PROYECTO DE SISTEMA AUTOMATIZADO Capitulo 1 Y 2

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1.- Planteamiento del Problema

Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las Instituciones sienten la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a la vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las Estructuras líderes del Mundo.

Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia él, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas más estimulantes e interesantes.

Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.

En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con aportes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

Los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de información.

Los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiado profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos.

Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio, en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas.

La diseminación de la tecnología significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organización se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de esta tecnología. El grado de esta dependencia es difícil de discernir en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustándose a las nuevas tecnologías, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica.

En tiempos pasados, se discutían las dificultades planteadas por los sistemas de información se refería a las personas, no a la tecnología de la información, luego se ha intentado despertar el interés ante las posibilidades que ella brinda también formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayoría de los problemas técnicos, pero para quienes comprenden que la innovación basada en la tecnología es al fin un proceso social, cuando, muchos años más tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnológico, resulta impresionante su penetración y la incorporación de la tecnología de la información a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteración que la utilización no sólo de computador sino del conjunto de técnicas de tratamiento de la información derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro.

Se observó actualmente la falta de tecnología en La Escuela Bolivariana La Peña, lo que demuestra lo ineficaz del proceso de inscripción, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganización, lentitud en la realización de reportes, duplicación de inscripciones y demora en la entrega de carnet, constancias, notas y todo lo relacionado al proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal.

El Centro Educativo actualmente cuenta con un número de matriculas superior a los 200 alumnos, debido a lo peculiar de su enseñanza técnica, influyendo de manera directa a provocar la insuficiencia e incompetencia en el desarrollo de las inscripciones, retomando el normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar.

Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las inscripciones se le acumulan demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la pérdida y alteración, al igual que organizarlos en ficheros.

En la seccional se tomar la función de: Planificar y controlar la inscripción por curso y sección del plantel, pues es lento y desorganizado, requiere de varios días para realizarlo.

El objetivo que persigue la seccional en cuanto a inscripción es: Inscribir una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el proceso de inscripción se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de autorizaciones, y protocolos, lo que la mayoría de las veces, no lo pueden lograr porque tienen muy poco tiempo para captar una gran cantidad requisitos de los alumnos con que cuenta el centro educativo, ocasionando que el sistema sea lento, desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos.

El proceso de inscripción se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a través de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan los documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cédula de identidad, fotografías, carta de buena conducta, entre otros).

Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar:

Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institución durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha sido inscrito, la manipulación del libro de vida es muy frágil, algunas de las actividades hechas por la institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución.

Las áreas que se ven afectadas son: el Departamento de Evaluación y Control, pues su trabajo durante estos días es acelerado y congestionado debido a que se hacen inmensas columnas para proceder a la inscripción, y esto ocasiona: Ineficiencia en el proceso, el personal trabaja demasiadas horas extras, las solvencias no tienen hora fija de entrega, aparte de eso tienen que realizar su trabajo habitual.

Por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de documentos y que agilice el proceso de inscripción de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.

1.2.- Interrogantes de la Investigación.

En el presente trabajo se plantean las siguientes interrogantes:

¿Cómo se lleva a cabo el proceso actual de inscripción en la Escuela Bolivariana “La Peña”?

¿Cuáles serán las ventajas y desventajas que traería la automatización del sistema automatizado de inscripción de la Escuela Bolivariana “La Peña”?

¿Qué recursos serán necesarios para la implementación del sistema automatizado que lleva el proceso de inscripción de la Escuela Bolivariana “La Peña”?

¿Qué estrategia se utilizará para adaptar el personal encargado del manejo del sistema?

1.3 Objetivos de la Investigación.

1.3.1 Objetivo General.

Proponer la automatización del proceso de inscripción que controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la información del alumno inscrito en la Escuela Bolivariana “La Peña”

1.3.2 Objetivos Específicos.

Describir como es realizado actualmente el proceso de inscripción en la Escuela Bolivariana “La Peña”

Determinar las ventajas y desventajas que traería para la Escuela Bolivariana “La Peña “automatizar los formatos manuales de inscripción.

Precisar los recursos que son necesarios para implementar un sistema automatizado que lleve a cabo el control del proceso de inscripción de la Escuela Bolivariana “La Peña”

Realizar cursos de adiestramiento para el personal encargado del manejo del sistema automatizado.

1.4 Justificación de la Investigación.

Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con aportes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos de inscripción y así lograr un control integral de las actividades de inscripción. Con el desarrollo de un sistema automatizado que abarque las necesidades y una

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