Tecnología Licenciatura en Sistemas y Programación

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Universidad Metropolitana de Educación, Ciencia y

Tecnología

Licenciatura en Sistemas y Programación

Asignatura:

Trabajo de Grado

Profesora: Yuleima Conteras

Fecha: 18 de Abril de 2015

Índice

Introducción

La identificación y sistematización de los procesos rutinarios, son importantes en las Empresas; en nuestro caso propondremos las problemáticas y soluciones de un sistema de información en una academia de artes marciales; la mayoría de estos buscan atrapar más clientes, debido a la alta demanda que hay, en el afán que tiene las personas de verse y sentirse bien, además de potenciar la formación en el crecimiento  de la confianza, seguridad y autoestima personal, esta es una razón válida para que la Academia de artes marciales Budokan Center Onx, posea un sistema informático integrado que realice los procesos de administración de procesos, llevando la contabilidad y manejo de clientes en la academia, de una manera confiable, segura y ágil.

En el presente anteproyecto se propondrá la implementación de un software basado en Visual Studio 2010 que realice los procesos descritos con anterioridad, un software robusto desarrollado con una arquitectura solida necesaria para este tipo de aplicaciones.

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CAPITULO I  

1. El Problema

1.1 Planteamiento del Problema

La empresa: “Budokan Center Onx”

Dirección: Provincia de Colon, centro comercial Colon 2000 local #20

Teléfono: 6846-8602

La empresa es una academia formadora de atletas específicamente en las artes marciales, la cual no posee un sistema computarizado capaz de llevar un registro de estudiantes, cobros y pagos de mensualidades,  edición y eliminación de registros.

La empresa lleva un pobre sistema de registro manual que se podría considerar casi nulo y facilita la perdida de información, puesto que solo se les hace firmar un documento de responsabilidad en donde solo se registra el nombre, la edad, la cedula y el arte marcial a practicar, este proceso es guardado en carpetas por lo que se facilita la perdida de información.

Se observó actualmente la falta de tecnología en la academia demostrando lo ineficacia del proceso de inscripción, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganización, lentitud en la realización de las actividades, duplicación de inscripciones y demora en la entrega del carnet, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal.

La academia actualmente cuenta con un gran número de inscriptores, influyendo de manera directa a provocar fallos en el manejo de la información negativamente, se puede notar al momento que se necesite algún tipo de información o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a la existencia de un gran número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y, en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores en ocasiones se olvida anotar en los registros las transacciones realizadas, afectando a la empresa en el aspecto económico además de no permitirle disfrutar de las nuevas tecnologías para el manejo de dichos archivos.[pic 4]

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1  Objetivo General

Diseñar un sistema computarizado (Software), para el control de la academia,  que realice los procesos de administración de contabilidad y manejo de clientes en la academia, de una manera confiable, segura y ágil; con la finalidad de optimizar las funciones y aumentar la confiabilidad de la Academia con sus trabajadores y clientes.

1.2.2 Objetivos Específicos

• Analizar la situación actual en el control de inscripciones de la academia, con el fin de determinar sus deficiencias, errores e irregularidades al momento de efectuar sus pagos y registros.
• Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implementar un nuevo sistema de control, para así corregir las fallas y modernizar las funciones de la academia.
• Diseñar un sistema computarizado que facilite el cálculo contable  de cobros y pagos de los clientes, siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya establecido.
• Implementar un sistema de morosidad que resulte fácil de programar.
• Implementar frecuentemente actualizaciones que mejoren el sistema de tal manera que faciliten la tarea al trabajador y al cliente.

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1.3  Justificación

Es importante llegar a una solución de cada uno de los problemas que suceden actualmente en “Budokan Center Onx”, porque cada uno de ellos forma una parte importante de lo que se puede llamar el eficaz desarrollo de la academia y por lo tanto, es necesario resolverlos antes de que puedan traer consecuencias graves para la empresa.

Para empezar, se deben buscar soluciones a la pérdida de documentos (como contratos, facturas, recibos de pago, entre otros) ya que esto ocasiona malestar a la academia y además conlleva a la desorganización y a un descontrol.

Igualmente, en otro aspecto, la lentitud en la búsqueda de información es un factor que limita por completo el desarrollo, ya que impide una pronta capacidad de respuesta ante las exigencias, por lo tanto creará un ambiente que no confiabilidad y total credibilidad a nivel general de la academia.

Los errores en los cálculos contables, también afectan de manera directa a la confiabilidad de la academia, lo que indica que este es uno de los puntos más importantes, ya que puede generar pérdidas de dinero, además de clientes  descontentos pues no se sentirán conformes con el sistema de pagos y cobros de la academia para con ellos.

La excelencia buscada por la academia, se ve afectada directamente con la utilización del sistema  manual implementado, puesto que actualmente, existen nuevas tecnologías empleadas por la mayoría de las empresas, para contar con una mejor reputación en el mercado, por lo que es necesario emplear un nuevo sistema computarizado. De lo contrario, puede causar consecuencias irreversibles porque no contará con la suficiente tecnología para cumplir con las expectativas de la academia y de sus clientes.

De no solucionar estos problemas, entre otras cosas ocasionaría a la academia pérdida de dinero, trabajadores y clientes inconformes, manejo de sistemas obsoletos, además de desventajas frente a la competencia, lo que a la larga puede generar un colapso general de la empresa de resistirse al uso de nuevas tecnologías. [pic 6]

1.4 Alcances y Limitaciones

1.4.1 Alcances

Los sistemas computarizados son instrumentos abiertos que interactúan con su medio ambiente, permitiendo un control eficiente y óptimo que brinda un adecuado manejo de los datos, es por ello que se propuso el desarrollo de un sistema computarizado (Software), para corregir los problemas en la Academia “Budokan Center Onx”.

Igualmente, con este sistema, la organización y el manejo de archivos será mucho más fácil, ya que simplemente con un rápido acceso al computador se podría ubicar cualquier información que se necesite en determinado momento, evitando de esta manera los retrasos que se generan en la búsqueda manual de un documento, además se tendría una capacidad de respuesta acorde con las necesidades.

Permitirá a la academia un mejor desarrollo, ya que con la implementación de nuevas tecnologías se puede llevar un control eficaz y un manejo de datos con una mínima inversión, que puede multiplicarse en beneficios, tales como: calidad y excelencia de servicio, personal comprometido con la academia, aumento de cartera de clientes, entre otros.

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