MANUAL DE EXEL

¿Qué es Excel?

Es un programa de hoja de cálculo que permite realizar cualquier tipo de operación matemática, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas más. Excel no solo trabaja con herramientas de cálculos, también incluye una serie de gráficos mejorados para realizar estadísticas visuales.

En esta versión, Excel 2013 presenta una manera más limpia y fácil de trabajo con datos si antes creías que Excel era rápido, ahora te sorprenderás con las diversas cosas que puede hacer con tan solo un clic o un toque.

• Iniciar y Cerrar Excel

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Excel 2013 es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:

 Desde la pantalla inicio de Windows 8. Al hacer clic sobre el botón Excel 2013

 Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2013, haz doble clic sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Excel en la pantalla Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botón derecho del ratón sobre él. En la parte inferior de la pantalla aparece una opción anclar a inicio o anclar a la barra de tarea.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción

• Descripción de la pantalla

Una vez iniciado Excel usted verá la ventana de la aplicación donde comenzará a trabajar con los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versión de Excel. La gran diferencia está en que ahora es más simple y contiene menos distracciones para que pueda comenzar a crear sus datos.

 La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

- Las opciones muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en la flecha atrás ubicada en la parte superior izquierda.

 Las barras

La barra de título

Muestra el nombre de la aplicación además del nombre del archivo actual. Por defecto la barra de título muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2013.

A la derecha están los botones de operación Minimizar, Maximizar y Cerrar.

La barra de herramientas de acceso rápido

La Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel 2013. Esta Barra de herramientas presenta tres comandos comunes (Guardar, Deshacer y Rehacer). Puedes señalar cada comando y se mostrará el nombre y su método abreviado (si lo tuviese).

Entre las novedades de la Barra de herramientas de acceso rápido está el comando Modo Mouse/Toque. Esta herramienta permite adaptar la interfaz de Office 2013 para que pueda usar los dedos en lugar del mouse o viceversa. Recuerde que su pantalla debe tener característica multitoque para trabajar.

La Barra de herramientas de acceso rápido ayuda a organizar comandos que a menudo utilizamos para trabajar con nuestros archivos. Si lo desea, puede personalizar esta barra de herramientas agregando o quitando comandos.

La Barra de fórmulas

En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí. La siguiente imagen muestra la Barra de fórmulas con una función en modo Edición.

Las barras de desplazamientos

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

 La cinta de opciones

Todos los comandos necesarios para trabajar con Excel 2013, se encuentran en la Cinta de opciones. A la izquierda de los botones de operación se encuentra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones.

Desde este desplegable podrá cambiar la presentación de su interfaz, pues podrá mostrar la cinta de opciones completa o solo sus fichas o también puede quitar por completo la cinta de opciones para obtener más espacio de trabajo.

Lo principal en una Cinta de opciones son sus fichas. Excel 2013 cuenta con 7 fichas que aparecen por defecto (Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista), además de contar con la ficha Programador (oculta por defecto), la ficha Complementos (solo cuando instala un programa de terceros) y las fichas que usted puede crear para personalizar la cinta de opciones.

Cada ficha organiza sus comandos en grupos, por ejemplo, en la ficha Inicio los comandos para aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado se encuentran organizados en el grupo Fuente. Algunos grupos poseen un pequeño botón (al extremo derecho del nombre de grupo) que permite activar o desactivar algunos cuadros de diálogo o paneles.

 Cuadro de nombres

El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero además es una manera rápida de dirigirse hacia una celda o rango de celdas. También el cuadro de nombres alberga los nombres de rangos aplicados a un rango o celda. La siguiente imagen muestra una lista de nombres de rango desde el cuadro de nombres.

 Vistas de libro

Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que necesite de diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página) se encuentran en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel (justo debajo de la barra de desplazamiento horizontal) y permiten un fácil acceso a las mismas.

 Herramientas Zoom

A la derecha de las vistas del libro se encuentran las herramientas Zoom. A diferencia de las vistas, las herramientas de Zoom permiten acercar o alejar la vista del libro actual.

 Etiquetas de Hoja

Las etiquetas de hojas de cálculo muestran por defecto una o más hojas, los nombres para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.

• Empezar un nuevo libro de trabajo

Existen varias formas de comenzar a trabajar con Excel, y lo primero es crear un libro. Cuando inicia Excel 2013 lo primero que aparecerá es la pantalla de inicio. Desde aquí se muestran plantillas para crear un libro, y la plantilla con la cual debe trabajar se llama Libro en blanco.

Si en caso la pantalla de inicio no se muestre, entonces usted estará en otra vista llamada Backstage. Desde esta vista también puede crear un libro nuevo desde la opción Nuevo y seleccionando Libro en blanco. Para acceder a la vista Backstage debe hacer clic en la ficha Archivo.

• Guardar un libro de Excel

Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensión XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo.

Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, la vista Backstage se abre y aparecen las opciones de Guardar como. Desde estas opciones usted podrá guardar su archivo en un sitio en SkyDrive o en su equipo local. Cuando elige una de las opciones disponibles para guardar sus archivos, aparecerán algunos directorios recientes si es que ha utilizado alguno, también estará ahí el botón Examinar, que permite el cuadro de diálogo Guardar como tal como lo conocemos y donde podrá agregar un nombre para su libro, elegir un tipo de archivo y elegir la ruta de almacenamiento.

Cuando ya ha guardado su archivo, usted puede continuar agregando datos y cambiando su diseño en su contenido, cuando necesite guardar nuevamente, solo use el botón Guardar. Este comando permite guardar los cambios realizados en su libro con el mismo nombre, la misma ruta y el mismo tipo de archivos. El comando Guardar se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido y en la vista Backstage.

Para guardar su archivo en su equipo local siga estos pasos:

1. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Guardar como, si es la primera vez que

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