Sistemas De Informacion

SISTEMA DE INFORMACION

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas, requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cuál es la persona a quien se debería entregar

Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organizaciones pequeñas. Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa.

Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:

La característica esencial de un sistema de información es el uso de registro de datos para representar el movimiento, el estado o la existencia de objetos en algún otro sistema, los cuales pueden ser físicos o abstractos. Ej. Un almacén formado por bienes: llegan, se guardan y se venden. Se empieza confeccionando registros de lo que hay. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para conservarlos, constituyen un sistema de información. El sistema de información es un modelo o representación de un sistema físico, con el cual también interactúa, y los dos pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más amplio. Las entradas al sistema de información desde el sistema físico son observaciones, mientras que las salidas son reglas para actuar; aunque también conlleva entradas y salidas que son puramente información y no van acompañadas de movimiento alguno.

Los sistemas de información no están restringidos a representar objetos físicos, también pueden representar abstracciones.

Los sistemas tienen tres componentes interactivos funcionales: la entrada, el proceso y la salida. La entrada involucra la captación y acopio de elementos que se deben insertar al sistema para ser procesados. Un ejemplo de entrada para un sistema de manufactura es la materia prima, la energía y esfuerzo humano provistos para asegurar la producción. El procesamiento incluye los procesos de transformación para convertir las entradas en salidas (ejemplo los procesos de fabricación). La salida, son los elementos procesados en su estado final, resultantes de la actividad transformadora, como los bienes manufacturados por una fábrica.

Tipos de modelos de un sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas tradicionales de procesos de datos; “tal como debería ser” implica el uso del sistema en forma de normativa, y “como debería ser” es un modelo predictivo, se utiliza para modernizar consecuencias de posibles decisiones y permite la selección del curso más apropiado de la acción. Dentro de una organización, los sistemas de información más grandes son los que realizan las principales funciones; por ejemplo, la nómina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos con algún componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan con más frecuencia en una predictiva.

La materia prima de un sistema de información son los datos: nombres, números, descripciones y muchas otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al escogerlos, y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y útiles para que puedan usarse.

OBEJTIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN:

Dependiendo del tipo de sistema de información que se esté tratando, las funciones esenciales que respaldan su existencia se verán modificadas. En general, los sistemas de información tienen como objetivo:

Respaldar las operaciones empresariales.

Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas.

Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran.

Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.

Dar elementos de juicio para realizar pronósticos para la empresa. Un sistema de información ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después, actúa sobre los datos para producir información. Por último el sistema produce la información para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

La evaluación de la información obtenida, permite la retroalimentación del sistema.

EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

En la bibliografía consultada, nacional e internacional, se muestran diversos ejemplos de sistemas de información, en la rama de la cultura en nuestro país se notifica:

“GESTCULT versión 1.0: Sistema de gestión de información de actividades culturales”, diseñado bajo demanda del Ministerio de Cultura, el mismo fue diseñado haciendo uso, al unísono, de varias herramientas informáticas como: MySql versión 4.0, para el diseño de la base de datos y el lenguaje PHP, HTML, CSS y Java Script, para el diseño de la interfaz de usuario. Este sistema ha sido concebido para su consulta a través de Internet.

En la esfera de la Salud en Cuba, se reporta el sistema de información: “GESIMED: Sistema de información para la red de bibliotecas médicas en Villa Clara”, el sistema fue diseñado haciendo uso de herramientas de programación como MySql, servidor Web apache versión 1.3, intérprete de PHP, entre otras, el sistema se presenta en formato Web y sustentado por una base de datos. (Estévez et all., 2008).

Han sido publicados muchos sistemas de información, si tenemos en cuenta que también son sistema de información los denominados Sistema de Información Geográfica, todos tienen en común un uso adecuado de la gestión del conocimiento, herramienta fundamental para la creación de sistemas de información.

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computadora y la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos

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