ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Actividad 3

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Actividad 3

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo identificaremos la importancia de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas, así como también el proceso que se lleva a cabo desde el momento en que se reciben los documentos hasta que se envían a su destino final. Este proceso cumple funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Por lo tanto, cada una de las funciones existentes dentro del proceso de recepción y envío de los documentos, controlan tanto las comunicaciones producidas, como las recibidas, de manera ágil y oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestión Documental.

TALLER ACTIVIDAD 3

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualización y la información descrita al inicio de esta actividad, usted debe identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

• Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga información relacionada con el mapa conceptual realizado y la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

• Reflexión realizada acerca del video acuerdo 060

• Mencione 5 ideas por cada una de las lecturas realizadas en la actividad contextualización

• Información recopilada de la empresa que podría ser su lugar de trabajo o una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.

• Los aportes realizados en el foro

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

R/

RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas (solicitudes, derechos de petición, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos, publicidad).

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

DISTRIBUCIÓN: Es el proceso mediante el cual se envía y se controla oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. (Universidad del atlantico)

- ¿Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa?

La comunicación es externa.

En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas, al momento de recibirlas hay q clasificarlas.

Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.

La elaboración.

Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación.

Firma

La

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