ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS DEL MANEJO DE EFECTIVO.

1. TÍTULO: ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS DEL MANEJO DE EFECTIVO (VENTAS, COBROS, DEPÓSITOS Y REGISTROS).

Las Empresas dependen del manejo de efectivo para mantener suficiente efectivo a la mano para los pagos de cuentas a tiempo, para asegurar que la empresa reciba el financiamiento adecuado para los planes de la empresa y para pagar a los inversionistas. Manejar el efectivo de la compañía requiere un enfoque continuo por los empleados de los centro de responsabilidad. Los Centros de responsabilidad de una empresa usan muchas cuentas en el proceso de manejo de efectivo.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

2.1. Planteamiento del Problema:

La contabilidad es una actividad de servicio, su función es la de proporcionar información cuantitativa acerca de la entidad económica, siendo esta información primordialmente de naturaleza financiera y de utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de acción al realizar la toma de decisiones.

Dada la importancia que tiene el efectivo al ser el dinero que mantienen las empresas en sus dos principales cuentas como son CAJA (El efectivo que reposa dentro de la empresa que es requerido para su movimiento constante) y BANCOS (puede representarse como depósito bancario para almacenar su efectivo dentro de la institución bancaria preferida). Las medidas de control interno que se toma con estas dos cuentas son fundamentales para reducir errores, robos, pérdidas o cualquier factor que altere en forma negativa la producción de nuestro efectivo.

Las Cuentas por Cobrar son al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa u organización que le generaran un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante, se originan de las ventas a crédito, los préstamos personales. Este tipo de cuenta tiene saldo deudor.

A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran importancia para las empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan las empresas o negocios en la actualidad son realizados a crédito y en muchos casos respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos que están registradas desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas por Cobrar.

Cabe destacar que las Cuentas por cobrar o créditos constituyen hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son dinero esperando a ser tomado, además es el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos, ya que a diferencia del inventario estas no pasan por proceso de manufacturas, almacenaje.

La Contabilidad es de uso obligatorio para las entidades financieras con fines de lucro, sin fines de lucro, organizaciones sociales, cualquier institución que maneje recursos financieros o no financieros.

El Hotel Camino Real, S.A. es una empresa dedica a la prestación de servicios de hospedaje la cual lleva 10 años de operación en el territorio nacional de panamá; dicha sociedad está conformada por una junta de accionistas.

El manejo de operaciones es dividido por centro de responsabilidad de manera descentralizada siempre y cuando el departamento genere ingresos y gastos que dependan de una acción inmediata.

La empresa presentada a continuación, se ha visto afectada por hechos económicos que se han generado a lo largo de estos últimos dos años, dado a los elevados índice de volumen operativos de la empresa y la rotación constante de efectivo líquido con relación a terceros, igualmente esta situación repercute en la capacidad de las cuentas por cobrar de la empresa, porque cada día sus ingresos se ven mermados en forma considerable.

El Hotel Camino Real presenta riesgos notables en los procesos del manejo del efectivo; en las partes de cobro, depósitos y registros; por otro lado diferencias encontradas en los procesos de ventas las cuales afectan las operaciones de las empresas.

Uno de los principales problemas en el manejo de efectivo del hotel son diferencias en los depósitos realizados por tercero; además se registran alteraciones en informes de caja viéndose así efectuadas las cuentas por cobrar.

Este estudio de Análisis de control interno se llevara a cabo en los rubros de Efectivo, Cuentas por cobrar, Ingresos y Gastos

2.2. Antecedentes:

Para llevar a cabo el Análisis de los procedimientos del control interno en los procesos del manejo de efectivo (ventas, cobros, depósitos y registros) se fundamenta en los siguientes eventos económicos que se detallan a continuación:

• Anomalías encontradas al efectuar las pruebas de auditoría.

• Anomalías en informes de caja

• Efectuar cobros antes de que éstos se registren (por ejemplo, ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados).

• Sustracciones hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado (por ejemplo, apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias).

• Desviaciones en los desembolsos y reembolsos de Caja y Gastos.

2.3 Justificación del Problema:

Es de gran inquietud la manera como está afectada el Hotel Camino Real S.A., por el procedimiento de cobro de cuentas a los clientes, de esta manera se retarda el flujo de dinero afectando el departamento contable y arrastrando los saldos incorrectos que tienen las cuentas por cobrar; además de las diferencias en los saldos de efectivos de importancia relativa

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Este proyecto va a determinar los problemas en dicho departamento y al mismo tiempo plantea soluciones que mejorarán directamente el control interno de la empresa que a su vez reforzará la contabilidad en cuanto a registros y procedimientos que deberá llevar a cabo. Alcanzar este objetivo contribuye a generar bases sólidas que permitan controlar y agilizar la actividad administrativa.

Con el análisis de los procedimientos del control interno en los procesos del manejo del efectivo y la elaboración de controles se persigue el cumplimiento de objetivos deseados, mediante el establecimiento favorable a la ejecución por personas que operan en las funciones de un departamento, así como también el desarrollo de la organización y obtener satisfactoriamente un estado elevado de excelencia de manera que logrando un eficiente control

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