PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO PARA EFECTIVO

PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO PARA EFECTIVO

El establecimiento de medidas de control interno, estará en función de la magnitud y características de la entidad económica, por lo que se presentaran de manera enunciativa.

Fondos de caja chica.

 Se establecerá un fondo de caja chica para pagos menores, hasta determinada cantidad.

 El fondo estará a cargo de un solo custodio.

 Se efectuarán arqueos sorpresa de los fondos de caja chica.

 Los pagos que sobrepasan el monto establecido para las erogaciones menores deberán hacerse siempre con cheque nominativo.

 Las reposiciones de los fondos de caja chica se tendrán que autorizar por el funcionario correspondiente.

Caja.

 Se efectuarán arqueos de caja sorpresivos y periódicos.

 Los arqueos de caja se harán en forma simultánea.

 De ser posible se guardará el efectivo en cajas fuertes.

 No deben cambiarse cheques de otras personas por efectivo de la empresa.

 Se procurará que las personas que manejen efectivo tengan fianza.

 Se procurará la división del movimiento de efectivo, es decir, que las personas que reciben efectivo, no deben ser las que efectúen pagos.

 Se procurará la división de funciones, ya que las personas que manejan efectivo, no deben tener acceso a los registros en donde se contabilizan las operaciones.

 En cada operación de efectivo deben intervenir por lo menos 2 personas.

 Se establecerá registros especiales para las distintas fuentes de ingreso.

 Los ingresos e contabilizaran, de ser posible, diariamente.

 Se tendrá el dinero en efectivo en la empresa, el tiempo mínimo, pudiendo una vez presupuestado las aplicaciones del efectivo, invertir adecuadamente el excedente.

 Si observara el registro de los productos derivados de inversiones y de la valuación de moneda extranjera a fecha de estados financieros.

 Las salidas de efectivo se controlarán mediante recibos enumerados consecutivamente.

Bancos.

 Se efectuarán conciliaciones bancarias mensuales para determinar el importe correcto de bancos.

 Elaborar programas de flujo para prever oportunamente tanto la inversión como la obtención de crédito para cubrir necesidades de liquidez.

 Verificar que la suma de los saldos en la cuenta de mayor sea igual a la salida de los registros auxiliares.

 La expedición de cheques debe ser nominativa y nunca al portador.

 Por ningún motivo se firmarán cheques en blanco.

 Los cheques que se expidan deberán soportarse con la documentación correspondiente con todos los requisitos.

 Se recomienda que la expedición de cheques sea en forma mancomunada.

 Elaborar los cheques con papel especial y maquinas protectoras.

 Se exigirá que firme de acuse de recibo, el beneficiario del cheque.

 Se determinará el tiempo límite para que se cancelen los cheques en circulación.

 Los cheques cancelados estarán debidamente inutilizados mediante sellos.

 Toda la documentación que haya sido liquidada se le pondrá el sello de pagado, para evitar nuevamente su pago.

Medidas de control interno para inversiones temporales

 Las inversiones deberán ser guardadas preferentemente en una institución bancaria o en algún lugar seguro.

 El registro auxiliar debe estar actualizado, para cotejarlos en la contabilidad.

 Llevar un registro para considerar los productos derivados de las inversiones temporales.

 Las operaciones con inversiones deberán estar autorizadas por el consejo de administración.

 Es necesario que dos funcionarios aprueben las transacciones que se realicen con inversiones temporales.

 Se podrán hacer recuento de los valores de manera sorpresiva.

 Se tendrán que contabilizar los productos devengados en el periodo contable que sucedieron, aunque no estén vencidos.

 La persona que guarde las inversiones no tendrá la facultad de intervenir con la compra-venta de ellos, ni en los registros en libros.

 Es necesario la actualización y capacitación de las personas que deciden sobre los movimientos de las inversiones.

 Solicitar a la bolsa de valores o al banco información con respecto a la cotización de la inversión.

 Efectuar inspecciones periódicas de los valores.

 Invertir los valores de manera que se obtenga su monto, en el momento en que se necesita el efectivo.

 Afianzar al personal que maneja valores.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBROS

El establecimiento de medidas de control interno, estará en función de la magnitud y características de la entidad económica, por lo que se presentaran de manera enunciativa.

Medidas de control interno para cuentas por cobrar.

 Deberán controlarse en forma especial las cuentas que han sido dadas de baja para evitar posibles fraudes.

 Deben llevarse las tarjetas auxiliares de cuentas corrientes.

 Deben diseñarse formas especiales para todo el proceso de crédito.

 Debe existir independencia entre los departamentos de crédito, embargue, facturación, cobranza.

 Debe revisarse las facturas, en cuanto a cantidad y precio.

 Los descuentos deben estar autorizados, verificando que el cliente se encuentre dentro de los supuestos de descuento.

 La empresa debe enviar cada mes a los clientes su estado de cuenta.

 Las observaciones que efectúen los clientes a los estados de cuenta deben ser tratados por una persona diferente.

 Recabar contra-recio en las empresas donde se presente documentación para su cobro.

 El fácil de la tarjeta auxiliar del cliente debe llevarse a cabo en la documentación comprobatoria: para el cargo al cliente la factura, y los bonos con las notas de crédito y los reportes de cobranza.

 Efectuar confirmaciones periódicas de saldos.

 Las cuentas de orden se registrarán las cuentas canceladas.

 Deberán diseñarse las políticas para que se pueda entregar, mercancía a los clientes en cuenta corriente.

 Las notas de crédito deberán ser autorizadas por un funcionario. previa la expedición de la documentación correspondiente.

 Las rebajas, descuentos y devoluciones serán concedidas a los clientes, necesariamente por escrito.

 Evitar que la persona que maneje los ingresos tenga acceso a los registros en libros y auxiliares.

 Afianzar al personal que tenga la función de cobrar.

 No se entregarán a los clientes las facturas originales, sino están pagadas.

 Preparar un informe periódico de los saldos de los clientes morosos, para observar su tendencia de pago.

 Investigar la solvencia de un posible cliente y realizar un estudio en base a esto.

 Vigilar que se cobre oportunamente.

Medidas de control interno para documentos por cobrar.

 Se llevará un auxiliar para cada grupo de documentos por cobrar, indicando fecha de suscripción, nombre de vencimiento, cobro, dirección, importe y los demás datos necesarios.

 Los documentos descontados deberán controlarse en cuenta de mayor, independientemente de los documentos por cobrar.

 Los documentos por cobrar deberán custodiarse adecuadamente, para evitar sustracciones o alteraciones.

 Se tendrá cuidado de las fechas de vencimiento, para no perder derechos e intereses correspondientes.

 Los documentos deben ser aprobados por un funcionario, antes de aceptarlos, renovarlos o darlos de baja.

 Codificar los documentos con un número de clave de control.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS

El establecimiento de medidas de control interno, estará en función de la magnitud y características de la entidad económica, por lo que se presentaran de manera enunciativa.

 Siempre que sea posible, considerando las características de la entidad, se debe establecer el procedimiento de inventarios perpetuos para el control de los inventarios.

 Se efectuarán inventarios físicos al final del ejercicio de manera sorpresiva, que tendrán por objeto compararlos con los importes en libros para determinar responsabilidades.

 La documentación que ampare la compra y venta de mercancías debe ser foliada.

 Se recomienda establecer máximos

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