Importancia De Access

• Importancia de Access dentro de las empresas

Para determinar la importancia de Access dentro de las empresas se debe conocer lo que es una base de datos. Las bases de datos son sistema formado por un conjunto de datos que contienen información en su interior y también permiten el acceso directo a ellos. Las bases de datos son sistemas informativos en los que el usuario tiene la capacidad de introducir y eliminar información en el momento en que sea requerido. Son creadas para manejar mucha información, ofrecen muchas ventajas como la coherencia y no permiten la repetición de datos, además de que se puede restringir el acceso a ellas. También hacen parte de Access las tablas que son recopilaciones de información a cerca de una persona, lugar o evento. Por otro lado están los formulario, una interfaz manejadas por Access para interactuar con el usuario, a través de ellas se puede modificar la información de una o varias tablas. Las consultas son parte fundamental de Access y a través de ellas se solicita información con ciertos criterios a la base de datos que puede proceder a una o varias columnas. Finalmente están los informes, que son a través de los cuales se dan datos de la base para la impresión. Los datos por lo general son significativos y distribuidos. En la actualidad la recopilación de datos es fundamental para que una empresa o institución mantenga sus relaciones. Por este motivo se le brinda una gran importancia al mantenimiento de la base de datos y también al constante crecimiento de la misma. Es importante que la base contenga ciertos datos fundamentales de la persona, como por ejemplo su teléfono (fijo, móvil o ambos), dirección de correo electrónico y la dirección postal. Estas bases de datos son dinámicas, pues se modifican todo el tiempo, a diferencia de las estáticas que suelen recopilar información o documentos históricos. A lo largo de los años las bases de datos han sido para las organizaciones una herramienta de uso indispensable, pues esta permite almacenar un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto, para así ofrecer un alto rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Entonces, entendemos que es mucha la importancia de Access en las empresas, ya que, en esta base de datos se pueden llevar un buen registro de la administración de los contactos y llamadas, controlar el inventario y los periodos, entre muchas otras funciones que puede tener Access en los diferentes tipos de empresas. Es decir que con su gran potencial se puede crear su propio programa en el que se adapta a las necesidades de las diferentes empresas, como actualizar la información registrada, imprimir informes completos y crear una interfaz en la que los demás usuarios puedan ingresar de manera más sencilla. Access se convierte en una forma rápida y sencilla para las empresas de almacenar grandes cantidades de información, recuperación rápida y flexible de información, organizar y reorganizar la información, imprimir y distribuir la información en varias formas. Las bases de datos facilitan el manejo de información en una empresa mejorando así la estructura y la funcionalidad de dicha empresa. Facilitan el manejo de personal, así como de los productos manejados en dicha entidad. Access puede producir formularios e informes sofisticados y efectivos. Los formularios facilitan controlar el acceso a los datos, de la empresa, de una forma ordenada y agradable visualmente. Access hace posible llevar a cabo tanto procesos de mejoramiento internos como de inteligencia competitiva en la empresa.

Las organizaciones utilizan las bases de datos, como método de encontrar información de forma más rápida y con menos riesgo de pérdidas, entre más datos sean almacenados en una base de datos se convierte más útil.

Una de las funciones básicas de Access es permitir el almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que las empresas puedan tomar decisiones a partir de los resultados obtenidos por este nuevo sistema.

Las bases de datos proveen de varias ventajas a las empresas, entre las más importantes se encuentran la globalización de la información, la compartición de información entre los distintos niveles de la organización.

Access ofrece a las empresas:

• Agrupar todos los datos relevantes de la empresa en un único lugar: La expresión “datos relevantes” hace referencia a aquella información que por su significado será necesario mantenerla almacenada, ya que sustentarán las actividades del negocio y la toma de decisiones correspondientes. El parámetro que guiará en la elección de dichos datos estará dado por los objetivos que se persigan respecto de los mismos. Por ejemplo, en el caso de una empresa que

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