AUDITORIA

SECCIÓN 333

REPRESENTACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Introducción

01. Esta Sección establece el requerimiento que el auditor independiente obtenga ciertas representaciones escritas de la administración, como parte del examen efectuado de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, y suministra una guía en lo referente a las representaciones por conseguir.

Confianza en las Representaciones de la Administración

02. Durante el examen, la administración hace muchas representaciones al auditor, tanto verbales como escritas, en respuesta a averiguaciones específicas o a través de los estados financieros. Tales representaciones de la administración son parte de la evidencia que obtiene el auditor independiente, pero ellas no constituyen un sustituto de la aplicación de aquellos procedimientos de auditoría que se necesitan para lograr una base razonable de su opinión sobre los estados financieros. Las representaciones escritas de la administración confirman, comúnmente, aquellas ofrecidas al auditor en forma verbal; indican y documentan la necesidad permanente de tales representaciones y, reducen la posibilidad de malos entendidos sobre los asuntos a que ellas se refieren.

03. El auditor obtiene representaciones por escrito de la administración referentes al conocimiento o intención de ésta, cuando él estima que ellas son necesarias para complementar sus otros procedimientos de auditoría. En muchos casos, el auditor aplica procedimientos de auditoría específicamente destinados a lograr información confirmatoria de asuntos que son también objeto de representaciones escritas. Por ejemplo, después que el Auditor efectúa los procedimientos de auditoría necesarios para examinar las transacciones con partes relacionadas, aún si los resultados de tales procedimientos indican que dichas transacciones han sido adecuadamente reveladas, deberá obtener una representación escrita para probar que la administración no sabe de ninguna otra transacción de ese tipo que no haya sido revelada.

En algunos casos de representaciones escritas, la información confirmatoria que puede conseguirse mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, que no sea la averiguación, es limitada. Cuando el cliente proyecta poner término a una línea de negocios, por ejemplo, el auditor no podrá obtener información mediante otros procedimientos de auditoría para corroborar aquel proyecto o intención.

Por lo tanto, el auditor debe conseguir una representación escrita para ratificar la información de proyecto de la administración. A menos que el examen del auditor revele evidencia en sentido contrario, su confianza en la veracidad de las representaciones de la administración es razonable.

Obtención de Representaciones por Escrito

04. Las representaciones específicas escritas obtenidas por el auditor dependen de las circunstancias del compromiso y de la naturaleza y base de presentación de los estados financieros. Ellas incluyen los siguientes asuntos, cuando son aplicables:

a) Reconocimiento de la administración de su responsabilidad por la presentación razonable en los estados financieros, de la situación financiera, resultado de las operaciones y flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otras bases contables suficientes.

b) Disponibilidad de todos los registros financieros e informaciones afines.

c) Disponibilidad de todas las actas de sesiones de accionistas, directores, comités de directores u otros órganos directivos de la entidad.

d) Ausencia de errores y de transacciones sin registrar en los estados financieros.

e) Información sobre transacciones, los montos por cobrar y por pagar con partes relacionadas.

f) Falta de cumplimiento de convenios contractuales que pueda tener efecto sobre los estados financieros.

g) Información sobre hechos posteriores.

h) Irregularidades que comprometan a la administración o a empleados.

i) Comunicaciones de organismos reguladores sobre falta de cumplimento o deficiencias en la presentación de informes.

j) Proyectos e intenciones que puedan tener efecto sobre los valores de libros o sobre la clasificación de activos o pasivos.

k) Revelación de los saldos compensatorios o de otras convenciones que tengan relación con restricciones sobre los saldos de caja y bancos, revelación de convenios sobre líneas de crédito u otros similares.

l) Reducción de existencias excesivas u obsoletas a su valor realizable neto.

m) Pérdidas derivadas de compromisos de venta.

n) Título satisfactorio de propiedad de los bienes, embargos sobre bienes y bienes comprometidos en garantía.

o) Convenios de retrocompra de bienes previamente vendidos.

p) Pérdidas derivadas de compromisos de compra, respecto de cantidades de existencias que exceden a las necesarias o de precios que excedan a los valores del mercado.

q) Transgresiones, o posibles transgresiones, de las leyes o reglamentos cuyo efecto debe tenerse en cuenta para su revelación en los estados financieros, o como base para registrar una pérdida contingente.

r) Otros pasivos y ganancias o pérdidas contingentes por las cuales sea necesario constituir provisión o hacer una exposición en los estados financieros.

s) Reclamaciones o litigios pendientes que el asesor legal del cliente considera defendibles y que deben ser revelados en los estados financieros.

t) Opciones o convenios de retrocompra de acciones o acciones reservadas para opciones, garantías, conversiones u otros requerimientos.

05. Las representaciones de la administración pueden limitarse a materias que se consideren, ya sea individual o colectivamente, significativas dentro de los estados financieros, siempre que la administración y el auditor hayan logrado un entendimiento sobre los límites de la materialidad para ese efecto. Tales límites no son aplicables a aquellas representaciones que no se relacionan directamente con los montos incluidos en los estados financieros, por ejemplo, las partidas (a), (b) y (c) del párrafo anterior. Además, atendidos los posibles efectos de las irregularidades sobre otros aspectos del examen del auditor, no se aplicaría un límite de materialidad a la partida (h) del párrafo anterior, con respecto a la administración y aquellos miembros del personal que desempeñan funciones significativas en el sistema de control interno contable.

06. Además de materias tales como las mencionadas anteriormente, el auditor puede determinar, basado en las circunstancias del compromiso, que deben incluirse específicamente otras materias en las representaciones escritas de la administración. Por ejemplo, si una compañía excluye una obligación a corto plazo del pasivo circulante porque proyecta refinanciar la obligación sobre una base a largo plazo, el auditor debe conseguir una representación específica del ánimo de la administración de consumar el refinanciamiento. Asimismo, el auditor deberá conseguir representaciones por escrito concernientes a información financiera no auditada que se incluye en los estados financieros examinados.

07. En ciertos casos, el auditor puede solicitar de la administración otras representaciones por escrito, aparte de la evidencia obtenida mediante otros procedimientos. Por ejemplo, aún cuando el auditor pueda estar satisfecho con el método de valorar las existencias, podría pedir que la administración le proporcione una representación respecto de tal valoración.

08. Si el auditor independiente está informando sobre estados financieros consolidados, las representaciones escritas obtenidas de la administración de la compañía matriz, deben especificar que ellas corresponden a los estados financieros consolidados y, de ser aplicable, obtener representaciones separadas para los estados financieros de la casa matriz.

09. Las representaciones escritas deben estar dirigidas al auditor. Puesto que al auditor le preocupan los sucesos acaecidos que puedan exigir un ajuste o revelación en los estados financieros, hasta la fecha de su informe, las representaciones deben llevar la misma fecha del informe del auditor. Deben estar firmadas por miembros de la administración a quienes el auditor juzga como idóneos y bien informados, directamente o a través de otras personas dentro de la organización, respecto de las materias cubiertas por las representaciones. Normalmente, el ejecutivo principal y el funcionario principal del área financiero-contable de la entidad deben firmar las representaciones.

10. En ciertas circunstancias, el auditor puede requerir representaciones por escrito de otras personas. Por ejemplo, podría serle necesario obtener de la persona responsable, representaciones por escrito acerca de la integridad de las actas de sesiones de accionistas, directores y comités de directores. Aún más, si el auditor examina los estados financieros de una subsidiaria (filial o coligada) pero no examina los de la compañía matriz, podría serle necesario obtener representaciones de la administración de la compañía matriz en relación con materias que afecten a la subsidiaria, tales como transacciones con partes relacionadas o la intención de la compañía matriz de proveer apoyo financiero sostenido a la subsidiaria.

Limitaciones al Alcance del Examen

11. La negativa de la administración de suministrar la representación escrita que el auditor juzga esencial constituye una limitación al alcance del examen de éste, suficiente para impedir una opinión sin salvedades. Más aún, el auditor deberá tener en mente los efectos de la negativa de la administración sobre

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