Manual excel basico 2003

Capítulo 1

Introducción

Microsoft Excel XP, es una herramienta de trabajo muy poderosa, la cual permite al usuario tener un manejo de la información muy fácilmente. En este ambiente gráfico puede interactuar no solo con datos de texto y números sino también con gráficos y bases de datos, todas pueden ser en pantallas diferentes o en una sola.

Lección

Conceptos Básicos.

Muchas veces hemos oído hablar sobre una hoja electrónica de cálculo pero ¿qué es? Una hoja electrónica de cálculo se asemeja mucho a una hoja de trabajo de contabilidad: esta compuesta por un conjunto de columnas y renglones; las cuales permiten introducir información para elaborar reportes y modelos.

En Microsoft Excel las hojas electrónicas de cálculo cuentan con un total de 256 columnas, donde cada una de ellas tiene nombre, el nombre de una columna puede ser una letra o una combinación de dos letras así, la segunda columna se llama "B" la tercera "C" y así sucesivamente hasta llegar a la "Z". Al terminarse las letras del abecedario se empiezan a combinar de tal manera que la siguiente columna después de la "Z" será "AA", la siguiente "AB" y así sucesivamente hasta llegar a la "IV" la cual es la numero 256. Los renglones también llamadas filas reciben como identificador un número, y están numerados desde el 1 hasta el 65,536.

A la intersección de una columna con un renglón se le llama celda o casilla, y cada celda o casilla se identifica mediante el nombre de la columna y el número del renglón al que pertenece. Siempre deberá indicarse primero el nombre de la columna y después el numero del renglón. Ejemplo: A1, H14, Z45, IV16384, etc.

Dentro de la hoja notaremos siempre una celda que se muestra más remarcada que el resto de las demás y es llamada Celda Activa. Podremos desplazarnos dentro de la hoja para seleccionar las diferentes celdas donde deseamos introducir información.

Descripción de la Pantalla.

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Desplazamiento de Celda Activa.

Lección

Introducir Información.

Tipo de Datos.

Dentro de la hoja electrónica de cálculo se distinguen 4 tipos de datos:

1. Números

2. Fórmulas

3. Fechas y Horas

4. Textos Descriptivos

Para la introducción de ellos a la hoja, debemos seguir unas reglas muy simples.

Para los Números:

1. Puede comenzar con alguno de los siguientes caracteres:

            0.....9, . , - , +, (, símbolo monetario establecido en el panel de control

1. Puede contener máximo 255 caracteres
2. No debe contener espacios intermedios
3. Puede terminar con el símbolo %
4. Puede contener comas como separador de miles

Para las Fórmulas:

1. Debe comenzar con el signo " = "
2. No puede contener espacios
3. Máximo 255 caracteres
4. Puede contener referencias (nombres de celdas)

En el caso de las fórmulas tendrá que tener muy en cuenta la prioridad de operación de los operadores matemáticos, una fórmula se realiza de izquierda a derecha teniendo en cuenta su prioridad de operación.

Para las Fechas y Horas

En Microsoft Excel, las fechas y horas son un número. Usted puede mostrar fechas y horas en una variedad de formatos predefinidos. Para las fechas, Microsoft Excel usa por omisión, un sistema de números seriales contabilizados a partir del 1 de enero de 1900 (día 1). Las fracciones decimales contenidas en el rango 0.000 y 0.999, representan respectivamente, las 00:00:00 (horas: minutos: segundos), Vs. 12:00 medianoche y 23:59:59. De forma pues que el numero 33301.5, representara, las 12 horas del mediodía del 4 de marzo de 1991.

El formato en el que podrá teclear una fecha dependerá del formato establecido en el panel de control  de Windows que podrá ser: dd-mm-aa o mm-dd-aa o aa-mm-dd.

Para Textos Descriptivos

En una hoja de trabajo, una etiqueta es cualquier conjunto de caracteres alimentados a una celda tales que Microsoft Excel no los intérprete como números, fórmulas, fechas, horas, valores lógicos o valores con error.

• Una celda puede contener hasta 255 caracteres de texto.
• Para introducir números como etiqueta, estos deben ir precedidos de un apostrofe (').

También se considera como etiqueta cualquiera de los tipos anteriores que no cumpla con sus reglas.

Editar Información.

Una vez que los datos hubieran sido capturados en la hoja podrá necesitar hacer modificaciones y para no tener que escribir de nuevo todo podrá usar la tecla  para este propósito; o dar un clic con el Mouse sobre la barra de fórmulas, teniendo el apuntador en la celda a modificar.

Estas modificaciones son muy comunes en celdas con fórmulas. También podrá hacer doble clic para editar el contenido de una celda.

[pic 2][pic 3]

Lección

Manejar libros de Trabajo (Archivo).

Guardar un Libro por Primera vez 🖫.

Al grabar un libro por primera vez, será necesario especificar el nombre del archivo y la unidad de disco y carpeta donde se desea grabar.

1. Menú Archivo.
2. Clic en Guardar Como.
3. Especifica el nombre del archivo y donde lo quiere guardar.
4. Clic en Guardar.

Otras opciones para grabar son:

1. Ctrl. + G
2. Clic en 🖫

Guardar Cambios.

Hay diferentes formas de actualizar un libro que ya tiene nombre y al cual le hemos hecho modificaciones, (es decir, que quede grabado con los recientes cambios):

1. Menú Archivo.
2. Clic en Guardar.
3. Clic en Guardar.

Otras opciones para grabar modificaciones son:

1. Ctrl + G.
2. Archivo – guardar.
3. Clic en🖫.

Abrir un Libro Existente📂.

Para obtener un libro guardado en cualquier dispositivo, hay que elegir alguna de estas opciones:

1. Menú Archivo.
2. Clic en Abrir.

Otras opciones para Abrir archivos son:

1. Ctrl + A.
2. Clic en 📂.

Luego especificar el lugar donde se encuentra el libro y el nombre.

Abrir un Nuevo Libro🗋.

Al  entrar a Excel se cuenta con un libro en blanco y listo para manipularse, pero si necesita un nuevo libro en blanco, se puede elegir cualquiera de estas opciones:

1. Ctrl. + U.
2. Menú Archivo – Nuevo.
3. Clic en 🗋.

Crear Copia de un Libro.

Cuando un libro nos sirve como referencia para elaborar otro, podemos obtener una copia de dicho libro, de la siguiente manera:

1. Tener el documento base abierto.
2. Elegir Menú archivo + Guardar Como
3. Escribir otro nombre de archivo.
4. Seleccionar Guardar.

La copia puede quedar en otro disco si se elige una unidad diferente al momento de grabar.

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