Uso correo outlook

Capacitación “CORREO ELECTRONICO” (E-mail)

Objetivo: Al finalizar el siguiente curso usted estará capacitado para trabajar en la gran mayoría de los software para e-mail y obtener el máximo provecho de él, ya que es uno de los Servicios fundamentales de Internet.

Este curso esta basado en los programas Microsoft Outlook y Outlook Express de la compañía Microsoft, por ser los que se ocupan en la gran mayoría de computadores a nivel mundial.

El e-mail es el servicio que utilizaremos para enviar mensajes a uno o más usuarios de Internet de todo el mundo. A través del e-mail es posible enviar mensajes de texto, imágenes, videos, archivos de sonido, podemos mantener una comunicación con uno o más usuarios sin que esta sea inmediata, cabe rezaltar que una de las cosas mas importantes al enviar un correo, es no mandar correos demasiado pesados, ya que esto puede producir desde “un gran taco en internet” o que su computadora se “cuelgue” o se quede pegada.

El correo electrónico ofrece muchas ventajas que por sus características podemos agruparlas en los siguientes puntos:

Rapidez: Por más lejos que se encuentre el destinatario, el mensaje llegará en segundos. (Puede suceder que el destinatario, lea nuestro mensaje al día siguiente). Resulta mucho más rápido que el fax y que una carta tradicional.
El tiempo de transferencia del e-mail, varia según el tamaño de lo que estemos enviando, del peso de los archivos adjuntos al correo y de la cantidad de mensajes que procesen los Servidor.

Comodidad: Al recibir un e-mail, podemos responderlo o reenviarlo de inmediato o en cualquier otro momento que nos resulte práctico hacerlo.

Costo: El costo de enviar un e-mail es el costo que ya se cancela por internet. No importa en que lugar del mundo se encuentre el destinatario, siendo mucho más económico que el correo tradicional.

Versatilidad: El e-mail nos permite no solo enviar y/o recibir mensajes de texto, sino que también se pueden enviar / recibir revistas electrónicas, fotos de nuestras últimas vacaciones (escaneadas previamente, ojala de peso adecuado en MB) boletines informativos, noticias y archivos de todo tipo, todo en formato digital, de forma que todo lo que recibamos podrá ser modificado por nosotros.

A pesar de todo lo detallado el correo electrónico tiene aún algunas desventajas: No es posible saber si el mensaje enviado fue recibido o leído por el destinatario (excepto que lo hayamos enviado dentro de una red interna, como puede ser la de una empresa) si necesitamos una confirmación podemos solicitarlo en el comienzo o en el final del mensaje.

El e-mail todavía no es completamente seguro y privado, ya que hasta que llega al destinatario este pasa por muchas otras computadoras (sin que esto a veces sea alertado).

Existen un porcentaje ínfimo de mensajes que se pierden o no llegan nunca al destinatario, si tenemos dudas del correcto envió, reenvíelo nuevamente luego de unos días.

Tema 2

Cómo funciona el envío de un mensaje electrónico?

Una vez escrito el mensaje presionamos la tecla enviar (send) y a partir de aquí suceden una serie de procesos complejos que no percibimos, en cuestión de segundos, hasta que el destinatario recibe nuestro mensaje.

En principio el programa de correo convierte el mensaje en un formato adecuado para el lenguaje de Internet, el programa envía el mensaje a nuestro servidor de correo, este analiza la dirección electrónica del destinatario y lo dispara a través de Internet al servidor que corresponde al destinatario, en el trayecto el mensaje viaja por partes entre muchas computadoras las cuales analizan la dirección y la derivan a otras hasta llegar al destino final.

Leccion 4

Las Direcciones electrónicas

Como ya hemos especificado anteriormente las direcciones electrónicas, son como nuestra dirección del domicilio, imprescindibles para ser localizados dentro de la red, por lo tanto deben ser únicas. Las direcciones de e-mail son similares a las de una página Web.

Nombre de Usuario:

Es el nombre que identifica nuestra casilla de correo, por lo general, son nombres compuestos o el nombre de la función que cumple la casilla en caso de empresas.
Son nombre que se eligen libremente, de preferencia en minúsculas y no deben contener caracteres especiales como ñ o acentos ni simbolos. Este nombre siempre debe estar presente en las direcciones de e-mail.

Símbolo Arroba

Símbolo que separa el nombre de usuario del dominio. Este símbolo es una característica que nos permite distinguir las direcciones de E-mail, del resto de las direcciones electrónicas. Siempre debe estar presente en las direcciones de e-mail

Dominio / Nombre del proveedor:

Por lo general el dominio representa el nombre del prestador del servicio de Internet o correo electrónico, o representa el nombre de una empresa u organización que tienen un dominio propio. Siempre está presente en las direcciones de e-mail.

Tipo de dominio:

Especifica la actividad de la empresa u organización a la cual pertenece el dominio, o la clasificación del país. Siempre debe estar presente y la antecede un punto (.)

Recuerden:

• Nunca llevan espacios.
• Las direcciones no llevan Ñ, acentos ni caracteres del tipo #; &, %, < >, ¿?, *, etc.).
• Se escriben SIEMPRE en minúsculas.
• Puede poseer más de una dirección de e-mail configurada en el mismo programa, incluso estas pueden ser de distintos proveedores del servicio.
• Estas reglas son solo para las direcciones electrónicas y deben cumplirse tanto para la dirección del destinatario como para el emisor del mensaje.

Ejemplo de una dirección de e-mail:

Leccion 5

Estructura del programa de correo.

1 Pantalla principal del programa de correo electrónico. Descripción

2 Especificaciones básicas de las listas de carpetas. Descripción

3 Usos básicos de las carpetas

A continuación realizaremos una descripción de las principales funciones de un programa que cumple la función de administrar nuestras cuentas de correo, el que utilizaremos como ejemplo es el "Outlook Express" que viene en el sistema operativo Windows, es muy similar al Microsoft Outlook que viene en la suite de Office.

Pantalla Principal

[pic 1]

Especificaciones Básicas de las listas de Carpetas
[pic 2]

Bandeja de Entrada: Aquí se sitúan todos los mensajes nuevos que recibimos, una vez descargados.

Bandeja de Salida: En esta bandeja se sitúan los mensajes listos para salir, pero que todavía no fueron enviados al servidor de correo.

Elementos Enviados: Los mensajes ya enviados se sitúan en esta carpeta.

Eliminados: Carpeta que almacena los mensajes eliminados de cualquier otra carpeta, desde está carpeta pueden ser recuperados. Una vez vaciada esta bandeja no hay forma de recuperar los mensajes.

Borrador: Carpeta donde se almacenan los mensajes, que momentáneamente hayamos elegido no enviar o mensajes que se encuentren en proceso de elaboración.

Usos Básicos de las Carpetas o Bandejas:

Todos los mails se distribuyen en estas carpetas automáticamente y en forma predeterminada. Nosotros podemos crear sub carpetas según nuestra necesidad y clasificar los mensajes dentro de estas sub carpetas.
Si disponemos de una sola casilla de correo y la utilizamos para contactarnos con amigos y además por temas laborales, podemos crear dos subcarpetas que dependan de la bandeja de entrada y clasificarlos según el tipo de mensaje en la carpeta correspondiente, de esta manera tenemos diferenciados los mensajes según el contenido de los mismos.

A la derecha del nombre de cada carpeta, entre paréntesis y en color azul hay un número que indica la cantidad de mensajes cerrados
(o no leídos) que se encuentran en la carpeta.

Leccion 7

¿Como redactar un mensaje nuevo?

Una vez abierto el programa de correo electrónico clickeamos en de la barra de herramientas y aparecerá el cuerpo de un nuevo correo electrónico en blanco.[pic 3]

Una vez completados todos los campos necesarios y escrito el mensaje, hacemos un click en el botón "Enviar" o "Send", automáticamente el mensaje queda en la "Bandeja de Salida".

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