ACTA E INFORMES DE COMITÉ DE ARCHIVO

COMITÉ DE ARCHIVO

ACTA 09/11

FECHA: Buenaventura, 14 de febrero de 2011

LUGAR: Rectoría

HORA:   14:00 horas

ASISTENTE:

Doctor. Juan camilo Ruiz Pérez, de Rector

Doctor. Giovani Orozco Arbeláez, Vicerrector de Docencia e Investigación

Doctor. Gilberto Giraldo Buitrago, Vicerrector Extensión

Doctor. Juan Guillermo Villada Arango, Vicerrector Administrativo

Doctor. José Ignacio Maya Güera, Jefe oficina Asesora de planeación

Doctora. Eneyda Elena Vellojin Días; jefe de oficina Asesora de control interno

Doctor. Carlos Mario Guisao Bustamante, jefe oficina Asesora de comunicaciones

Doctora. María Elena Villegas Londoño, coordinadora Archivo y correspondencia

Técnico. Blanca ludivia Vargas Vargas, Técnica de archivo y correspondencia

AUSENTE:

Doctor Iván Echeverri Valencia, Secretario Genera.

ORDEN DEL DÍA

1.- Verificación del Quórum.

Solicitud de la aprobación del Acta N° 08; 23 de noviembre de 2010

Aprobación propuesta Tablas de Retención Documental

Proposiciones y varios.

DESARROLLO:

1 - Verificación del Quórum.

Se procede a verificar el Quórum, el cual fue suficiente para deliberar y decidir.

ACTA N° 9; de 2011                                                                                         -2

2.- Aprobación del acta anterior

Puesta en consideración el acta N°08; 23 de noviembre de 2010

3 – Aprobación de la propuesta de Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Archivo del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid

En cumplimiento del artículo 24 de la ley 594 de julio 14 del año 2000, y después de verificar la metodología y los principios básicos que rigen la elaboración de las Tablas de Retención Documental como: son

1. Basarse en la estructura orgánico- funcional de la institución.

1. Apoyarse en los inventarios de los archivos de gestión, que reúnen series y subseries
2. El establecimiento de los periodos de retención y las modalidades de selección de la documentación los fija la Tabla de Retención Documental y fueron establecidos por ley o Reglamento o propuestos por los gestores de la documentación con base en las disposiciones legales y las necesidades administrativas.

La Coordinación de Archivo y correspondencia presentó al comité de archivo la propuesta de Tablas de Retención Documental del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, la cual fue aprobada por una unanimidad por el Comité de Archivo, para luego pasarla a la segunda instancia que es el consejo Departamental de Archivo, donde se dará la aprobación definitiva.

Una vez aprobadas las Tablas de Retencion Documental por este consejo, serán difundidas entre todas las dependencias de la institución y se realizarán actividades de formación y capacitación que faciliten su compresión, aplicación y actualización.

Tipo de: Con base en la norma ISO y como política institucional, se hará ajuste.

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4.- Preposiciones y Varios

Propuestas para el manejo de las comunicaciones internas que no se radican:

Tipo de: con base de la norma ISO y como política institucional, se hará ajuste a la guía de procesos y procedimientos de Archivo, en relación con el tipo y tamaño de letra, de tal manera que en adelante se utilizará únicamente Arial 11, con el fin de normalizar y racionalizar la producción de la documentación institucional, esta decisión se difundirá a todas las dependencias vía E-mail.

JUAN CAMILO RUIZ PEREZ                             BLANCA LUDIVIA VARGAR VARGAS

Rector                                                             Técnica Archivo y Correspondencia

Anexo: 01 folio

Transcriptor: D. Montoya

COMITÉ PRIMARIO

ACTA N° 050

FECHA:         Buenaventura, D.E, 15 de octubre de 2014

LUGAR:        Centro de convenciones sala de juntas

HORA:          14:00 horas

ASISTENTES:

Señor, Harrison Rojas, Coordinador Administrativo

Señora, Annie Orobio, Asistente Administrativo

Señora, Paola Andrea Álvarez, Jefe de Presupuesto

Señora, Diana Yenniffer Riascos Mina, Jefe de Tesorería

Señora Maricela Castro, Supervisora de Operaciones.

AUSENTES:

Señorita, Aura Lida Zamora, Jefe de Control.

INVITADOS:

Señora, Sandra Moreno, Administradora Asesora

Señora, Martha Obando, Asesora de Porvenir

Señora, Kelly Ramos, Asesora del Banco Central

Señora, Liceth Cárdenas, Asesora del Banco Comercial.

ORDEN DEL DIA:

1 Verificación del Quórum

2 Presentación Portafolio, de Servicio Banco Central y Banco Comercial

3. Aprobación del Presupuestos 2015

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