ANÁLISIS Y REDISEÑO DE ESTRUCTURAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ANÁLISIS Y REDISEÑO DE ESTRUCTURAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

1.-ANÁLISIS PREVIO A UNA REORGANIZACIÓN.

Introducción

Con frecuencia un organismo social logra dejar atrás su estructura corriente cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo personal, etc. Se han añadido y aumentado su magnitud, por tanto la reorganización es la adecuación y modernización de la estructura organizacional y estar de acuerdo con la dinámica actual.

Para llevar a cabo este proceso de reorganización de la empresa se deben seguir lineamientos, para lograr más eficientemente la reorganización o estructuración.

Para poder realizar este proceso de reorganización es necesario conocer elementos conceptuales y metodológicos con que se cuenta para organizar, como son los principios de las escuelas administrativas tradicionales.

Concepto:

Son los procedimientos que lleva a cabo una empresa a fin de reasignar actividades y responsabilidades, suprimir tareas improductivas e introducir cambios en sistemas o procesos. Reorganizar significa el acto o proceso de organizar de nuevo es decir, volver a aplicar el Proceso de Organizar o de Organización, con el fin de establecer una sincronía dinámica y constante entre la Estructura Organizacional y las necesidades de una empresa.

En otros términos, reorganizar es adoptar nuevos sistemas prescindiendo de los viejos manteniendo la estructura organizacional actual en gran medida. Se corrigen dificultades encontradas (en procesos, programas o sistemas) dentro de los límites de la organización actual.

Alcance de la reorganización administrativa:

Cuando las modificaciones a la Estructura Organizacional afectan directamente a toda la Unidad Social, es decir, que dichos cambios repercuten tanto horizontal como verticalmente se considera una Reorganización Administrativa. Pero si se da un cambio de magnitud pequeña y de poca trascendencia para la operación de la empresa, no se considera Reorganización, sino simplemente se implementa de manera inmediata

1.1 Estudio preliminar.

Existen dos clases de factores que propician a que una empresa lleve a cabo una Reorganización Administrativa, los cuales son: Factores Internos y Factores Externos.

Factores Internos:

* Expansión de la Organización.

* Adopción de Nuevas Tecnologías.

* Crecimiento No Programado.

* Detención de Problemas Operativos Internos.

* Dificultad para Tomar Decisiones.

* Iniciativa para Mejorar el Desempeño.

* Insuficiencia Funcional.

* Baja Productividad.

* Cuando la Empresa atraviesa por una mala Situación Económica.

* Ingreso de Nuevo Personal.

* Adopción de Nuevas Practicas Administrativas.

* Actualización de la Visión de la Empresa.

* Establecimiento de una Nueva Misión.

* Determinación de Nuevos Objetivos.

* Identificación de Objetivos Confusos.

* Cambio de Estrategias.

* Mal Proceso de Delegación.

* Excesivo Tramo de Control.

* Una Inadecuada División del Trabajo.

* Una Incorrecta Especialización del Trabajo.

* Falta de Motivación.

* Deficientes Relaciones Humanas.

* Escasa Comunicación.

* Uso de Controles Inadecuados.

* Aplicación de la Mejora Continua en la Empresa

Factores externos:

* Cambio en la situación del Mercado

* Presión por parte de la competencia existente

* Aparición de nueva competencia

* Surgimiento de productos sustitutos

* Modificación de las condiciones económicas del país

* Avances científicos y tecnológicos

1.2 Recopilación de la información.

Esta etapa consiste en seleccionar y aplicar lastécnicas de acopio de información viables (entrevistas, cuestionarios, observación directa, investigación documental, etc.)

1.3 Programa de trabajo.

Aquí se determinan los lineamientos generales de la reorganización garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organización. Para este efecto es necesario precisar los objetivos, las Fuentes de información y el equipo de trabajo.

Determinación de las tareas a reorganizar:

Se debe considerar

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