SEGUIMIENTO DA PROGRAMACIÓN CO PROGRAMA MICROSOFT PROJECT

UD6 - SEGUIMIENTO DA PROGRAMACIÓN CO PROGRAMA MICROSOFT PROJECT

Introdución a UD:

Esta UD ten como fin, coñecer as instrucións para ir actualizando a planificación  de obra feita co Project (previa o comezo da obra), unha vez que se vai construíndo esta. O programa nos permite ir facendo cambios  sobre o  planificado, cambiando a duración dos tempos previstos ou ben cambiando a data de comezo das actividades; en principio consiste en introducir os datos resultantes que se van producindo no proceso de  construción, o que nos vai proporcionar novas datas de finalización da obra para o resto de datos establecidos . Isto nos permitiría si fosemos con retraso sobre o previsto, aumentar recursos nas actividades que nos faltan por facer, para manter a data final prevista;isto último  xa formaría parte dos coñecementos de obra dos técnicos correspondentes.

O programa ten a opción de “liñas base” , que fai un gardado da vista  da planificación prevista ata ese momento. Cando acabamos a Planificación previa, facemos un gardado como liña base: Menú →Proyecto→ establecer línea base→ se nos abre unha fiestra para que denominemos a liña base; a primeira é a que sae por defecto “ liña base”.

 Despois unha vez que comezamos a obra , cando nos interese podemos ir gardando outras liñas base: liña base 1, liña base 2, etc. Facendo do mesmo xeito.

Proceso de realización do seguimento.

1. Debemos facer un gardado do arquivo que temos de planificación con outro nome para ter gardado os dous.

1. Pantalla de seguimento: Icona da parte superior esquerda do diagrama de gantt → Diagrama de Gantt ver→activamos despregable →Gantt de seguimento.

Deste xeito vemos como nos aparecen as barras das actividades cun “ 0 % “a dereita, que significa que non está feita a actividade; nas columnas do diagrama, vemos as columnas da planificación  . E interesante ocultar  as mesmas, e engadir outras de xeito que nos queden  visibles as seguintes columnas , no seguinte orden:

“Duración  de línea base”, “Comienzo  de linea base”, fin  de linea base  ( son os datos da planificación); “duración real”,  “Comienzo real”, “fin real”(os correspondentes o seguimento )  “% completado” “costo previsto” , “costo real ”.

Nas columnas tipo “comienzo real”  e “fin real “ nos aparece a abreviatura NOD, que significa que non están establecidos os valores reais.

1. Gardar liña base: obxecto da liña base xa establecida o rematar o Diagrma de gantt da planificación, e facer un gardado da planificación antes de comezar a obra; deste xeito cando vaiamos facendo o seguimento, sempre teremos a referencia de como era a nosa planificación a través das barras da planificación que temos en color gris.

Antes xa se explicou como se establece a “línea base” ; agora volvemos o  Diagrama de Seguimento: Menú →tarea→ no icono superior esquerdo do “ Diagrama de Gantt, eliximos o “diagrama de Gantt planificación”  e podemos ver agora como debaixo de cada tarefa sal outra barra en gris; quere dicir que  xa temos realizada a “línea base”.

1. Facer os cambios no diagrama de Gantt segundo imos realizando as tarefas na obra: temos que ir cambiando as datas nas columnas reais  (“real”): “duración real”, “comienzo real” . Hai un xeito doado de facelo, que consiste no seguinte:

1. Dobre click no texto da tarefa → nos sal un cadro de información da tarefa → na pestana “General” activa,   facemos os cambios que procedan: podemos cambiar a data  de comezo si é o caso; a duración da tarefa; e temos que poñer sempre o 100% completado, que quere dicir que a tarefa está completada, inda que non teñamos cambios. Entón nas columnas onde aparecía NOD,  no diagrama de Gantt nos van aparecendo as datas reais de comezo (hai que poñer 100% tamén nos hitos).

1. En calquera momento podemos facer un gardado de como está a planificación   para un momento dado; facémolo igual que a liña base, creando as seguintes liñas base: liña base 1, liña base 2, etc.

Si queremos  ver as distintas lineas base seguimos o seguinte proceso: Menú → Formato  → icona “linea base”  : nos sal un despregable cas distintas liñas base que temos gardadas; podemos activar a que queiramos ( que teñamos creada previamente ),  se desactiva a anterior; en fin, activando as distintas casillas veremos as distintas lineas bases.

No diagrama de Gantt  de seguimento só vamos observar a linea de base, pero podemos ver as distintas lineas de base que vaiamos creando , tal como se dixo anteriormente ou en : Menú→ tarea→ Diagrama de Gantt Ver (icono superior esquerdo)→ más vistas  → Gantt de varias lineas de aplicación / buscamos en pantalla o  diagrama de Gantt de varias “lineas de base”, e observamos como nos aparecen de distinto cor; si prememos co botón esquerdo do rato nunha actividade nunha delas vemos como nos indica de cal se trata.

Realmente facer máis liñas bases a parte da “liña base”, nos val para ver como está a planificación en distintos momentos; Pódenos interesar saber como estaba a execución da obra nun momento dado.

1. Diagrama de GANTT de seguimento finalizado: facendo o indicado  para todas as actividades teremos  rematado o Seguimento. Podemos observar como na columna % completado están todas as casillas o 100 %. Si aumentamos a duración dunha tarefa que contén “traballo” como recurso, o programa aumenta o gasto de traballo e varia o costo real sobre o costo o previsto para esa tarefa (o podemos apreciar vendo a variación entre costo previsto e costo real) ; si temos metido o costo como fixo, entón no teremos  variación (a facturación das subcontratas é un costo fixo, independente do tempo que lles leve facer as tarefas).

1. Impresión: podemos imprimir como sempre o noso diagrama de Gantt de seguimento, xunto cas columnas que temos visibles elixindo formato de papel, encabezado, etc. Inda que xa o vimos na UD4, se indica o proceso:

Menu→ imprimir→ventana impresión→ Imprimir fechas específicas: temos que indicarlle entre que datas queremos que nos saia o diagrama( a primeira poñemos 2 días antes do inicio indicado na programación; a ultima data xa nos sal por defecto. )→ Orientación:  horizontal→ Configurar impresión: Na pestana “encabezado” podemos poñerlle o encabezado ; na pestana “ páxina” podemos elixir o formato e tamén en “ajuste de escala” podemos axustar o porcentaxe  para que nos entre todo nunha páxina, ou ben   no botón inferior  para elixir o número de páxinas no que queremos que nos saia todo  ( esta e máis práctica ; normalmente ajustar en 1 páxina para os exercicios que nos facemos.).

1. Unha impresión importante pode ser : Menú  → Proyecto → Icono  informes →  doble click costos→ Flujo de caja ; vemos como nos aparece un diagrama de Gantt indicando para cada tarefa a súa facturación no tempo; premendo no botón modificar antes de activar “Flujo de caja” Podemos elixir costo real ou costo previsto; e tamén podemos cambiar o período de facturación de semanas a meses, anos, etc. Como sempre podiamos editar un encabezamento, etc. Este informe é moi interesante.

1. Ver táboa variación: si nos poñemos sobre a casilla superior esquerda (debaixo dela aparece a numeración das actividades) co botón dereito do rato e marcamos co esquerdo variación, nos proporciona unha táboa de variación, si ben non ten moito interese porque nos xa insertamos as columnas no diagrama de Gantt de seguimento para poder ver as mesmas.

1. Observacións:

Como sempre o project a veces non sigue parámetros de proceso que puideran facer lóxicos ; entón hai que ter en conta algunhas precaucións:

1. Se debe ir facendo “0 %  completado” das actividades, en orden segundo están na táboa (de arriba a abaixo), porque si vamos completando actividades e queremos volver atrás para facer un cambio, o programa interpreta que as actividades que están feitas non se poden cambiar, e aínda que no las deixa cambiar, non nos ten en conta os valores de cambios que poñamos.

Uso detallado dos distintos comandos

Líneas base: Microsoft establece la opción de establecer una línea base

(Programación de partida), con la que podemos ir comparando los cambios que

Se van produciendo al ir realizando el progreso; para hacer esto (si no lo hemos

hecho anteriormente en la fase de programación), realizamos el siguiente

proceso: Barra menú /Proyecto  /establecer línea base./ en la ventana que nos sale  definimos la “línea base” que vamos a crear.

...