PLAN DE GESTIÓN PARA ELABORACIÓN DE PROYECTOS

PLAN DE GESTIÓN PARA ELABORACIÓN DE PROYECTOS

El presente ensayo pretende dar respuesta a cuatro interrogantes: Qué es el Plan de Gestión de la integración y cuál es su importancia y aplicación en proyectos educativos, Qué es el Plan de Gestión del alcance y cuál es la importancia de su aplicación en proyectos educativos, Qué es el Plan de Gestión del tiempo y cuál en qué radica la importancia de aplicarlos en proyectos educativos y Qué es el Plan de Gestión de costos y su aplicación en proyectos educativos.

En primer lugar se encuentra la fase de planeación de un proyecto, la cual es de vital importancia para lograr la consecución del mismo y llevarlo a feliz término, en ella se incluyen cuatro componentes fundamentales como lo son la integración, el alcance, los tiempos y los costos.

La gestión de integración de un proyecto comprende los procesos y actividades que se requieren para la identificación, definición y coordinación del mismo, en esta etapa se debe lograr la integración de cada una de las actividades más importantes para lograr el desarrollo y la culminación del proyecto.

En esta etapa se debe formalizar un acta de constitución, la cual debe estar patrocinada por un ente externo a la organización donde se implementará, ésta debe contener las funciones que debe llevar a cabo el director del proyecto, según el libro PMBOK (2009) el acta de constitución del proyecto debe comprender la siguiente información: los requisitos que satisfacen las necesidades, las necesidades del negocio, la finalidad del proyecto, el cronograma, el director del proyecto, el presupuesto, entre otras.

El plan de gestión escolar en las instituciones educativas la componen cuatro áreas fundamentales (Gestión directiva, gestión administrativa-financiera, gestión académica y gestión de la comunidad), las cuales están direccionadas al fortalecimiento del proyecto educativo institucional (PEI) y los proyectos que se generen desde cada una de ellas.

El mundo globalizado exige cada vez más que la comunidad educativa esté a la vanguardia en la utilización de herramientas tecnológicas que conlleven a la innovación; ya que las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) juegan un papel fundamental en el proceso de enseñanza-aprendizaje, permitiendo que la labor docente en el aula de clase sea más interactiva y didáctica, para también de esta forma seguir los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional en cuanto al uso de las TIC en el proceso formativo del estudiante.

La incorporación de las TIC en los proyectos educativos conlleva a la generación de recursos educativos más interactivos, desarrollar nuevas metodologías y una mejor práctica docente en la construcción del conocimiento, buscando la alianza con entes gubernamentales que faciliten el desarrollo, implementación y puesta en marcha de proyectos que incorporen la tecnología educativa.

En segundo lugar está el plan de gestión de alcance, el cual busca garantizar que un proyecto cuente con lo necesario para definir su alcance y generar una estructura de desglose de trabajo (EDT), que permita realizar la verificación y control del proyecto a través de los siguientes niveles y/o elementos: Objetivos, alcance, requisitos, límites, entregables, restricciones, criterios de aceptación del producto, limitaciones de fondo, entre otros, (PMBOK, 2009).

La importancia de aplicación de esta gestión en los proyectos educativos permite que la institución educativa establezca los objetivos del proyecto y describa las alcance del mismo, realice un autodiagnóstico institucional que permita visualizar las dificultades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA) con que cuenta, para establecer una misión, visión, propósitos y metas del mismo, desde cada una de las áreas de gestión mencionadas con anterioridad y de esta forma establecer unos objetivos estratégicos y metas a cumplir de dicho proyecto.

Como tercer elemento está la gestión del tiempo del proyecto para la cual se recomienda que se sigan los siguientes pasos y/o elementos de control y supervisión, para que éste pueda ser entregado en el tiempo definido en el cronograma: comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión, seguimiento y supervisión, evaluación del rendimiento, suministro de proyecciones, supervisión, implementación de cambios, entre otras, (PMBOK, 2009).

La importancia de aplicación de esta gestión en los proyectos educativos radica en que la institución conforme un equipo de gestión en el cual cada participante tenga unas funciones, responsabilidades y compromisos, establezca un cronograma de actividades mediante un diagrama de Gantt, que contenga cada una de las tareas en orden cronológico, junto con sus tiempos de principio a fin y los recursos (materiales, equipos, personas, suministros) necesarios para el desarrollo de las mismas.

Para establecer un control efectivo de las actividades definidas en el cronograma, es necesario establecer un calendario que contenga los días festivos, horarios para el desarrollo de las actividades, teniendo en cuenta el entorno donde se desarrollará el proyecto, entre otras. Lo anterior con el objetivo principal que el equipo desarrollador del proyecto tenga una comunicación asertiva e identifique de forma rápida el avance del mismo o aquellas actividades que no se han efectuado y poder tomar las acciones correctivas necesarias que permitan el desarrollo del mismo.

Se hace necesario definir un plan de seguimiento y evaluación con objetivos estratégicos claros, que incorporen indicadores de gestión, con instrumentos de medición que indiquen la frecuencia y el o los responsables del seguimiento, que permitan garantizar el desarrollo y cumplimiento del proyecto. Así mismo es necesario realizar un plan de socialización con toda la comunidad educativa, para mostrar los resultados obtenidos en el desarrollo del mismo.

En cuarto lugar está la gestión de costos del proyectos, para la cual se recomienda que se tengan en cuenta tres aspectos fundamentales: la estimación de los costos, la determinación del presupuesto y el control de los costos; con base en estos tres elementos se proyecta una aproximación del total de costos necesarios para el desarrollo del proyecto.

Según lo plantea el PMBOK (2009), para realizar correctamente la estimación de costos se deben tener en cuentas las siguientes herramientas o técnicas: Juicio de expertos, estimación análoga, paramétrica, ascendente, costos optimista, probable, pesimista, entre otras

La determinación del presupuesto establece que se debe realizar la suma de los costos de cada una de las actividades establecidas en el cronograma, lo anterior permite establecer una guía para los responsables del proyecto.

Para calcular el presupuesto se cuenta con las siguientes herramientas o técnicas más comúnmente usadas: Suma de costos, análisis de reserva, estimación paramétrica, conciliación del límite de financiamiento, entre otras, (PMBOK, 2009).

El control de costos del proyecto tiene como objetivo fundamental establecer que causas son las que pudieran generar cambios en los costos estimados para el avance del mismo. Cabe resaltar que en el evento de presentarse variaciones en los costos del presupuesto deben ser autorizadas por los responsables.

Según PMBOK (2009), el control de costos del proyecto incluye principalmente: Identificar los factores que generen cambios en la línea base de costo, realizar cambios reales en el presupuesto de manera oportuna, entre otras, (PMBOK, 2009).

La importancia de aplicación del plan de gestión de costos en los proyectos educativos permite planificar de una forma asertiva y elaborar un presupuesto que vaya acorde con los recursos que posea la institución educativa y aquellos que logre recibir de entes gubernamentales y/o empresas del sector productivo de la región. Adicionalmente es de suma importancia que se establezca un control de costos que permita identificar las posibles variaciones que se puedan presentar en el desarrollo del mismo, corregirlas y llevar a feliz término el desarrollo del proyecto.

Terminado el recorrido por las fases principales, se puede concluir que éstas son de vital importancia, ya que estableciendo una buena planeación, un cronograma de actividades con tareas y tiempos que se desarrollen en el orden cronológico establecido, un equipo de gestión con funciones, compromisos y responsabilidades bien definidas, un presupuesto acorde con lo planeado y un plan de seguimiento y control, permitirán que el proyecto se pueda desarrollar y llevar a feliz término.

PMBOK, citado en el módulo virtual Gerente de proyectos de tecnología educativa. Tomado el 16 de Abril de 2014 de Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa, www.cvudes.edu.co

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