Microsoft Excel Generalidades

HOJA DE CÁLCULO

También conocida como Hoja Electrónica. Tiene un parecido similar a las hojas tabulares utilizadas en el área de contabilidad, debido a que están constituidas por columnas y filas formando una hoja cuadriculada. En comparación con las hojas tabulares, una hoja de cálculo tiene la ventaja de almacenar la información y realizar cálculos en forma automática y sencilla.

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.

La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado.

Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software más utilizado en cuanto a hoja de cálculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro, Lotus 1-2-3, pero el que se ha consolidado realmente es el EXCEL, debido a la evolución de la informática y al auge de los paquetes con aplicaciones para la oficina que permiten una interacción entre sus diferentes aplicaciones, pudiendo importar del Word al Excel, por ejemplo, introducir imágenes, crear gráficos y hasta insertar hipervínculos.

La principal ventaja de una hoja de cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempos, organizaciones de producción y en base a esto tomar las decisiones correspondientes.

FUNCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Procesar grandes cantidades de información, principalmente de tipo numérica. Con la limitante de la memoria RAM de la computadora. Agilizar el cálculo de resultados mediante la aplicación de fórmulas matemáticas definidas por el usuario (fórmulas). Automatizar procesos de cálculo mediante la aplicación de operaciones matemáticas automáticas (funciones).

Representar por medio de una gran variedad de gráficos, datos numéricos. Uso de libros de trabajo por medio de procesos automáticos para calcular Totales, Proyecciones de Presupuestos, Cálculo de Ganancias, Manejo de Datos Estadísticos, Proyección en el Tiempo, etc.

CARACTERISTICAS DE LA HOJA DE CALCULO EXCEL

Excel es parte de "Office", un paquete de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones y administrar el correo electrónico.

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.

• Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.

• Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.

• Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.

• Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

• Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

• Posee una serie de funciones incorporadas para cálculos matemáticos, estadístico, financiero etc. Se hace clic con el mouse en la posición donde se desea escribir, se introducen los datos en la celda y se presiona enter para pasar a la celda siguiente. Si se comete algún error puede ser modificado en la barra de referencia.

• Posee una serie de fórmulas que se aplican para realizar operaciones complejas y obtener los resultados exactos de una manera rápida y eficaz.

• Si se modifica el valor de un dato, la hoja de cálculo permitirá recalcular fácilmente los resultados para el nuevo dato, lo que hace que estas aplicaciones sean tan útiles en análisis de tendencias, ya que permiten conocer con rapidez el resultado de aplicar distintos cambios y elegir así la estrategia que más convenga.

• Se puede administrar fácilmente grandes cantidades de información al aplicar filtros para agilizar búsquedas.

• Es posible vincular bases de datos: Las tablas son perfectamente útiles en hojas de cálculo independientes. Sin embargo, pueden usarse también como herramientas indispensables para la información que está en una base de datos.

FORMULAS – OPERADORES MATEMATICOS

En Excel, las fórmulas son una herramienta indispensable para obtener el resultado de diversas operaciones aritméticas de una forma fácil y eficiente, ahorrándonos tiempo que normalmente gastaríamos haciendo grandes cuentas y el esfuerzo que esto conlleva. Como vimos anteriormente, las fórmulas son unas herramientas predeterminadas por Excel que solo tienen que estructurarse conforme al problema que queramos resolver.

Las fórmulas están formadas por dos partes: Los valores, ya sean introducidos directamente o por el contenido de una celda y por los operadores matemáticos, que son los encargados de decir que tipo de operaciones se harán dentro de la fórmula para obtener el resultado.

Los operadores matemáticos nos permiten realizar operaciones aritméticas entre uno o más datos.

La estructura que deben llevar las fórmulas dependerá del problema que se haya planteado y por ende, por las operaciones que se tengan que realizar. Por este motivo es importante que sea aprendan a manejar los operadores matemáticas en Excel y también se aprenda convertir un problema común en una fórmula.

A continuación, se presenta una tabla que incluye los operadores matemáticos que maneja Excel y sus características.

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