarán los montos de los impuestos sólo como enteros; para mostrar los montos con decimales se muestran con el reporte detallado, también se muestran estas cantidades con decimales en el archivo que se exporta en Excel®.

• Con el botón podrás exportar la bitácora tanto Detallada como Concentrada, así como también el botón que podrás exportar el reporte Concentrado a formato SAT.

1.5 BALANZA DE COMPROBACION

1.5.1 Reporte de balanza de comprobación

¿Cómo ingresar?

Menú Reportes, Balanza de comprobación

Desde la Barra de herramientas, con el botón

¿Qué es?

Puedes emitir el listado de tu balanza de comprobación, para un rubro determinado de cuentas, para un departamento y/o mostrando distintos niveles, con la elección de tener en el reporte todas las cuentas del catálogo o sólo aquellas que tienen movimientos.

1.5.2 Balance General

¿Cómo ingresar?

• Menú Reportes, Balance general, Moneda extranjera o Moneda contable

• Desde la Barra de herramientas, con el botón (sólo para Balance General en moneda contable)

¿Qué es?

Esta opción te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posición financiera, tanto en moneda contable como extranjera, el cual refleja la situación financiera de la empresa.

1.5.3 Expresión

¿Cómo ingresar?

• Menú Reportes, Administrador de hojas de cálculo, Tipo financieras, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Balance General.

• Desde Microsoft Excel®, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Balance general.

¿Qué es?

• Se usa para comparar el balance general histórico con el reexpresado de forma que se haga una comparación del mismo.

• Las partidas de los estados financieros que deben actualizarse en el balance son todas las partidas no monetarias, incluyendo como tales a las integrantes del capital contable.

1.5.4 Conciliación de activos

¿Cómo ingresar?

Menú Reportes, Depreciación contable, Conciliación de activos.

¿Qué es?

• Su finalidad es comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalías en el registro de los movimientos de depreciación.

• Este reporte te permite revisar que los activos dados de alta en tu catálogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de tu empresa.

¿Cómo funciona?

a) Nombre y formato del reporte

El reporte es programado por el sistema de tal forma que el usuario no pueda modificarlo, sino solo se podrá filtrar de tal forma que muestre solo la información que se está buscando.

b) Presentación preliminar del reporte

Una vez especificado el filtro con los datos que se tomarán en cuenta para la generación del reporte, se mostrará en pantalla la presentación preliminar del mismo, donde desde dicha ventana podrás mandar a imprimir la información del reporte.

De donde viene la información

• Cuentas.- Es el catálogo donde se integra la información de las cuentas que se manejan en el sistema.

• Activos.- El catálogo de activos es la consulta en donde están registrados todos los activos de la empresa.

Información que emite el reporte

• Encabezado

• Información obtenida del filtro

• Detalle del reporte

• Pie de página

1.5.5 Reporte anual

1.5.6 Estado de Resultados

Estado de resultados

¿Cómo ingresar?

Menú Reportes, Estado de resultados, moneda contable o moneda extranjera

Desde la Barra de herramientas oprimir el botón

¿Qué es?

Esta opción permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, tanto en moneda contable como moneda extranjera, el cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado periodo de tiempo.

CONCLUSIONES

El sistema de contabilidad integral “COI” de la línea de ASPEL fue creado especialmente para facilitarte la captura, proceso y mantenimiento de la información contable de la empresa. También te permite la generación de diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de “COI”, es proporcionarte una herramienta que te facilite la práctica contable; sin embargo los conocimientos básicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por ti.

FUENTES CONSULTADAS

WWW.ASPEL.COM.MX

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