Mantención de los códigos de los materiales almacenado en la bodega

1 OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por finalidad establecer la metodología de creación, control y de mantención de los códigos de los materiales almacenado en la bodega.

2 ALCANCE

Este documento será utilizado por el personal de SOMETEC S.A. autorizado y capacitado a trabajar con el módulo “Trabajar con Productos” del ERP y la opción “Creación de Material” en el Softmanto.

3 RESPONSABILIDADES

• La responsabilidad del cumplimiento de desempeño operacional y logístico de Bodega está a cargo de la Encargada de Administración y Gestión del SIG de la empresa..

• La responsabilidad del cumplimiento de la administración de Bodega está a cargo del Jefe de Bodega.

• La responsabilidad de entregar toda la especificación y la información necesaria para solicitar un nuevo material, la tiene el jefe de proyecto, el Jefe de terreno, y/o los supervisores.

• La responsabilidad de crear, controlar y mantener los códigos de los materiales está a cargo del Jefe de Bodega

• La responsabilidad de apoyo en las actividades administrativas está a cargo del Asistente de Bodega.

4 DOCUMENTOS APLICABLES

• R-…-… : Árbol matriz de codificación de producto

• R-…-… : Nomenclatura del código

• R-GC-02 : Registro de Discrepancias

5 TERMINOLOGÍA

 ERP: El “Enterprise Resource Planning” es una aplicación que permite la gestión de procesos de negocios para la planificación de recursos y control de procesos. La bodega en SOMETEC SA utiliza I-NET 2.0 de Informat.

 WMS: El “Warehouse Management System” es un sistema de administración de almacenes. Es una solución de software que ofrece visibilidad de todo el inventario de una empresa y administra las operaciones de procesamiento de la cadena de suministro desde el centro de distribución hasta la estantería de la tienda. La bodega en SOMETEC SA utiliza la aplicación Softmanto de QASOFT.

6 Creación de Material

6.1 Responsabilidad y Competencia

6.1.1 El Jefe de bodega y/o quien designe tendrán la responsabilidad de la creación, asignación y mantenimiento de los códigos, por lo cual tendrán las competencias para crear, modificar, actualizar o eliminar la información registrada en el Sistema ERP relativa a la codificación de los materiales y repuestos pertenecientes a cada obra.

6.2 Insumos para la Codificación

6.2.1 El jefe de bodega y/o quien designe establecerán la codificación de los materiales, repuestos, partes, piezas, y accesorios sobre la base de normas técnicas y mejores prácticas de administración de almacenes, así como de los lineamientos emanados de la Dirección General de conformidad con las directrices y políticas que establece la Casa Matriz.

6.2.2 Para la creación y asignación de la codificación de los materiales repuestos, partes, piezas, y accesorios, el Jefe de Bodega y/o quien designe deberán considerar fundamentalmente la siguiente información:

• Cuando se detecte la existencia de insumos no codificados se solicitará la creación de los códigos correspondientes y la incorporación de las existencias al ERP y el WMS.

• Listado de materiales, repuestos, partes, piezas y accesorios a utilizar en la obra respectiva, suministrado por el Jefe de Proyecto al momento de iniciarse nuevos proyectos. Para la creación de las especificaciones y código de estos insumos se utilizará el listado de partes y además información suministrada por los proveedores y fabricantes de los equipos y maquinarias.

• La requisición de bodega emitida por los distintos centros de costos durante el desarrollo de las obras. En este caso, el jefe de proyecto o el Jefe de Terreno del centro de costo correspondiente, elaborará una Solicitud de Creación de código, cuando determine que el material o insumo requerido no se encuentra registrado en el inventario.

• La información sobre los materiales, repuestos, partes, piezas y accesorios registrados en el Sistema de Inventario estará disponible en línea, para consulta y uso por parte de los distintos proyectos.

6.3 Solicitud de Asignación de Códigos

6.3.1 La solicitud de asignación de nuevo código podrá venir de los distintos proyectos, según las siguientes situaciones:

 Los proyectos solicitarán a la bodega central la asignación de códigos de materiales o repuestos requeridos por sus centros de costos, cuando estos no se encuentren registrados en el ERP y/o WMS, o en el listado de productos existente disponible en línea.

 Los proyectos solicitarán a la bodega central la asignación de códigos de materiales o repuestos no

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