Optimización Estratégica de Costos en Tecnologías de Información

Optimización Estratégica de Costos en Tecnologías de Información

Leoncio Félix Chávez Paredes

Ante un mercado global competitivo en el desarrollo de nuevas tecnologías y la necesidad de optimizar el gasto en los servicios de tecnología de información (TI), los gerentes están convirtiendo aquellos programas agresivos de reducción de costos en iniciativas de ahorro de costos más estratégicos. Objetivos estratégicos de optimización de costos conllevan a las organizaciones a encontrar el equilibrio adecuado entre la reducción de costos de TI y el aumento de las inversiones en innovación empresarial. Por lo tanto, muchos gerentes están recurriendo a la optimización estratégica de costos para generar una ventaja competitiva a largo plazo y reducir los costos relacionados con la tecnología. Este ensayo proporciona un marco que puede ayudar a los gerentes a priorizar iniciativas de optimización de costos de TI, considerando no sólo el ahorro de costos potenciales, sino también otros factores, tales como la estrategia a largo plazo, el grado de riesgo de la organización, el impacto en los clientes y las inversiones necesarias.

En primer lugar,  se debe reducir los costos al corto y largo plazo. Las empresas tienden a dar prioridad a las iniciativas de optimización de costes simplemente considerando ahorros en efectivo a corto plazo. Los gerentes deben tener en cuenta el grado de riesgo organizacional al considerar dar prioridad solo a las iniciativas de optimización de costos a corto plazo, así como el impacto de este tipo de estrategia empresarial en los consumidores de servicios de TI. Los gerentes a menudo recurren a medidas de reducción de costos en respuesta a las presiones corporativas para reducir el gasto de TI. Sin embargo, al centrarse en el corto plazo y sin el contexto completo de la estrategia de negocio, estas iniciativas a menudo resultan en mayores costos de TI a largo plazo.

Según Horngren, Datar y Rajan (2012), un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción propuesto por la administración para un período determinado y una ayuda para coordinar aquello que deberá hacerse para implementar dicho plan. La elaboración de presupuestos es de mayor utilidad cuando se integra con la estrategia de negocio de la empresa. Las iniciativas estratégicas de optimización de TI requieren presupuestos iniciales y se definen bajo el contexto de la estrategia de 2qnegocio. Por lo tanto, bajo una perspectiva a largo plazo, la optimización de costos de TI se pueden lograr a través de la identificación de iniciativas de reducción de costos inmediatas que sean menos perjudiciales para el negocio, por ejemplo, las reducciones de licencia de software, tercerización de actividades de desarrollo, etc.

En segundo lugar, se debe incrementar la eficiencia de los sistemas informáticos y optimización de los procesos. La reducción de costos sin basarse en una estrategia de negocio puede tener consecuencias negativas imprevistas. Los gerentes deben centrarse en la eliminación de capacidad ociosa y el aumento de la eficiencia de los sistemas actuales. La confiabilidad, la calidad y la utilización de los sistemas informáticos y plataformas de TI se han convertido en un factor muy importante. Se debe implementar indicadores adecuados para medir el desempeño de los sistemas, como el tiempo de respuesta en los servicios de TI, el tiempo de transacción utilizado por los usuarios, el grado de integración de los activos de TI, etc. ¿estos indicadores nos permiten identificar oportunidades de mejora?

Según Kaplan y Cooper (1998), el costeo kaizen es una técnica que plantea actividades para el mejoramiento de actividades y la reducción de costos, incluyendo cambios en la forma en la cual la empresa manufactura sus productos, esto lo hace mediante la proyección de costos a partir de las mejoras propuestas, las cuales deben ser alcanzadas tal como un control presupuestal, puesto que proyecta los costos en base a mejoras futuras. Los sistemas informáticas soportan las actividades involucradas en los procesos, por lo cual son generadores y fuentes de información vital para el análisis de datos e identificación de oportunidades de mejora. Los sistemas informáticas puede ser medidos, priorizados y modificados en base a su desempeño en los proyectos kaizen definidos. Tales indicadores pueden indicar el nivel de eficiencia de las iniciativas de TI a través de todas las áreas de la organización.

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