Sistemas De Informacion

SISTEMAS DE INFORMACION

INTRODUCCION.

Los sistemas de información se originan en casi todas las áreas de una empresa y se relacionan con todos los problemas de la empresa.

De ahí la definición de que un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Para tener un buen sistema se deben tomar en cuenta dos aspectos básicos, desde el hardware necesario para que el sistema pueda operarse y el recurso humano que interactúa con el sistema de información.

En el desarrollo de los sistemas de información se puede observar que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnología de la información, lo que trae como consecuencia la mejora en el desempeño de la organización, e incluye beneficios tanto para sus empleados, clientes y personas que tengan que ver con ella.

Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerirá de sistemas de información, desde oficinas gubernamentales, fábricas, o desde la contabilidad hasta la mercadotecnia, los sistemas de información son herramientas clave para el procesamiento de transacciones, toma de decisiones, resolución de problemas y las operaciones de toda organización.

Debido a que los sistemas de información se tienen en todas las empresas de una forma u otra, el desarrollo del presente trabajo se enfocará a lo que la mayoría de éstas tienen:

Contabilidad y finanzas

Recursos humanos.

Mercadotecnia.

Almacén en compras y ventas.

Existen más áreas de aplicación de los sistemas de información pero todo eso dependerá del tipo de empresa y el giro que tenga, para desarrollar incluso más sistemas de información que los tradicionales o comunes.

DESARROLLO.

El objetivo de un Sistema de Información (SI) es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa.

Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.

Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.

Incrementar la productividad operacional.

Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.

Aunque no se debe olvidar que el desarrollo de los sistemas de in formación depende de otros factores como el ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnológicos, y actualización de los diseñadores y de los administradores.

Los SI aplicados en Contabilidad.

Los sistemas de información del área de Contabilidad se utilizan normalmente para tener un bien control y una mejor toma de decisiones lo que marcará el rumbo de la empresa.

El control de la nómina, la antigüedad de los trabajadores dentro de la empresa, el número de éstos, las altas, bajas e incapacidades que se tengan, entre otros datos los encontramos en un sistema de información de ésta área, el cual nos ayudará a tener un mejor control del área y a organizar mejor los presupuestos que requiera la empresa.

Los sistemas relacionados con la contabilidad tienen su base en los libros contables, el catálogo de cuentas y los diarios, ya que le permiten a la empresa procesar las ventas por cobrar y las compras por pagar a clientes y proveedores respectivamente y por supuesto en el pago de la nómina.

Si la empresa tiene es de una magnitud considerable, en ocasiones tienen dentro del área de contabilidad diferentes departamentos encargados de un fin específico, que va desde la nómina hasta el encargado de los activos fijos de la empresa.

En cuanto a finanzas se refiere los SI tratarán de asegurar los recursos disponibles para llevar a cabo todas las actividades determinadas por la organización durante el proceso de la planeación.

Tomando en cuenta que dicho sistema nos ayudará a saber realmente con qué cuenta la empresa, cuánto debe, e incluso cuánto le deben, a fin de lograr sus objetivos y considerar en qué partidas está gastando más y si realmente se tiene un costo-efectividad para ese gasto.

Se determina en balance general y al estado de resultados, el cual puede llevarse por año, o presentarse por un periodo determinado de tiempo.

SI aplicados a la Mercadotecnia.

Tomando en cuenta que el objetivo primordial de la MKT es equilibrar la oferta y la demanda, los SI enfocados a dicha área ayudan a tener el desarrollo de nuevos productos, mejorar los ya existentes, modificar precios, hacer promociones o estrategias de distribución.

Los sistemas de información de mercadotecnia ayudan a organizar la demanda de productos, por regiones y población a fin de comercializar con exactitud el producto adecuado tomando en cuenta los clientes correctos.

De igual manera ayuda a detectar las necesidades del cliente y cumplirlas ya que mantiene una estrecha relación entre el vendedor y el comprador, de manera oportuna se puede aprovechar al máximo dicha información para tener más productos en el mercado o bien tener siempre en que cumpla con las expectativas de nuestros clientes y ayudar a tener un mejor control en la toma de decisiones.

Esta área es de suma importancia ya que si se tiene el cliente contento la empresa estará en funcionamiento y con una gran utilidad, ya que permite conocer aparte de las tendencias de mercado, los lugares, momentos y cantidades de compra, cuanto invertir en publicidad porque a la gente lo que le llama la atención en la actualidad son anuncios muy iluminados, o coloridos de sobremanera.

Como todo sistema y no siendo éstos la excepción tuene desventajas, si se toma en cuenta que no garantizan que las decisiones de los gerentes sean las más acertadas, en ocasiones son muy costosos de instalar y de un mantenimiento constante, tienden a ser demasiado rígidos por ser estadísticos normalmente.

Los SI de ésta área ayudan o impactan generalmente en el incremento de ventas a clientes, atracción de clientes nuevos o la realización de ventas cruzadas. Dan mayor información sobre el cliente, identifican nuevas oportunidades de negocio, mejoran en mucho el servicio al cliente y al perspectiva que él tenga de ese producto o servicio.

El tener el conocimiento de lo anterior no indica que se vaya a lograr el éxito, sino que se deben de involucrar a las diferentes áreas y lograr que exista una comunicación para interactuar y satisfacer así en un mayor grado las necesidades de los clientes para tenerlo arraigado con la empresa.

Un sistema muy de moda en mercadotecnia son las ventas ya sea por Internet o por televisión, en una el producto llega rápido y maneja condiciones de entrega de tiempos ya limitados, en la otra se podrá ver el producto un poco más real pero no se cuenta con un tiempo de garantía real, éste tipo de ventas, no hace que el cliente se sienta en confianza ni que llegue a ser un cliente potencial, aun y con la modernidad al cliente le gusta sentirse importante, sentir que lo toman en cuenta y no tener una relación de tal vez una compra solamente como lo haría por internet o vía telefónica que siendo atendido de manera personalizada.

SI aplicados a RH.

Una de las áreas más importantes y pilares de cualquier empresa, independientemente del giro, incluso de lo avanzado que está la tecnología aunque se diga que las máquinas suplirán al hombre, siempre se terminará por contar con un humano al cargo de un departamento.

Ahí radica la base de una empresa, los cimientos ya que el sistema de información que ahí se genera es de suma importancia y a su vez el más delicado, si se toma en cuenta que se desarrolla un sistema tomando como datos:

Reclutamiento y selección de personal: Cuyos datos son la forma en que se va a reclutar a la gente, como se enteran de las vacantes, y a la vez éstas cómo se dan a conocer (periódicos, anuncios, o internamente) de ahí la selección de ellos mediante cierto tipo de exámenes (test de personalidad, examen psicométricos y de conocimientos y habilidades).

Entrenamiento y desarrollo de personal: Capacitación que recibe el empleado por ésta área desde su inicio laboral aun y cuando ya se encuentra laborando debe de seguir recibiendo capacitación o entrenamiento, el cual se verá reflejado en su desarrollo profesional dentro de la empresa.

Evaluación del desempeño: Sirve para saber si realmente contamos con el personal capacitado para dicha área, ya que en ocasiones contratamos gente para un determinado puesto y hacemos que aprenda y no se toman en cuenta sus habilidades de inicio y tal vez sea más hábil y útil en otra área.

Administrador de salarios: En la mayoría de las empresas actualmente se maneja el tabulador o administrador de salarios en base a lo que sepas hacer y a la complejidad del trabajo será el sueldo que se asigne sin dejar de lado sus capacidades.

Registros y controles de personal: Tomando para ello las faltas, retrasos, medidas disciplinarias, puntualidad, incapacidades, etc.

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