PRINCIPIOS DE EXCEL

EXCEL

Excel es un programa de tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula, es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva; para ello se utiliza una cuadricula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Los libros de Excel tienen la extensión .XLS.

Se puede observar como las columnas se enumeran por letras, A, B, C, etc., y las filas por números 1, 2, 3, etc., en la celda A5 se observa la palabra “otros” (una celda está formada por una letra y un número). En Excel también se pueden dibujar gráficos a partir de los datos introducidos. Cada hoja cuadriculada está formada por 16384 columnas y 1 048 576 filas.

ELEMENTOS DE EXCEL

La barra de título.- Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando, cuando se abre un libro nuevo se le asigna el nombre provisional de “Libro 1”, y al guardarlo le podemos dar el nombre que se quiera. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de acceso rápido.- Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Vea la siguiente figura. . Esta barra puede personalizarse para añadir más botones haciendo clic en la flecha desplegable de la derecha para seleccionar posteriormente “Personalizar barra de herramientas”

La banda de opciones.- Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas, debemos tener presente que al presionar la tecla “Alt” podemos entrar en el modo de acceso por teclado, apareciendo unos recuadros indicando la(s) tecla(s) que se deben pulsar. En caso de encontrarse semitransparentes, quiere decir que no están disponibles en ese momento. Para salir de este modo se vuelve a presionar dicha tecla.

La barra de fórmulas.

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la celda donde se trabaja en el momento.

Barra de etiquetas.

Nos permite mover por las diferentes hojas de cálculo en Excel. Se pueden crear varias hojas dependiendo de las necesidades de la persona.

MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA.

Cuando no esté abierto ningún menú, para poder desplazarse a través de la hoja se puede realizar de dos maneras, una de ellas es si se conoce la celda a donde se quiere ir simplemente se escribe su nombre de fila y columna (por ejemplo, A1, B6, D8, etc.) en la parte izquierda de la barra de fórmulas presionando “Enter” posteriormente.

La otra forma sería aplicando las teclas activas mostradas en la siguiente tabla:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda abajo FLECHA ABAJO

Celda arriba FLECHA ARRIBA

Celda derecha FLECHA DERECHA

Celda izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla abajo AVPAG

Pantalla arriba REPAG

Celda A1 CTRL + INICIO

Primera celda de la columna activa FIN + FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN + FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN + FLECHA DERECHA

INTRODUCCIÓN DE DATOS

En cada una de las celdas se pueden introducir textos, números o fórmulas. Apareciendo la celda activa y en la barra de fórmulas lo que se tecleó. Cuando se acepta lo que se introdujo en la celda y se presiona una “palomita”, la celda activa seguirá siendo la misma. En tanto que si se presiona “Enter” la celda activa pasa a ser la de abajo. Si se quiere cambiar el valor de la celda al valor inicial, se puede pulsar la tecla “Esc” o bien marcando la “cruz” en la barra de fórmulas.

En una hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que se pueden introducir son:

VALORES CONSTANTES.- Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si se quiere introducir una fracción primeramente se debe de poner un “cero” y un espacio para posteriormente poner la fracción (cuando sean números pequeños), pues en su defecto Excel lo confundirá con fechas. (por ejemplo; ¾ Excel lo pondría como 3 de abril).

Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas en dicho rango, se deberá introducir el año completo.

FÓRMULAS.- Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. La fórmula se escribe en la Barra de fórmulas y debe empezar por el signo “=”.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS.- Se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: +, -, *, /, %, etc.

OPERADOR TIPO TEXTO.- Se emplea para concatenar celdas (unir, enlazar, relacionar una cosa con otra), que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES.- se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: >, <, =, <>, <=, >=

OPERADORES DE REFERENCIA.- Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango.- Indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:D5

Operador de unión.- Indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,D5

Cuando hay varias operaciones

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