Logistica

DESARROLLO DE SISTEMAS INTEGRADOS

Y ASESORÍA EN COMPUTACIÓN

Manual de Entrenamiento

Módulo de Logística

INDICE

1. Ingreso al Sistema 4

2. Maestros del Sistema 4

2.1 Maestros generales 4

2.1.1 Maestros Generales 4

2.2 Maestros Específicos del Sistema 8

2.2.1 Relativos a Compras 8

2.2.1.1Clasificaciones 8

2.2.1.2Forma de Pago 10

2.2.1.3Clasificación de Commodities 12

2.2.1.4Commodities 14

2.2.1.5Familias/Commodities x Proveedor 16

2.2.2 Relativos a Almacén 18

2.2.2.1Almacenes 18

2.2.2.1Tipo de Documentos 20

2.2.2.3Tipo de Transacciones 22

2.2.2.4Motivos de Devolución 24

2.3 Relativos a Ítem 24

2.3.1 Ítems 24

2.3.1.1Maestro de Ítem 24

2.3.1.2Ítem x Almacén 31

2.3.1.2Grupo de Líneas 33

2.3.1.3Líneas 34

2.3.1.4Familias 35

2.3.1.5SubFamilias 39

2.3.1.6Tipo de Ítem 40

2.3.1.7Procedencia 42

2.3.1.8Unidades de Medida 44

2.3.1.9Condición del Ítem 46

2.3.1.10Marcas 47

2.3.1.11Tipo de Características 49

2.3.1.12Características 50

2.3.1.13Modelos 52

2.3.2 Relativos a Autorizaciones 54

2.3.2.1Niveles de Aprobación 54

2.3.3 Otros Maestros 55

2.3.3.1Colores 55

2.3.3.2Bancos 57

2.3.3.3Chóferes 58

2.3.3.4Vehículos 59

2.3.4 Relativos a Commodities 61

2.3.4.1Sub. Almacén 61

2.3.4.2Condición del Commodity 62

2.3.4.3Operación del Commodity 63

3. Transacciones Principales del Módulo 64

3.1 Requerimiento 64

3.1.1 Nuevo Requerimiento 64

3.1.2Listar Requerimientos 70

3.1.3Listar Requerimientos Detalladas 82

3.1.4Aprobar Requerimiento 84

3.2Cotizaciones 85

3.2.1 Invitar / Cotizar Proveedores 85

3.2.2 Listar Invitaciones a Cotizar 92

3.2.3 Generar Ordenes Pendientes 95

3.3 Ordenes de Compra 97

3.3.1 Listar Ordenes de Compra 97

3.3.2Listar Ordenes de Compra(Detalladas) 110

3.3.3Aprobar Órdenes de Compra 111

3.4 Ordenes de Servicio 112

3.4.1 Listar Órdenes de Servicio 112

3.4.2 Listar Órdenes de Servicio (Detalladas) 118

3.4.3 Aprobar Ordenes de Servicio 118

3.4.4 Confirmar Realización de Servicios 120

3.5 Almacén 122

3.5.1Recepción en Almacén 122

3.5.2Despacho de Almacén 125

3.5.3Listado de Transacciones 130

3.5.4Despachos o Ingresos de Commodities 140

3.5.5Listado de Transacciones de Commodities 156

3.5.6Kardex 158

3.6 Procesos Mensuales 159

3.6.1Cierre Mensual 159

3.6.2Interfase Contable 160

3.6.2.1Generación de Vouchers de consumo 160

3.7 Anulación y Cierres de Documentos 161

3.8 Requerimientos Automáticos 162

3.9Inventario Físico 165

3.10DOCTOR.- 169

4. Consultas 170

4.1 Sobre Ítems 170

4.2 Sobre Compras 172

4.3 Cierre Mensual Generado 173

5. Reportes 173

1. Ingreso al Sistema

Ventana de Acceso al Sistema

El acceso a cualquier aplicativo del Sistema Spring se realiza desde una pequeña pantalla llamada LOGIN como se aprecia a continuación:

Para ingresar a un módulo en particular, el usuario, tendrá que introducir su Login o datos de identificación compuesto de:

• Usuario: Es el nombre, otorgado por el administrador de la seguridad con el que el usuario es reconocido dentro del sistema.

• Clave: Es la Contraseña Secreta o Password. La Contraseña es propiedad del Usuario y sólo él debe conocerla y cambiarla las veces que considere necesarias.

2. Maestros del Sistema

2.1 Maestros generales

2.1.1 Maestros Generales

 Personas

Para ingresar al maestro de Personas deberá accesar a la siguiente opción: MaestrosDel Sistema SPRINGRelacionados a la PersonaPersonas

Esta ventana contiene la información acerca de las personas que tiene la empresa (Empleados, Clientes, Proveedores, Otros) matriculados.

Se podrá dar el caso que un empleado es a la vez un Cliente o un Proveedor.

El grupo Otros está establecido para definir aquellas personas que no estén dentro de la clasificación dada por el Sistema (Empleados, Proveedores y Clientes).

El Parámetro VALIDRUC será ingresado previamente en el Maestro de Parámetros, para validar la formación del RUC según algoritmo establecido por SUNAT.

Funciones:

Crear una nueva Persona: Para crear un nuevo registro presione el botón Nuevo.

Modificar una Persona: Para modificar una Persona selecciónela con el Mouse y presione el botón Modificar.

Eliminar una Persona: Para eliminar una Persona, selecciónela con el Mouse y presione el botón Eliminar.

Ventana de Edición

 Botón “Nuevo” Se utiliza para registrar a los proveedores

En la siguiente pantalla ubicarse en el Tab. “Inf. General” donde deberá ingresar los siguientes datos:

 Clase de Persona: Puede seleccionar Jurídica, Natural con Negocio o Natural.

 Nombre de Búsqueda: Ingresar el nombre comercial (puede ser la misma Razón Social). Este dato permitirá realizar la búsqueda secuencial de la persona al ingresar los caracteres de búsqueda que son los mismos que se le dio en el Nombre de búsqueda.

 Nombre Completo: Ingresar la Razón Social

Si la persona es de clase Natural o Natural con Negocio, ingresar sus datos en los siguientes campos:

 Apellido Paterno

 Apellido Materno

 Nombre

A medida que se ingresan los apellidos y nombres se registraran estos datos de manera automática en los campos de Nombre Búsqueda y Nombre Completo.

 E-Mail: Ingresar el correo electrónico del proveedor. Este dato es opcional.

 Dirección: Ingresar la ubicación geográfica del proveedor. Si la persona tuviera más de una dirección deberá registrarlas en el Tab. “Direcciones”

 Teléfono: Ingresar el número telefónico del proveedor. Este dato es opcional.

 Documento de Identificación: Deberá seleccionar el tipo de documento del proveedor como por ejemplo: RUC, DNI, NIT Extranjero, Pasaporte, Otros, etc. Luego, ingresar el número del documento.

 Código Anterior: Campo que se utiliza para guardar el código utilizado en el sistema anterior.

 Información Bancaria: En el caso que se pague al proveedor por Interfase Bancaria, se debe seleccionar el Banco, ingresar el Número de Cuenta y el Tipo de Cuenta ya sea en soles o en dólares.

 Grupo Empresarial y Categoría: Se utilizan para Agrupar y Clasificar a las personas (Proveedores y Clientes)

Para grabar los datos, deberá presionar el botón “Aceptar”, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

El Sistema enviará un mensaje de alerta al momento de ingresar una persona con el número de documento ya existente, evitando de ésta manera que se duplique los datos.

En seguida se visualizará la siguiente ventana que indica el número de persona generado por el sistema.

Luego de hacer clic en el botón: “OK” regresará a la pantalla inicial, donde deberá ubicar a la persona creada.

Como podrá ver, solo se ha registrado a la persona.

Para dar el atributo de Proveedor deberá seleccionar a la persona creada, en el campo “Maestro a Actualizar” seleccionar Proveedores, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Luego, hacer clic en el botón: “Modificar” y se activará la siguiente pantalla donde deberá ubicarse en el Tab. “Proveedores”

En esta pantalla, ingresará los siguientes datos:

 Doc. del Proveedor: Seleccionar el documento que frecuentemente el proveedor emite.

 Doc. de Pago: Seleccionar la forma de pago que la Universidad empleará para la cancelación de su deuda con el proveedor.

 Tipo de Servicio: En el caso de Factura, indicar si esta afecto a impuesto o exonerada de ello. En el caso de Recibos x Honorarios, indicar si está afecto a Renta de Cuarta o son Honorarios Inafectos.

 Moneda de Pago: Indicar la moneda en que se realizará el pago.

 Afecto a Detracción: Si el servicio del proveedor está afecto a detracción, colocar un check en el recuadro e indicar el Servicio de Detracción. Así como también la Cuenta de Detracción.

Cabe mencionar, que esta información serán valores iniciales al registrar las obligaciones, las mismas que pueden ser modificadas en caso lo requiera.

Para grabar la información registrada, hacer clic en el botón: “Aceptar”

Como se podrá apreciar la persona ya cuenta con el atributo de “Proveedor”

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