Acta Constitutiva Elementos

Qué elementos definen un Acta de Constitución de Proyecto?

Debe tratarse de un documento formal, por escrito.

Su contenido debe estar debidamente consensuado: requiere aprobación.

Define los objetivos de lo que se va a hacer: establece requisitos iniciales relacionados con las necesidades y expectativas de los interesados.

¿En qué momento debe emplearse un Acta de Constitución de Proyecto?

En mi opinión, un Acta de Constitución debería realizarse nada más aprobar el proyecto. Si se trata de un proyecto vendido a un cliente, nada más aceptada la oferta comercial. Si se trata de un proyecto interno, nada más aprobar su realización.

Es importante que no haya demasiada diferencia temporal entre el momento en el que se decide realizar un proyecto (por ejemplo, implantar una herramienta CRM en la empresa para el Departamento Comercial) y la aprobación del Acta de Constitución. Esto evitaría que los requisitos u objetivos se difuminen o carguen con excesivas ambigüedades.

A pesar de su definición, también es factible emplear un Acta de Constitución para cada fase de un proyecto, si éste posee características de tiempo o complejidad que lo aconsejen.

¿Cuándo es útil un Acta de Constitución de Proyecto?

Generalmente, casi en cualquier proyecto. Un Acta de Constitución de Proyecto define qué debe hacerse, qué resultado se espera y qué necesidades pretende solventar.

Si el proyecto no será llevado con una gestión de proyectos rigurosa, no es necesario este Acta. Puede ser por una cuestión de tiempo (por ejemplo, solucionar con urgencia un problema empresarial), por escasa complejidad (por ejemplo, desarrollar un sitio web muy sencillo) o por falta de suficientes personas implicadas (por ejemplo, un proyecto personal de escribir un libro).

Aún así, no es conveniente subestimar este documento. Tal vez la pregunta clave es: ¿voy a querer cerrar este proyecto con una firma, donde quede bien claro qué es lo que se debía hacer y qué se ha hecho? ¿Preveo que puede haber problemas a la hora de realizar el proyecto, la temática es compleja o las repercusiones pueden ser graves? En ese caso, conviene tener un documento de Cierre de Proyecto, y éste es mucho más fácil de redactar y de firmar si tiene un Acta de Constitución asociado.

¿Qué diferencias hay entre un Acta y la Oferta Comercial firmada?

En ocasiones las ofertas comerciales pueden ser muy poco precisas en determinados aspectos, tales como plazos de ejecución, fechas de entrega, equipo, personas u organizaciones involucradas, responsables de proyecto,… Esto es comprensible, puesto que el verdadero objetivo de una oferta es transmitir que somos capaces de realizar un trabajo, los aspectos más importantes de cómo lo tenemos previsto ejecutar y a cambio de qué importe económico. Sin embargo, acordar esos otros elementos es crucial para evitar malos entendidos o conflictos.

En ocasiones, las ofertas comerciales pasan muy de puntillas sobre determinados aspectos del alcance, por motivos evidentes. Sin embargo, muchas veces un jefe de proyecto debe presentarlo abiertamente desde el primer momento, para aclarar de entrada qué va a hacerse y qué no. Esto a veces destapa un conflicto, pero que puede ser más fácil de gestionar en una etapa temprana del proyecto y puede reducir enormemente la incertidumbre inicial.

En otras ocasiones, se ha partido de un documento de licitación al que la empresa se ha presentado. En dicho documento, puede haber imprecisiones, ambigüedades o falta de detalle en determinados aspectos. Un Acta de Constitución puede ayudar

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