Manual De Excell

Generalmente, cuando alguien se sienta a realizar un trabajo en el que se deben mostrar datos, cálculos y resultados, utiliza para el efecto una hoja cuadriculada que le permita escribir los datos y una calculadora para realizar las operaciones entre ellos. Este trabajo puede realizarme mediante un Software denominado Hoja de Calculo, la mas común para los usuarios es Microsoft Excel.

El tipo de trabajo hecho en una hoja cuadriculada, con lápiz y calculadora y opcionalmente, unos elementos de dibujo - Puede ser la contabilidad en una chequera, una cotización, el estado de una empresa, o la lista de notas definitivas de un curso.

La contabilidad en una chequera consiste en el calculo del saldo actual con base en el saldo inicial y el valor de las consignaciones y retiros efectuados, mostrando el saldo antes y después de cada operación.

Una cotización tiene un número que la identifica, la fecha de elaboración y la lista de los elementos con su cantidad y precio; a continuación, el total bruto (la suma del valor de cada elemento), los cargos adicionales (como impuestos) y los descuentos; por último el valor neto.

Una lista de notas definitivas de un curso consta de las siguientes partes: El nombre del curso y el período, una tabla donde la primera columna contiene el nombre del alumno (o su código) y las siguientes las notas parciales; la última columna muestra la nota definitiva.

En todos estos casos se escriben datos (identificados con títulos o nombres) en forma tabular, se hacen cálculos repetitivos con los datos de cada renglón y se escriben los resultados finales; también en ocasiones se escriben los resultados intermedios para facilitar la verificación de los cálculos.

Una hoja de cálculo electrónica puede considerarse como un espacio cuadriculado representado en la pantalla del computador, en el cual se ingresan datos de manera ordenada, numéricos o literales (títulos, nombres, texto) y fórmulas para efectuar cálculos entre datos de la hoja. Se almacena en un archivo magnético que puede ser modificado o impreso cuando se desee.

Definición:

Excel es una de hoja de cálculo, la cual sirve para realizar cualquier cálculo matemático, financiero, estadístico o trigonométrico, permitiendo graficar los resultados.

PARTES DE LA PANTALLA EXCEL 7.0

1. Menú de control ventana documento

2. Menú de control de la aplicación

3. Cuadro de cancelación

4. Cuadro de introducción

5. Asistente para funciones

6. Columna

7. Barra de Menú

8. Barra de Herramientas Web

9. Barra de Herramientas Formato

10. Barra de Herramientas Estándar

11. Fila

12. Barra de desplazamiento (Hojas)

13. Hojas del Libro (Etiquetas)

14. Celda

15. Barra de Herramientas Dibujo

16. Barra de desplazamiento Horizontal

17. Barra de desplazamiento Vertical

18. Barra de Formulas

19. Barra de Estado

CONCEPTOS BÁSICOS

- Área de trabajo

La hoja de cálculo es como una reja conformada por filas horizontales y columnas verticales. Las columnas van de A hasta IV (para un total de 256 columnas) y las filas de 1 hasta 65536.

- Libro de trabajo

En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener hasta 255 hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

A las hojas se les podrá colocar nombres (Etiquetas) hasta de 31 caracteres incluyendo espacios en blanco.

Cuando se abre un libro de trabajo este trae 3 Hojas de calculo, esta opción se puede cambiar por el menú Herramientas/Opciones/General

Para colocar nombres a las hojas de sus libros presione Doble Clic sobre la hoja a la que desea cambiar el nombre o active el menú de Formato/Hoja/Cambiar nombre. Allí aparecerá un cuadro de dialogo donde podrá digitar el nuevo nombre.

- Celda

Es la intersección de una columna y una fila. En la celda se almacena la información del programa. Se identifica con la letra de la columna y el numero de la fila. A11, C6789, AZ13524.

NOTA

• Para ir a los extremos de la hoja de calculo:

• Para ir rápidamente a cualquier lugar en la hoja de calculo oprimo la tecla F5 y dígito la posición a la que deseo ir :

Ctrl INICIO (Va al principio de la hoja. A1)

Ctrl FIN (Va al final del área de trabajo editada)

- Rango

Grupo rectangular de celdas en el área de trabajo. El rango se identifica por la celda superior izquierda y la celda inferior derecha separadas por dos puntos. Ej. B5:H32, Z678:HI14523.

- Características Generales (Excel 97):

Se almacenen hojas de calculo múltiples en un libro con etiquetas en la parte inferior, la edición dentro de cada celda, la barra de menús y la barra de herramientas estándar se han modificado para proporcionarles un acceso mas rápido a comandos, autocalcular (suma automática), crea grandes totales, mejoras en la edición con arrastrar y colocar, formato a números más fácilmente, recuperar y administrar documentos mucho más rápido, ordenar y filtrar una lista de bases de datos se han simplificado a comandos, listas compartidas, mapas de datos, mejorar en gráficas, entre otras.

- Entrar a Excel:

Haga Clic en el botón Inicio de la barra de herramientas de Windows 95, luego elija el submenú Programas y haga clic en el icono Microsoft Excel.

EDICIÓN Y CORRECCIÓN DE DATOS

1. Para insertar la información basta con ubicarse en la celda deseada y digitar los datos que se requieren, luego oprimir la tecla ENTER, una tecla direccional a cualquier lado o dar un clic en la barra de fórmulas en el cuadro de introducción.

2. Para corregir algún dato nos ubicamos en la celda donde esta la información que deseamos corregir y presionamos

• LA TECLA F2

• DOBLE CLIC SOBRE LA CELDA QUE DESEAMOS CORREGIR

• CLIC EN LA BARRA DE FÓRMULAS EN EL LUGAR DE LA CORRECCIÓN

El cursor se ubicara en la barra de fórmulas donde se corregirá el dato y después se digitara ENTER para fijarlo o un clic en el cuadro de introducción.

3. Para eliminar una información basta con demarcar el rango que se desea borrar y oprimir la tecla suprimir

También puede abrir el menú de edición y allí utilizar la opción Borrar

Se puede también utilizar el botón derecho del mouse sobre la celda.

CREACION DE FORMULAS

Las formulas son utilizadas para analizar y realizar diferentes operaciones con la información que se encuentra en la hoja de calculo. Las formulas pueden contener referencias a otras celdas, valores, funciones o nombres de rangos

Operadores

Operadores Matemáticos:

Suma(+), Resta (-), Multiplicación (*), División(/), Porcentaje(%)

Nota: Todas las operaciones matemáticas deben ir precedidas del signo =.

Ejemplos: =(C8*C32)

=(C8+C32)

También es posible iniciar las operaciones con el signo + o -

Operadores de relación:

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

= Igual

<> Diferente

Prioridades de los operadores

El Excel realiza primero las operaciones con mayor prioridad, las de mayor importancia. El orden de prioridad para los operadores esta dado así:

= Igual

- Negación

% Porcentaje

^ Función Exponencial

* / Multiplicación y División

+ - Suma y Resta

& Unión de texto

=, <, >, <=, >=, <> Comparación (Relación)

Ejemplos:

2+4*5 = 22 (En este caso Excel realiza primero la multiplicación y luego la suma, porque no hay signos de agrupación.

(2+4)*5 = 30 (En este caso se realiza primero la suma y luego la multiplicación. Como se puede observar en este ejemplo, el hecho de colocar los paréntesis, da prioridad a la operación que hay entre ellos contenida, por eso se realiza primero la suma y luego la multiplicación. - principio matemático).

Algunos errores que generan las formulas

#!Ref! : La formula se refiere a una celda equivocada.

#!Num! : Hay un problema con el numero.

#!Nulo : Se especifico una intersección de dos números que no se interceptan.

#¿Nombre? : Microsoft Excel no reconoce un nombre usado en la formula.

#!Div/0! : La formula esta tratando de dividir por cero.

#N/A : No hay números disponibles.

#!Valor! : Un argumento u operando es de tipo equivocado.

####### : No cabe el valor dado en la celda.

Funciones

Es una formula incorporada a Excel que toma una serie de valores, los usa para realizar una operación y devuelve el resultado de esta.

NOTA: Estas son solo algunas de las muchas funciones que maneja el Excel. Para mayor información active en menú INSERTAR / FUNCION....allí encontrara

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