AUDITORIA

AUDITORÍA.

AUTORES:

DIEGO ALBERTO BAQUERO ALTAMAR

YEISON JAVIER QUIROZ BELEÑO

ESTUDIANTES X SEMESTRE INGENIERIA INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD LIBRE.

RESUMEN.

Indiscutiblemente, con el pasar de los años es indispensable que las organizaciones realicen inspecciones por medio del departamento de calidad, de tal manera que se verifique la existencia de cada uno de los procedimientos y requisitos que se deben cumplir en las áreas funcionales de la empresa, es decir, que se utilicen las versiones actuales de los formatos que deben llenarse y documentarse en dichas áreas. Esto permitirá que mejore la imagen de la empresa para seguir cumpliendo con las necesidades y requerimientos de los clientes directos e indirectos, o consumidores finales en general.

También, cuando se realizan las auditorias la organización adquiere cierta confianza en sus procesos y sistemas internos, comprometiéndose cada vez más los trabajadores en sus funciones y actividades diarias y así ofrecer un mejor desempeño en sus actividades generando un mejor funcionamiento a la organización durante largos periodos de tiempo con el propósito de tomar decisiones seguras y confiables en cada una de las áreas funcionales de la empresa.

PALABRAS CLAVES: Inspecciones, calidad, auditoría, requerimientos, clientes, empresa, toma de decisiones.

ABSTRACT.

Arguably, with the passing of the years is essential that organizations carried out inspections through the Department of quality, in such a way to verify the existence of each of the procedures and requirements to be fulfilled in the functional areas of the company, it want to used the current versions of the formats that must be filled and documented in these areas. This will allow improving the image of the company to continue to meet the needs and requirements of the direct and indirect clients or end users in general.

Also, when performing the audit the organization acquires some confidence in their processes and internal systems, committing more and more workers in their functions and daily activities and to offer better performance in activities generating a better functioning to the Organization for long periods of time in order to secure and reliable decisions in each of the functional areas of the company.

KEY WORDS: Inspections, quality, audit requirements, clients, company, decision-making.

1. INTRODUCCIÓN.

Cualquier organización en nuestros días está expuesta en mayor o menor grado a la presión de la competitividad, esto es, a la carrera acelerada para ampliar o mantener su área de influencia, su cuota de mercado. Decimos acelerada porque cada vez se producen los cambios con mayor rapidez, los ciclos de negocio se acortan y la vida de las organizaciones con sus tradicionales fases de origen, primer crecimiento, madurez y declive se comprimen en el tiempo. El dinamismo creciente del mercado, la internacionalización generalizada de todos los sectores hace que la permanencia de una organización sea un reto constante, un milagro diario. Para hacer frente al reto competitivo se exige creatividad y herramientas que permitan definir las estrategias de las organizaciones. No hay otra salida que mantener permanentemente un estado de vigilia ante los requerimientos del sector y el entorno en el que está inmersa la organización y poder internalizar estos requerimientos a la organización. No obstante, la elección de una estrategia no es suficiente para encaminar una organización hacia un nuevo rumbo. Es tan solo el primer paso. El siguiente es trasladar esta estrategia a la organización, a cada uno de los sistemas que la componen. Y para hacerlo con eficacia y realismo es necesario disponer de un conocimiento lo mayor posible de la organización.

A diferencia de lo que ocurre con los métodos para determinar estrategias, que son numerosos y están en boga, hay ciertamente pocos que permitan dar un diagnóstico global de una organización (y, por tanto, decidir si es posible seguir la estrategia ideada). Este desequilibrio se percibe también en el campo profesional, en el que los consultores de estrategia tienen una entidad propia, mientras que no existe una denominación específica para los consultores que realizan diagnósticos internos de una organización.

2. METODOLOGIA.

Para la realización de este artículo se utiliza una metodología explicativa. Debido a que se muestra un bosquejo general de las características relevantes de este tema para así poder explicar la importancia que esta genera dentro de una organización en cuanto a la evaluación continua de los procesos, sistemas y actividades internas realizadas por la empresa que se utilizan para el funcionamiento correcto de los departamentos y áreas funcionales de la organización. Además, independientemente de la auditoría que se efectúe el objetivo que persigue la empresa es que todos sus procedimientos, documentos e información se encuentren actualizados y con cada uno de los formatos vigentes que establecen las normas actuales en este tipo de áreas. También, se evaluará la información que de cada uno de los procesos que se gestionan dentro de la empresa y de manera específica dentro de cada área individual.

3. AUDITORÍAS.

Se sabe que todas las organizaciones deben estar preparadas para cuando se realice una auditoría externa de tal manera que no se encuentren tantas no conformidades y así sea mejor y fácil aplicar las acciones preventivas y correctivas generadas en el informe de auditoría generado por el auditor.

Además, todos estos planteamientos que se obtuvieron alrededor de este nuevo concepto durante épocas anteriores motivaron que en la actualidad se emplearán de la mejor forma posible por personas que tuvieran la capacidad, el conocimiento y las habilidades suficientes para llevar a cabo una auditoría dentro de la organización identificando los procesos que la empresa utiliza y la secuencia de los mismos en cada una de las áreas o departamentos fundamentales, cuya interrelación determina si las compañías aplican un concepto de comunicación de problemas a lo largo del personal que labora en dicha empresa. Pero, Lara (2007) dice que la auditoria contiene elementos de análisis, de verificación y de exposición de debilidades y disfunciones. Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para eliminar las disfunciones y debilidades antedichas; estas sugerencias plasmadas en el Informe final reciben el nombre de recomendaciones (P.190).

Aunque, muchas organizaciones aún no logran cumplir los requisitos que exigen las normas bajo las cuales operan en cada uno de sus procesos de tal manera que se puedan fabricar productos que puedan cumplir principalmente con los requerimientos de los clientes para así obtener una mejor imagen corporativa. Por lo cual, una auditoría no puede terminar sin un cierre en donde se mencionen las acciones resultantes del informe y la documentación de todo el esfuerzo auditor. Aún así, Martínez (2003) dice que para auditorías que resulten en la identificación de algunos puntos débiles, la fase de cierre puede incluir el seguimiento y evaluación de las acciones posteriores realizadas por otros para arreglar el problema y evitar su repetición (P.300).

La auditoría según Moreno (2009) puede definirse como un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso. (p.6). Por otra parte la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización. Por lo cual, el término de auditoría para Alcantara (2009) se ha empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha considerado como una evaluación cuyo único fin es detectar errores y señalar fallas. A causa de esto, se ha tomado la frase "Tiene Auditoria" como sinónimo de que, en dicha entidad, antes de realizarse la auditoria, ya se habían detectado fallas (P.4). Teniendo en cuenta esto, el concepto de auditoría es mucho más que esto. La palabra auditoria proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír. De todo esto sacamos como deducción que la auditoria es un examen crítico pero no mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo. Claro está, que para la realización de una auditoria eficaz, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido, ya que una Universidad, un Ministerio o un Hospital son tan empresas como una Sociedad Anónima o empresa Pública. Todos utilizan la tecnología para gestionar sus negocios de forma rápida y eficiente con el fin de obtener beneficios económicos y reducción de costes. En general, como plantea Fred (2008), las funciones de análisis y revisión que el auditor realiza, puede chocar con la psicología del auditado, ya que tiene la necesidad de realizar sus tareas con racionalidad y eficiencia. La reticencia del auditado es comprensible y, en ocasiones, fundada. El nivel técnico del auditor es a veces insuficiente, dada la gran complejidad de los Sistemas, unidos a los plazos demasiado breves de los que suelen disponer para realizar su tarea (P.50).

Otro

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