Tecnologías De La Información

SISTEMAS DE CÓDIGO DE BARRA Y PUNTO DE VENTA

El código de barras es una tecnología que ha transformado la forma de hacer negocios. Desde su creación, ha facilitado muchas tareas tediosas de administración como por ejemplo: el levantamiento de inventarios, el registro de las mercancías vendidas, y ha proporcionado más agilidad en la atención a los clientes. Al tener información confiable, recolectada en el punto de captura, los gerentes pueden tomar decisiones más oportunas sobre el manejo del negocio. Por ejemplo, qué mercancías debe comprar, cuales están obsoletas, cuáles se deben de rematar.

Los principales beneficios de esta tecnología son la sencillez de operación, la velocidad de captura, la confiabilidad de los datos, el uso de estándares establecidos y el bajo costo.

Descripción de códigos de barras:

— Un código de barras en un arreglo de barras negras en un fondo blanco de diferentes anchos; desde el punto de vista del lector.

— La combinación de barras y espacios presentan un patrón que representa información.

— Es una representación gráfica de información (Datos o texto) que pueden entender las computadoras.

— La lectura en bidireccional. Es decir que no importa la dirección en la que se lea el código, siempre se obtendrán los mismos datos.

— La cantidad de caracteres en un código depende del tipo de código utilizado

— UPCA - 12 caracteres numéricos.

— EAN13 - 13 caracteres numéricos.

— EAN8 - 8 Caracteres numéricos.

— Código 39 - alfanumérico longitud variable.

Beneficios

— Bajo costo: se imprime junto con el material de empaque lo que hace que su costo sea casi nulo.

— Velocidad: un código de barras de 14 dígitos puede ser leído en menos de un segundo, mientras que capturar manualmente la información contenida en él puede llevar 5 segundos.

— Confiabilidad: una captura manual contiene en promedio un error por cada 300 caracteres capturados, con código de barras se reduce el error a uno por cada millón caracteres.

— Facilidad de Uso: la capacitación del personal nuevo en el uso de tecnología de código de barras es casi nulo. Apunta y dispara.

Funcionamiento

El primer paso para hacer que un sistema de código de barras y funcione es tener códigos impresos. Hoy día la mayoría de los fabricantes de productos ya incluyen los códigos de barras en sus productos. Así que su implementación es más fácil.

Para poder leer un símbolo se requiere de lectores de código de barras. Existen tres tecnologías principales disponibles para una lectura confiable - Lectores láser, Lectores CCD y Lectores Omnidireccionales o de manos libres. Los lectores de Pluma o lápiz ya están obsoletos (no recomendamos su uso).

Adicionalmente se requiere de algún dispositivo que registre la captura del dato que generen los lectores. Para ello se pueden conectar a una computadora o a una Terminal portátil. Se requiere de un software con la aplicación que usted necesite, como: control de inventarios, punto de venta, trabajo en proceso, control de acceso, control de activo fijo, entre otros.

El proceso es muy sencillo, una vez conectado todo el equipo, solo apunte el scanner hacia el código y cuando se produzca un "Beep" el dato estará leído en el computador; así de fácil. Lo que haga con el dato capturado es otra historia que no tiene que ver nada con código de barras.

Su programa de cómputo realizará las actividades que necesite para el fin deseado. Si utiliza un programa de punto de venta, entonces el programa registrará la venta, buscará el precio en la base de datos, descontará de inventarios el producto e imprimirá el ticket de venta. Enviará una señal para abrir gaveta de dinero y registrará la forma de pago, ya sea en efectivo, tarjeta de crédito o crédito al cliente.

Ventajas

Debido a la facilidad de uso las ventajas de este proceso son las siguientes:

— La información pasa directamente al sistema de cómputo.

— Se eliminan los errores a uno en un millón de caracteres capturados.

— La información se tiene en tiempo real, justo cuando suceden los eventos

Aplicaciones

Todas las ventajas y beneficios que se han mencionado anteriormente han ayudado a la gran difusión de la tecnología de código de barras. Hoy día la encontramos en muchas aplicaciones como son las siguientes:

— Control de acceso.

— Control de activos fijos.

— Control de almacenes.

— Control de inventarios

— Punto de Venta.

— Trabajo en Proceso.

— Bibliotecas.

— Recepción de materiales.

— Embarques de materiales.

— Venta en ruta.

— Hospitales y Salud.

— Entrega de Paquetes.

— Rastreo de equipaje (líneas aéreas).

— Servicio postal y mensajerías.

— Supermercados

AUTOMATIZACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS

Según Richard Sandhusen, una de las principales tendencias en las ventas es la “automatización de la fuerza de ventas" o aplicación de nuevas tecnologías para lograr que las ventas personales y la administración de ventas sean más eficaces respecto al costo [1].

En ese sentido, resulta imprescindible que todos los directivos y ejecutivos de ventas conozcan cuáles son las diferentes herramientas que se utiliza para la automatización de la fuerza de ventas y los beneficios que ésta tendencia trae consigo.

Herramientas que se Utilizan Para la Automatización de la Fuerza de Ventas:

Las computadoras tipo laptop, los dispositivos móviles (Palms, PDAs o PocketPc), los aparatos de fax y los teléfonos celulares son herramientas electrónicas que hoy en día pueden ser conectadas a internet para obtener información actualizada de la base de datos de la compañía, gestionar adecuadamente los contactos (clientes), realizar operaciones de venta (como toma de pedidos) y mantener informada a la empresa de lo que está sucediendo en el "mercado". Todo lo cual, ayuda a mejorar el servicio a los clientes, apoya la toma de decisiones de los vendedores, agiliza los procesos de venta y retroalimenta a la empresa.

Junto a éstas herramientas (laptops, dispositivos móviles, celulares, faxes e internet), el software especializado va cobrando cada vez más importancia porque permite "explotar" al máximo esas herramientas. Gracias a ello, el vendedor puede realizar tareas tan importantes como:

— Manejo de agenda

— Administración de la ruta de visitas

— Personalización de las entrevistas con los clientes

— Toma de pedidos

— Verificación del nivel de stock en tiempo real

— Facturación

— Revisión del histórico de pedidos y pagos de cada cliente

— Mensajería con otros vendedores

— Contacto con la gerencia de ventas

— Obtención de datos del mercado (de clientes y de la competencia)

Según Stanton, Etzel y Walker, la capacidad de uso de las herramientas electrónicas para combinar la información de la compañía y los clientes en tiempo real, se conoce como automatización de la fuerza de ventas (SFA, sales force automation).

Por otra parte, según Philip Kotler y Gary Armstrong, muchas empresas han adoptado sistemas de automatización de la fuerza de ventas, en el que los vendedores utilizan computadoras portátiles, dispositivos de cómputo de bolsillo, y tecnologías de web, junto con software para el contacto con clientes y para la administración de las relaciones con clientes (CRM), para crear perfiles de clientes y prospectos, analizar y pronosticar las ventas, manejar cuentas, programar visitas de ventas, efectuar presentaciones, ingresar pedidos, revisar inventarios y la situación de los pedidos, preparar informes de ventas y gastos, procesar correspondencia y realizar muchas otras actividades.

Beneficios de la Automatización de la Fuerza de Ventas:

Una adecuada utilización de las herramientas electrónicas (laptops, dispositivos móviles, celulares y faxes), además del internet, del software especializado (como el software CRM para gestión de contactos) y de la base de datos de la compañía, proporciona los siguientes beneficios:

1. Fuerza de ventas mejor informada: Porque tiene la opción de obtener los datos que necesita en tiempo real. Esto es determinante cuando los vendedores tienen que tomar decisiones para cerrar ventas, por ejemplo: Cuando el cliente solicita un descuento especial por la compra de un determinado volumen de productos o cuando necesita que se le asegure la cantidad de stock disponible para entrega inmediata.

2. Clientes satisfechos: Este beneficio es el resultado de brindar una atención ágil y personalizada a los clientes gracias a un sistema automatizado que se utiliza adecuadamente, por ejemplo: Cuando el cliente solicita algún tipo de información relacionado con el producto, éste le llega en un tiempo muy corto e incluso en el momento. Por otra parte, el vendedor le demuestra durante la entrevista que sabe el tipo de productos que ha estado comprando últimamente y las condiciones de pago que prefiere. Y para terminar, el cliente recibe la cantidad de producto que el vendedor le ha prometido proveerle y en el tiempo acordado.

3. Gestiones de venta ágiles y dinámicas: Esto es posible cuando la fuerza de ventas puede tomar pedidos en su PALM y enviarla vía internet para una facturación inmediata.

4. Retroalimentación en tiempo real al departamento de marketing: Gracias a las herramientas

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