INFORME DIGITALIZACION ARCHIVO

INFORME DE GESTION

DIGITALIZACION ARCHIVO  

Fecha:         09 de agosto de 2017.

Para:                 GERENCIA ADMINISTRATIVA.

De:                 AUXILIAR DE DIGITALIZACION.

De acuerdo a la instrucción impartida por Gerencia Administrativa, cordialmente rindo Informe de las actividades  realizadas en el Archivo  de Carrazos SAS en cuanto al proceso de digitalización que se ha venido realizando.

HALLAZGO:

En el archivo de Carrazos SAS, se encontraron las siguientes series documentales en fondo acumulado: Asientos Contables de las vigencias de 2012 hasta 2016; Comprobantes de Egreso de las vigencias de 2001 a 2009 en paquete y no posees consecutivo completo 2016, de los años de 2002 a 2010; Certificados de declaración de vehículos 2007, 2008 y 2010; Facturas Atípicas de las vigencias de 2012 a 2016; Facturas Compra de Repuestos de 2001 a 2009 y de 2001 a 2016; Facturas Compra de Vehículos de 2007 a 2016; Facturas de anticipos del año 2015; Facturas de Repuesto Sogamoso de 2016; Facturas de Servicios Sogamoso  de 2014 y 2015; Facturas de Servicios de 206 a 2016; Facturas de Venta de Repuestos Sogamoso de 2014 a 2016; Facturas de Venta Generales de 2007 a 2010; Facturas de venta de Repuestos de 2007 y 2010, las cuales no poseen consecutivo completo, y de 2011 a 2016; Facturas venta de Vehículos de 2007 a 2016; Notas Crédito de 2007 a 2012; Notas Crédito Atípicas  de 2012 a 2016; Notas Crédito de Repuestos de 2012 a 2016; Notas Crédito de Repuestos Sogamoso de 2014 y 2016;  Notas Crédito de Servicio de 2012 a 2016; Notas Crédito de Servicio Sogamoso de 20014 y 2015; Notas Crédito de Vehículos de 2012 a 2016; Notas Crédito de Vehículos Duitama de 2014; Notas de contabilidad de 1999 y de 2001 a 2012; Notas Debito de 2011, 2012 y 2014; Ordenes de trabajo de 2008; Pedidos de servicios de 2012; Recibos de caja de 2011 a 2016; Remisión de venta al taller de 2012; Venta de Vehículos usados de 2008 y 2009; Planillas de 2008 a 2011; Declaraciones de Renta de 2005 a 2013; Causaciones de 2011 a 2016; Caja menor de 2013 a 2016; y otros asuntos varios de 200 a 2016.

ACTIVIDAD EN PROCESO:

La preservación a largo plazo de los documentos digitales debe garantizar sus valores informativos y testimoniales. No se trata solo de poder consultar una información, sino que se requiere que ésta sea íntegra, fiable y auténtica. Para lograr esta premisa, es necesario, en primer lugar, asegurar la conservación de las imágenes digitales, por lo que se está realizando lo siguiente:

Los documentos del archivo se encontraban la mayoría en AZ, otros amarrados en paquetes y otra parte en carpetas, a los cuales se les inicia el proceso de digitalización con el objeto de propiciar una mejor conservación y asegurar la pervivencia del contenido de los documentos, garantizando la disponibilidad oportuna y directa de la información al momento de  una solicitud o requerimiento, al igual que se realiza depuración y retiro de ganchos metálicos a los documentos que los contienen.  

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