Tesis De Herramienta De Administración De Proyectos

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA EL DESARROLLO DE UN SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS BASADO EN ESTÁNDARES INTERNACIONALES .

ING. JOHAN ANDRÉS ALEMÁN ROJAS

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Abril 2012

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

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Se debe anotar el nombre

Ing. Edgar A. Ugalde Saborío, M.Sc. PMP

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Se debe anotar el nombre

LECTOR No.1

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Se debe anotar el nombre

LECTOR No.2

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Se debe anotar el nombre

Johan Andrés Alemán Rojas

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTOS

INDICE

HOJA DE APROBACION ii

DEDICATORIA iii

AGRADECIMIENTO iv

INDICE v

INDICE ILUSTRACIONES vii

INDICE CUADROS viii

RESUMEN EJECUTIVO ix

1. INTRODUCCION 1

1.1. Antecedentes 1

1.2. Problemática. 2

1.3. Justificación del problema 3

1.4. Supuestos 4

1.5. Restricciones 5

1.6. Objetivo general 5

1.7. Objetivos específicos. 6

2. MARCO TEORICO 7

2.1 Marco referencial 7

2.1.1 Definición de PMBOK® 7

2.1.2 Definición de SCRUM 7

2.1.3 Definición de Software 8

2.2 Teoría de Administración de Proyectos 10

2.2.1 Definición de Proyecto 10

2.2.2 Definición de Administración de Proyectos 10

2.2.3 Definición de Ciclo de vida del Proyecto. 11

2.2.4 Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos 11

2.2.5 Áreas de Conocimiento de la Administración de Proyectos 12

2.3 Software de Administración de Proyectos. 18

2.3.1 Tipos de Software para Administración de Proyectos. 18

3. MARCO METODOLOGICO 20

3.1 Fuentes de Información 20

3.1.1 Fuente Primaria 20

3.1.2 Fuente Secundaria 20

3.1.3 Fuentes Documentales 21

3.2 Métodos de Investigación 23

3.3 Herramientas 25

3.4 Entregables 29

4. DESARROLLO 30

4.1 Plan de Gestión del Alcance 30

4.1.1 Lista de Requerimientos. 30

4.1.2 Matriz de Trazabilidad. 30

4.1.3 Enunciado del Alcance del Proyecto. 30

4.1.4 Estructura detallada de Trabajo. 30

4.1.5 Diccionario de la estructura detallada de Trabajo 30

4.1.6 Verificación del Alcance del Proyecto. 30

4.1.7 Control del Alcance del Proyecto. 30

4.2 Plan de Gestión del Tiempo 30

4.2.1 Lista de Actividades 30

4.2.2 Diagrama de Red 30

4.2.3 Estimación de Recursos. 30

4.2.4 Estimación de Duración de Actividades. 30

4.2.5 Cronograma del Proyecto 30

4.2.6 Control del tiempo del Proyecto 30

4.3 Plan de Gestión del Costo 30

4.3.1 Estimación del Costo de las Actividades. 30

4.3.2 Presupuesto del Proyecto. 30

4.3.3 Control del Presupuesto del Proyecto. 30

4.4 Plan de Gestión de Comunicación 31

4.4.1 Identificación de Stakeholders 31

4.4.2 Matriz de Comunicación. 31

4.4.3 Estructura de Reuniones. 31

5. CONCLUSIONES 32

6. RECOMENDACIONES 33

7. BIBLIOGRAFIA 34

8. ANEXOS 35

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO 35

Anexo 2: EDT 38

Anexo 3: CRONOGRAMA 39

Anexo 4: Otros 42

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Las 9 áreas de conocimientos de la Administración de Proyectos según el PMBOK® 2008. 13

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Fuentes de Información utilizadas 22

Cuadro 2 Métodos de Investigación utilizadas 24

Cuadro 3 Herramientas Utilizadas 28

Cuadro 4. Entregables 29

RESUMEN EJECUTIVO

Durante los últimos años la industria ha acelerado su crecimiento increíblemente con la creación de tecnologías para distintas áreas en el mercado tales como medicina, finanzas, bancarias, comerciales, telecomunicaciones, etc. Esto ha provocado una gran apertura de compañías que puedan cumplir con la gran demanda de productos de gran calidad que ayuden a cumplir con las expectativas de los clientes.

Hoy en día es muy común ver empresas con un récord de proyectos fracasados por motivos de calidad y es increíble ver como hay errores que se repiten y que siguen ocurriendo sin haber creado una acción para contrarrestarlos. También es impresionante ver las cantidad de millones de dólares (USD) invertidos en acciones correctivas, sin darse cuenta que se invierte en parches y no en mejorar los procesos. La gran mayoría de empresas en el mundo no cuentan con altos estándares de calidad y por ende con una herramienta de gestión de proyectos que permita reducir los problemas de calidad y atacar la deficiencia de los procesos del ciclo de desarrollo del producto.

Es aquí donde nace la oportunidad de crear un software de gestión de proyectos dentro de una empresa que cubra la ausencia de estándares internacionales y que cuente con todo el apoyo de la gerencia para soportarla. El objetivo de este proyecto fue poder crear este software que permita a la compañía aumentar la calidad de sus procesos y por ende ser más competitivo en el mercado internacional.

El objetivo general de este PFG fue crear un plan de gestión para el desarrollo de un software de administración de proyectos que promueva la ejecución exitosa de los proyectos. Los objetivos específicos fueron crear un plan de gestión del Alcance para asegurar que todas las actividades estén orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para ejecutar el proyecto, crear un plan de gestión del Tiempo que comprenda las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado, crear un plan de gestión del costo para calcular los costos necesarios y generar un presupuesto para el proyecto y

Con base en las mejores prácticas del mercado para definir la metodología de trabajo y la capacitación del equipo, se puede dar la oportunidad de crear un software de un gran calibre capaz de soportar los proyectos más complejos y de alta demanda en el mercado.

Para el desarrollo de éste Plan de Gestión del Proyecto se utilizaron fuentes de información primaria y secundaria a través del tipo de investigación de carácter documental y métodos de investigación analítico – sintético, deductivo y estadístico. Las herramientas utilizadas fueron las siguientes: Estructura de desglose del trabajo (EDT), Juicio de expertos, entrevistas, cuestionarios y encuestas y software de gestión de proyectos como Microsoft Project 2010 y WBS Chart Pro.

1. INTRODUCCION

1.1. Antecedentes

La historia de la administración de proyectos no es reciente porque sus conceptos básicos se originan desde a finales del siglo XIX, cuando la era empresarial se volvía cada vez más compleja y competitiva. Los primeros proyectos gubernamentales obligaron a tomar decisiones con respecto a la creación de una metodología que les permitiera dirigir los proyectos eficientemente.

Hoy en día las empresas son el eje de la economía de cada país lo que implica que cada uno de sus procesos internos deben estar alineados e integrados para satisfacer los objetivos generales y estratégicos organizacionales. Aunque actualmente existen varios modelos de administración, todas se basan en una estructura liderada por un administrador del proyecto y un equipo de trabajo. El administrador debe asegurar la integración y comunicación de los diferentes departamentos de la compañía

La innovación tecnológica, un mercado exigente que demanda nuevos productos en tiempos reducidos y los requerimientos de los consumidores han obligado a las pequeñas y medianas empresas desarrollar un modelo de gestión de proyectos que involucre una comunicación organizacional eficaz, procesos administrados e incorporación de herramientas tecnológicas que agilicen la ejecución de los mismos.

Una opción para ser competitivo en el mercado es desarrollar y aplicar un modelo de gestión basado en metodologías o procedimientos estándares para la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de proyectos como lo define el PMBOK® 2008. No se trata de sólo invertir tiempo o contratar más personal, lo que se necesita es una metodología que defina actividades y responsabilidades, naturalmente esta tarea no se puede realizar

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